Кто должен использовать кассу при оплате наложенным платежом

При наложенном платеже касса нужна, но применяет ее тот, кто принимает деньги у покупателя. Если оплату принимает Почта России или служба доставки, чек выдает она. Если деньги берет сам продавец или его курьер, чек формирует продавец. Разберем, как определить это по договору, какой чек получит покупатель и что делать при возврате.

Что такое наложенный платеж и как он работает

Почтовое отправление с наложенным платежом – это способ оплаты товара, при котором покупатель оплачивает его в момент получения. Деньги переводятся продавцу через оператора почтовой связи (например, Почту России) или службу доставки (например, СДЭК). Подобный термин дан в п. 8 Правил оказания услуг почтовой связи.

В широком смысле под этим термином понимается также оплата товара при получении у курьера или в транспортной компании.

В статье оператором почтовой связи называем Почту России, службой доставки – СДЭК и другие компании, которые доставляют заказы.

Как работает наложенный платеж?

1. Продавец заключает договор с оператором почтовой связи. Чтобы отправлять товары с наложенным платежом, нужно заключить договор с оператором или службой доставки, которая оказывает такую услугу. В документе определяют порядок приема и доставки отправлений, размер наложенного платежа, порядок получения и перечисления денежных средств продавцу, а также размер комиссии оператора.

2. Покупатель выбирает способ оплаты. Покупатель заказывает товар у продавца и выбирает оплату наложенным платежом, то есть платит не заранее, а при получении. Например: стоимость товара – 2 000 ₽, доставка – 300 ₽, сумма наложенного платежа – 2 300 ₽.

3. Продавец передает товар оператору почтовой связи. Товар передается без предоплаты от покупателя. При оформлении отправления продавец указывает данные получателя, сумму наложенного платежа и реквизиты для перечисления денежных средств.

4. Покупатель получает посылку и оплачивает ее. Получатель вправе в присутствии оператора или курьера ознакомиться с содержимым посылки перед оплатой наложенного платежа. Если покупатель отказывается от оплаты, товар возвращается продавцу в порядке, установленном правилами доставки.

Способы оплаты зависят от того, какие варианты предлагает конкретный оператор. Например, в Почте России оплатить можно наличными в отделении или банковской картой через терминал.

5. Служба доставки перечисляет деньги на счет продавца. После получения оплаты оператор переводит денежные средства продавцу, обычно за вычетом комиссии за оказание услуг. Например, Почта России может выплатить сумму наложенного платежа двумя способами: в почтовом отделении или перечислением на расчетный счет.

Пример: интернет-магазин одежды в соцсетях отправляет заказ в Екатеринбург через СДЭК. Покупатель платит банковской картой в пункте выдачи, СДЭК перечисляет продавцу деньги за вычетом своей комиссии.

Чем наложенный платеж отличается от предоплаты

Главное отличие – момент передачи денежных средств. Разберем подробнее.

Если клиент внес предоплату:

Момент оплаты. При предоплате покупатель оплачивает товар заранее, еще до его получения, например при заказе на сайте интернет-магазина. Оплата поступает продавцу без участия оператора почтовой связи.

Риск продавца. Риск невыкупа ниже: покупатель уже оплатил товар, и вероятность отказа при получении меньше.

Применение кассы. У продавца при предоплате возникает обязанность применять онлайн-кассу и выдать чек покупателю. Чек должен содержать признак способа расчета: «предоплата 100%», если покупатель оплатил весь заказ, и «предоплата» или «аванс», если оплачена только часть.

Выгода для бизнеса. Продавец получает оплату заранее и снижает риск невыкупа, просрочки и неоплаты покупки. Предоплата также позволяет точнее планировать объемы производства, закупок и загрузку персонала.

Если выбран способ оплаты наложенным платежом:

Момент оплаты. Наложенный платеж – это простыми словами оплата товара при его получении покупателем, например в почтовом отделении. Продавец получает оплату через посредника: службу доставки или оператора почтовой связи, в отделении которого платил клиент.

Риск продавца. Есть риск отказа от товара: покупатель вправе осмотреть его при получении и отказаться от покупки. После получения товара порядок возврата определяет Закон о защите прав потребителей. Покупатель не вправе вернуть товар надлежащего качества с индивидуально-определенными свойствами, изготовленный специально для него, например мебель на заказ (п. 4 ст. 26.1 Закона о защите прав потребителей).

