Как эффективно планировать бюджет крупных мероприятий: семь шагов для идеального ивента

Планирование бюджета — один из важнейших этапов организации мероприятий. Перерасход, срыв запланированных мероприятий, неудовлетворенность участников и даже финансовые потери для организаторов — все это может произойти, если неправильно заложить и распределить средства при подготовке ивента. 

Рассказываем о семи шагах, которые помогут составить бюджет и обеспечить успех вашего события.

ШАГ 1: Определение цели и масштаба мероприятия

Начинайте с базы — с определения цели,  масштаба и формата мероприятия. 

Для этого ответьте на вопросы:

— Какая основная задача ивента: нетворкинг, укрепление имиджа, привлечение новых клиентов и т.д.?

— Какое событие планируется: фестиваль, конференция, гала-ужин и т.д.

— Сколько гостей ожидается?

— Где и как долго будет проходить мероприятие?Ответив на них, вы поймете не только, какого размера площадка вам потребуется, но и нужен ли кейтеринг, какое техническое оборудование и персонал необходимы для реализации — и сколько времени закладывать на подготовку. Подготовьте чек-лист, куда сможете внести всю эту информацию — он станет отправной точкой для будущих расчетов. 

ШАГ 2: Составление предварительного бюджета

На данном этапе важно сформировать основные статьи расходов.

• Аренда площадки. Стоимость аренды сильно варьируется в зависимости от региона и уровня престижности площадки — и может колебаться в диапазоне от 20% до 50% от всего бюджета. 

• Оборудование. Сюда входят аудиовизуальное обеспечение, сценические конструкции, свет, звук, платформы для онлайн-трансляции (при необходимости).

• Кейтеринг. Организация питания гостей должна учитывать продолжительность мероприятия, число участников и форматы подачи блюд: кофе-брейк, банкет, организация точек питания. 

• Продвижение мероприятия. Заложите бюджет на рекламу, SMM, анонсирование события на медиаплощадках. 

Также включите в смету затраты на транспорт, гонорары персонала и спикеров. Не забудьте о «подушке безопасности» в размере 10-20% от общей суммы. Эти средства помогут справиться с непредвиденными ситуациями, будь то поломка оборудования или внезапное увеличение числа гостей.

ШАГ 3: Исследование рынка и поиск поставщиков

Проанализируйте различные предложения на рынке, чтобы найти оптимальные варианты по аренде и услугам. Сравните предложения разных компаний:

• проверьте цены аренды площадок, оборудования и материалов.
• используйте тендеры для выбора наиболее выгодных условий сотрудничества.
• изучите отзывы и рейтинги компаний, с которыми планируете сотрудничать.

Обращайте внимание не только на стоимость, но также на то, что включено в предложения. Могут ли подрядчики предложить дополнительные услуги: кейтеринг, размещение, аренду оборудования — или же необходимо будет нанимать отдельные компании для этих задач. 

Например, Конгресс-центр ЦМТ может предложить полный спектр дополнительных услуг: от организации питания и аренды оборудования до возможности проживания гостей на территории комплекса.

ШАГ 4: Оптимизация бюджета

Цель этапа — распределить имеющиеся средства, чтобы с извлечь максимум пользы от каждого потраченного рубля. 

Какие способы доступны? 

• Фокус на приоритетах

Проанализируйте, что имеет решающее значение для достижения основной цели, и направьте туда большую часть бюджета. 

Если мероприятие связано с запуском продукта, инвестируйте в профессиональное оборудование и качественное брендирование пространства. Так, для форума, конференции или музыкального фестиваля особую роль играют известные участники — знаменитые спикеры или музыканты.

• Поиск дополнительного финансирования

Привлеките партнеров и спонсоров. Предложите им выгодные условия участия в мероприятии: это могут быть варианты от размещения логотипов брендов до организации специальных зон на площадке — как на крупных форумах вроде ПМЭФ —  и другого взаимодействия, способствующего взаимному продвижению.

• Рациональное сокращение второстепенных расходов

Уменьшайте траты на менее значимых статьях расходов мероприятия. Например, вместо дорогого банкетного обслуживания организуйте стильный фуршет или легкий кофе-брейк.

ШАГ 5: Контроль и учет расходов 

Назначьте ответственного за бюджет. Этот человек будет следить за тем, чтобы все траты строго соответствовали запланированным статьям расходов. Регулярно проверяйте текущие показатели бюджета и вносите корректировки, чтобы оставаться в рамках утвержденного плана.

Для автоматизации и упрощения процесса используют специальные программы и приложения. От базовых Excel и Google Sheets до специализированных инструментов вроде Trello или Zoho Projects.

ШАГ 6: Оценка рисков и планирование резервов

Проанализируйте возможные причины, по которым бюджет может быть превышен. Это могут быть непредвиденные расходы, колебания цен на услуги и материалы, изменения в количестве участников, требующие дополнительных затрат. 

Уменьшить такие риски поможет «план „Б“» — подробный алгоритм действий на случай форс-мажоров. Например, если риском является увеличение числа участников, вы можете заранее обсудить с поставщиками возможность увеличения их объема услуг.

Создание резервного фонда — той самой «подушки безопасности», о которой говорили в начале статьи — еще один важный аспект управления рисками. Обычно его размер составляет от 5% до 15% от общего бюджета, в зависимости от специфики мероприятия и оцененных рисков. Наличие резервного фонда поможет вам быть более гибким в ситуациях, когда возникают неожиданные расходы.

ШАГ 7: Финальный анализ и отчет

По завершении мероприятия проведите финальный анализ бюджета, сравните запланированные и реальные расходы.

• Соберите данные о затраченных средствах по каждой статье расходов.
• Определите, по каким статьям произошел перерасход, а где удалось сэкономить.
• Опросите команду: что можно улучшить.

Этот этап важен не только для накопления опыта и повышения квалификации команды, но и реализации будущих проектов.

Рассматривайте каждый шаг, связанный с бюджетированием, с точки зрения аналитики и гибкости: используйте результаты текущего мероприятия для улучшения будущих. 

Способы сэкономить бюджет могут включать проверку всех расходов, регулярный контроль трат и поиск полезных связей с компаниями-партнерами, которые помогут уменьшить расходы без ущерба для качества. Все это позволит вам быстро приспосабливаться к изменениям и проводить мероприятия на высоком уровне.