Кто на новенького: онбординг (onboarding) – что это и для чего применяют

Привет!

Пожалуй, ни одна профессия не менялась за последние 50 лет так сильно, как профессия HR-специалиста. Более того – до недавнего времени в России ее вообще не существовало, а вопросы персонала были вотчиной кадровиков. Однако их задачи сильно отличались от современного представления об HR: они занимались бумажной работой и закрывали вакансии на предприятиях.

Сегодня же HR-специалисты гораздо ближе к руководящему звену компании, чем кто бы то ни было. Эйчары ищут кандидатов на открытые позиции, проводят собеседования, организовывают мероприятия и помогают новичкам влиться в компанию. Сделать вчерашнего джуна полноправным членом команды – это целая наука, и сегодня она называется “онбординг” (с английского onboarding – “процесс адаптации”).

Про онбординг мы и хотим поговорить сегодня чуточку подробнее.

Зачем мы решили подготовить эту статью? Дело в том, что среди наших пользователей – владельцы проектов и руководители целых команд. А каждый руководитель не понаслышке знает: успех бизнеса зависит в первую очередь от людей.

Вот почему мы решили разобрать, как сделать онбординг новых сотрудников на новом месте максимально эффективным, – расскажем, как его проводить, оценивать, а также какие успешные практики есть на рынке.

Что вообще такое онбординг и почему он важен

Онбординг персонала – это подготовка новых сотрудников к рабочим задачам и работе в новом коллективе. В нем участвуют не только HR-специалисты, но и руководитель и коллеги. В ходе адаптации новичок постигает всё важное, чтобы стать частью команды: нюансы корпоративной культуры, нормы KPI и, конечно, рабочие обязанности.

Несмотря на то, что только в 37% компаний адаптация продолжается дольше 30 дней, онбординг – довольно длительный процесс. По данным разных источников, новому сотруднику требуется от 8 до 12 месяцев, чтобы достичь полной продуктивности. И если в течение этого периода компания не сделает всё возможное, чтобы сотрудник почувствовал себя в своей тарелке, она потеряет не только сотрудника, но и ресурсы, потраченные на его привлечение и обучение. А средняя стоимость найма сотрудника – ни много ни мало 1678 долларов или, по данным российских исследований, 48% его годового дохода.

Считается, что 90% новых сотрудников принимают решение о том, останутся ли они на текущем месте работы, в течение полугода. Поэтому первые шесть месяцев в компании – это своеобразный тест-драйв не только для новичка, но и для организации. А учитывая, что 33% новичков начинают мониторить сайты по поиску работы уже в первые 6 месяцев после приступления к обязанностям, цель онбординга и задача HR-команды – предупредить этот момент и создать все условия для комфортной работы.

Какие существуют этапы онбординга

Самый популярный срок онбординга ​​– от одного до трех месяцев. Такой временной отрезок выбирают 29% компаний. И хотя во многих организациях онбординг носит “бумажный” характер (по данным Sapling HR, таких 58%), идеальная адаптация сотрудника – комплексный процесс, у которого есть этапы:

1. До первого рабочего дня

Перед тем как новичок придет, нужно подготовить всё для продуктивного старта. Во-первых, это покажет сотруднику, что в компании все процессы настроены. Во-вторых – сэкономит время для погружения в задачи и обязанности. Поэтому важно убедиться, что перед приходом новичка в компанию у вас всё готово:

1. Рабочее место: стул и стол, компьютер, клавиатура, мышка, наушники, доступ к интернету.
2. Доступ к учетным записям.
3. Нужные программы для работы.

Также всем будет удобнее, если первый рабочий день не будет полностью занят бумажной работой. Для этого подключайте системы электронного документооборота. Тогда сотрудник сможет подписать трудовой договор, NDA и прислать банковские реквизиты еще до начала первого рабочего дня.

1. Первый рабочий день

Хоть мы уже не школьники, первый рабочий день – это всегда волнительно и тревожно. Существуют разные методы, которые помогут новичку усвоить много информации разом: например, можно подготовить презентации с основными рабочими моментами – SMM-стратегией для SMM-менеджера, маркетинговой стратегией для маркетолога, tone of voice для копирайтера и т. д.

Например, мы в Бегете пользуемся корпоративной библиотекой материалов в Confluence. Там новый сотрудник может найти всё, что нужно для первых рабочих дней: от истории компании до списка ближайших кофеен, где можно пообедать.