Применение кассы. Нужна ли касса при наложенном платеже? Да, потому что покупатель платит за товар, а это расчет по закону 54-ФЗ (ст. 1.1). Кассу применяет тот, кто принимает деньги: оператор почтовой связи или служба доставки, если покупатель платит им, и продавец, если деньги принимает он или его курьер. Например, при оплате наложенным платежом в отделении Почты России, наличными или безналично, кассу применяет Почта России (письмо Минфина России от 15.09.2017 № 03-01-15/59689). Если оператор или служба доставки принимает деньги как агент, в чеке указывают признак агента и данные продавца: наименование и ИНН.

Выгода для бизнеса. Для покупателя наложенный платеж удобнее и психологически безопаснее: он видит товар до оплаты, может с ним ознакомиться, проверить целостность и убедиться в качестве. Такой способ оплаты может повысить количество покупок.

Когда наложенный платеж выгоден бизнесу

Наложенный платеж помогает продавцу повысить доверие к первому заказу. Клиенту не нужно заранее перечислять деньги незнакомому продавцу: он оплачивает товар только после доставки.

Такой способ оплаты может расширить круг покупателей за счет тех, кто не доверяет онлайн-оплатам и предпочитает платить при получении.

Наложенный платеж может быть выгоден ИП, который хочет работать с покупателями в регионах или зарекомендовать новый интернет-магазин. При первой покупке клиенты убедятся в добросовестности продавца и охотнее закажут у него в будущем.

При этом у продавца возникают дополнительные расходы: комиссия службы доставки, ожидание денег и обратная доставка невыкупленных заказов.

Рекомендуем внимательно оценить такой способ оплаты с финансовой точки зрения. Если доля невыкупленных отправлений высока, расходы на доставку и возврат могут перекрыть выгоду от роста заказов. Наложенный платеж стоит сравнивать с онлайн-оплатой, частичной предоплатой и оплатой через безопасную сделку.

Пример: ИП, который только начинает продавать онлайн, отправляет в регионы первые заказы наложенным платежом, чтобы покупатели легче решались на покупку. Затем предприниматель отслеживает долю невыкупа по каждой отправке. Если она небольшая, способ оплаты можно оставить. Если доля невыкупа существенная, от такого способа стоит отказаться.

Когда продавцу касса при наложенном платеже не нужна

Если деньги у покупателя принимает Почта России или служба доставки, продавец при расчете с покупателем кассу не применяет. Деньги принимает почтовое отделение, поэтому оно и оформляет кассовый чек. Для Почты России эту позицию Минфин изложил в письме от 15.09.2017 № 03-01-15/59689.

Логика простая. Расчеты по закону 54-ФЗ – это прием и выплата денег за товары, работы и услуги (ст. 1.1), а применять ККТ при расчетах обязаны организации и ИП (п. 1 ст. 1.2). Значит, кассу применяет тот, кто принимает оплату от покупателя. Продавец получает деньги позже, от службы доставки, поэтому расчет с покупателем проходит без его участия.

Рассмотрим на примерах популярных операторов:

Почта России. Чек выдает почтовое отделение.

СДЭК и другие транспортные компании. Чек выдает служба доставки как агент, который принимает деньги по поручению продавца.

Пример: продавец-ИП отправил заказ через СДЭК, покупатель получил электронный чек от СДЭК на почту. В чеке указаны признак агента, наименование и ИНН продавца.

Что должен сделать продавец? Получить от службы доставки деньги и документы – отчет и акт, проверить суммы и рассмотреть жалобы покупателей на невыданный чек, если они есть.

Когда продавцу нужна касса, даже если оплата идет при получении

Разберем ситуации:

Собственная курьерская доставка. Например, курьер цветочного магазина привез букет заказчику домой и принимает оплату наличными или картой при получении. Курьер может сформировать кассовый чек на мобильном терминале, в приложении «Мобильный кассир» на своем смартфоне или через облачную кассу. В чеке должны быть отражены данные продавца.

Доставка курьерской службой. Продавец может привлечь для доставки стороннюю курьерскую службу и заключить с ней договор. Если служба только перевозит товар, а деньги фактически принимает продавец, например через свои платежные инструменты, обязанность применять ККТ остается за продавцом.

Товар частично оплачен онлайн, остаток вносят при получении. Например, клиент оплатил часть стоимости на сайте интернет-магазина, а остаток отдает курьеру при получении. В такой ситуации расчетов два.