А еще, по собственному опыту: для эффективного погружения в работу очень помогает наставник. Он знакомит новичка с командой, проводит экскурсию по офису и показывает, как управлять техникой.

1. Испытательный срок

Следующий этап, который новичку нужно пройти, – испытательный срок. Обычно в этот период закон защищает работника, запрещая продлевать испытательный срок и разрешая сократить его по соглашению сторон. Однако, даже при всех послаблениях, испытательный срок – это стресс. Лучший способ помочь новичку с ним справиться и успешно пройти онбординг – объяснить, что от него ждут в первые три месяца работы.

Теперь поделимся несколькими советами, которые, подобно дорожной карте, могут помочь сделать онбординг результативнее 🙂

Как сделать онбординг эффективным: ключевые элементы

1. План адаптации

Без четкого планирования любой процесс может развалиться на глазах. Многие компании используют шаблон 30-60-90, разделяя период адаптации по месяцам. Первые 30 дней включают обучение, за ним идут первые задачи, а последние 30 дней отводятся на оттачивание навыков. Такой стратегии придерживаются Buffer, Bitrise, Mural и т. д. При этом рамки 30-60-90 гибкие – например, Instawork следует шаблону 14-30-60.

1. Четкие и измеримые OKR

OKR – это метрики эффективности или конкретные цели, которые вы ставите перед сотрудником. Обычно их три и их можно измерить. Хорошо, если сотрудник будет участвовать в обсуждении метрик – это повысит вовлеченность и поможет ему показать свою экспертность.

1. Погружение в командное взаимодействие

Ничто так не повышает интерес к работе, как кофе и печеньки друллега, с которым можно обсудить проект и обменяться мемами. Например, специально для интровертов разработчик ПО для соцсетей Buffer даже закрепляет за новичком culture buddy – сотрудника, который погружает в корпоративную культуру.

У нас в Бегете также есть культура сопровождения коллеги на первые обеды и кофе-брейки. Это полезно и HR, и самому сотруднику. Можно понять, гладко ли идет адаптация нового коллеги, есть ли обратная связь, какие первые впечатления у нового сотрудника и так далее.

1. Нетворкинг и социальные ивенты

И, наоборот, ничто так не огорчает, как тусовка, на которую тебя не позвали. Поэтому по возможности включайте новых сотрудников во все неформальные активности, позволяя им избавиться от тревожности и понять, с кем они имеют дело.

1. Поддержка и поощрение

31% сотрудников, согласно недавним исследованиям, считают, что больше поощрений от руководителя помогло бы им работать лучше и усерднее. Для новичков это особенно важно, поэтому не скупитесь на обратную связь и запрашивайте ее у сотрудника.

Как оценить эффективность онбординга

Исследования показывают, что продуманный онбординг повышает производительность сотрудников на 72%.

А там, где можно определить эффективность, не обойтись без отдельных метрик 🙂

Таких метрик существует довольно много, в качестве примера разберем 3 из них:

1. Время выхода сотрудника на производительность

Считается, что любая система онбординга, даже простейшая, – это дополнительные 50% к эффективности сотрудников. Поэтому то, как скоро новичок начнет приносить пользу бизнесу, напрямую зависит от успеха онбординга. Проекты от компании к компании различаются, поэтому каждый руководитель самостоятельно рассчитывает нормы продуктивности для должности.

Вот пример такой формулы:

Время выхода новичка на производительность = Дата выхода на производительность – Дата трудоустройства

1. Уровень завершения обучения

Эта HR-метрика означает долю сотрудников, полностью завершивших обучение, от количества новичков в целом, и рассчитывается она по формуле:

Уровень завершения обучения = Количество новичков, завершивших обучение ÷ Количество новых сотрудников

Словом, если вы заметили, что сотрудники часто не заканчивают обучение, возможно, стоит пересмотреть подход к нему: снизить нагрузку или сделать его более увлекательным, подключив игровые методики.

1. Стоимость достижения стандартного уровня производительности

Несмотря на все достижения HR-прогресса, найм сотрудника – это русская рулетка. Новичок может оказаться бриллиантом и принести в компанию новых клиентов, а может и негативно повлиять на работу всего отдела. Поэтому стоит рассчитать также отдельно производительность всей команды, чтобы понять, насколько эффективен сотрудник и были ли ошибки при онбординге.

Лучшие практики онбординга

Системы онбординга сотрудников бывают разные, однако большинство компаний, где программа адаптации работает как часы, повторяют одни и те же методики.

Вот самые популярные из них:

1. Автоматизация

2 из 5 HR-менеджеров тратят не менее 3 часов на прием каждого сотрудника, обрабатывая информацию вручную. Поэтому многие компании максимально автоматизируют процесс онбординга. Zapier использует софт на всех этапах адаптации – от выбора слота в календаре до подбора ментора для обучения. Другой пример эффективного онбординга – это Genpact, который активно интегрирует нейросети в этот процесс. В частности чат-бот компании Amber способен поднять настроение сотруднику и сократить время адаптации.

1. Программа менторства

Персональные менторы для новичка – стандартная практика для многих компаний. Так делают в Google, Netflix, Spotify, Taktile, Бегете, Додо Пицце и пр. В Buffer менторов у каждого сотрудника целых два: один обучает задачам, другой – корпоративной культуре. А в Meta сотрудников даже вывозят на специальный буткемп (с англ. “учебный лагерь”), где новички общаются друг с другом и коллегами.

1. Геймификация

Сделать обучение и сам онбординг легче и увлекательнее помогает геймификация. Например, мы в Бегете проводим новичку небольшой тест в игровом формате, который не влияет на прохождение испытательного срока, но помогает понять, что усвоил сотрудник за 2 недели тест-драйва. В Google каждый новоприбывший в первый день получает “шляпу новичка”, которая символизирует посвящение в культуру компании.

1. Обязательное обучение

Даже если сотрудник опытный, ему всё равно потребуется время, чтобы освоиться. Компании подходят к обучению по-разному: Zappos обязывает каждого пройти тренинг в техподдержке, Hubspot ставит во главу угла продукт, а Meta “перебрасывает” сотрудника между разными командами, чтобы он понял, как работает компания в целом и что ему интересно.

1. Фокус на культуре компании

Многие новички относятся к корпоративной культуре как к чему-то неестественному и навязанному. Однако правильное позиционирование может сделать сотрудника настоящим фанатом бренда. Именно так поступают в Accenture, Netflix, Zappos и Buffer.

Разумеется, это далеко не все существующие практики онбординга, есть и другие, достойные отдельной статьи (например, чек-листы для проверки навыков, регулярные 1–1 встречи с руководителем, налаженные системы фидбека и т. д.), однако рассмотренные выше точно могут быть полезны – знаем по своему опыту 🙂

Заключение

Резюмируя, онбординг – это большая работа, которую проделывают HR-специалисты, руководители, команда. Ее нельзя переоценить, ведь во многом эффективность онбординга определяет дальнейшую карьеру сотрудника в компании и его успехи.

Конечно, все HR-проблемы не решить одним онбордингом: иногда ошибки случаются во время найма, и от них никто не застрахован. Однако некоторые компании научились решать и этот вопрос. Например, мы в Бегете делаем это на берегу – здесь мы рассказывали, как у нас происходит набор в техническую поддержку.

Есть и более экзотические способы: например, Zappos предлагает каждому новичку 4000 долл. за увольнение, если за время онбординга он не почувствует себя “тем самым” кандидатом. Интересно, что такое предложение принимают всего 1% сотрудников.

Онбординг повышает вовлеченность, продуктивность, создает ответственное отношение к работе. Считается, что сотрудник, прошедший адаптацию, в 18 раз лояльнее, чем тот, у кого ее не было.

И конечно, основа любого онбординга, да и в целом эффективной работы – это отлаженная коммуникация. Вот почему для общения в команде мы используем отдельные инструменты – например, BigBlueButton и Zulip, которые делают коммуникацию комфортной, эффективной и простой, помогая решать многие вопросы одним звонком или сообщением.

На этом всё. Желаем вам удачи в онбординге, профессиональных и ответственных сотрудников 🙂

Если у вас возникли какие-либо вопросы, свяжитесь с нами удобным для вас способом – и мы обязательно ответим. Также ждем вас в нашем официальном Telegram-канале, а обсудить статью или просто пообщаться на любую тему с коллегами по цеху и сотрудниками Бегета вы можете в нашем чате.