1. Предварительная оплата через интернет. Если продавец сам принимает предоплату на сайте, он формирует кассовый чек на сумму предоплаты с соответствующим признаком способа расчета: «предоплата» или «аванс».
2. Окончательный расчет при получении товара. Чек на оставшуюся сумму формирует тот, кто принимает платеж от клиента. Если деньги принимает сам продавец или его курьер, чек формирует продавец. Если оплату принимает сторонняя курьерская служба как агент, чек может формировать она, и тогда в чеке нужны агентские признаки по 54-ФЗ. В чеке на остаток отражают ранее внесенную предоплату, так расчет закрывается двумя чеками. Служба доставки не видит предоплату, которую принял продавец, поэтому порядок передачи этих сведений закрепите в договоре.

Какой чек получает покупатель и что проверить продавцу

При наложенном платеже покупатель получает кассовый чек от того, кто принимает оплату. Подробнее рассказали выше.

Что получает клиент:

1. кассовый чек на сумму товара и доставки, обычно в электронном виде на почту или в смс. Бумажный чек можно запросить при оплате в почтовом отделении или у курьера;
2. чек, в котором товар указан вместе с наименованием, количеством и ценой, а доставка стоит отдельной строкой.

При продаже товара от имени другой организации в чеке службы доставки указывают признак агента и данные поставщика, то есть продавца.

Что проверить продавцу:

Условия договора со службой доставки. Кто принимает деньги, кто выдает чек покупателю, чья касса применяется при расчете, от чьего имени действует курьерская служба.

Реестр наложенных платежей, который служба доставки присылает перед перечислением денег. В реестре проверяют номера отправлений, суммы наложенных платежей, даты приема оплаты, удержанные комиссии и итоговую сумму к перечислению.

Ежемесячный акт и приложение к нему для сверки. Для сверки расчетов продавцу стоит сохранять акты оказанных услуг, реестры отправлений, приложения к актам и документы, подтверждающие перечисление денежных средств.

Претензию, если покупатель сообщает, что чек ему не выдали. Проверьте условия работы со службой доставки и уточните, кто был обязан сформировать чек в этой схеме.

Пример: ИП на УСН еженедельно сверяет реестр наложенных платежей от службы доставки с заказами в учетной системе. При проверке обнаруживается, что по одной посылке деньги от покупателя получены, но сведений о перечислении нет. ИП обращается в службу доставки, чтобы выяснить причину расхождения. 

Как пробить чек предоплаты и полного расчета – рассказали в статье

Что делать, если покупатель не забрал посылку или вернул товар

Рассмотрим оба сценария.

Клиент не забрал посылку с наложенным платежом. Покупатель вправе отказаться от покупки в любой момент до ее получения. За возврат отправления, как правило, платит продавец. Если покупатель не получил отправление и не оплатил товар, деньги продавцу не поступают. Посылка возвращается продавцу по истечении срока хранения или после отказа покупателя от получения. Расчета не было, поэтому применять ККТ и выдавать чек не нужно.

Покупатель вернул товар уже после получения. Порядок возврата зависит от его причины. Если товар надлежащего качества и покупка совершена дистанционно, действуют правила возврата из Закона о защите прав потребителей. Если у товара есть недостатки, применяются правила возврата товара ненадлежащего качества.

За возвратом покупатель обращается не в отделение, где получал посылку, а напрямую к продавцу: именно с ним заключен договор купли-продажи.

Если деньги покупателю возвращает продавец, он формирует чек возврата прихода, даже если первоначальный чек при получении товара выдал оператор почтовой связи или служба доставки. Эту позицию подтверждает письмо Минфина России от 24.05.2017 № 03-01-15/31944.

  О том, как оформить возврат по онлайн-кассе, рассказали в статье

Как продавцу оформить документы и учесть доход на УСН

При наложенном платеже продавцу следует сохранить:

1. договор со службой доставки;
2. документы на передачу товара;
3. отчет и акт службы доставки;
4. счет-фактуру, если она применяется.

Как учитывать доход на УСН? Доходы при УСН признаются кассовым методом (ст. 346.17 НК РФ). При наложенном платеже есть два подхода:

1. ФНС считает датой получения дохода день оплаты товара покупателем службе доставки, если она действует как посредник (письмо ФНС России от 04.08.2017 № СД-4-3/15363@);
2. Минфин ранее указывал, что доход возникает при поступлении денежных средств продавцу (письмо Минфина России от 03.04.2020 № 03-11-11/26872).

Позиции расходятся, поэтому перед выбором подхода проверьте актуальные разъяснения.

Если служба доставки удерживает комиссию, продавец учитывает доход в полном размере, а расходы отражает по правилам выбранного объекта УСН.

Что грозит за отсутствие чека при наложенном платеже

Невыдача чека при расчете – грубое нарушение 54-ФЗ, за которое предусмотрены штрафы по ст. 14.5 КоАП РФ. Штраф заплатит тот, кто провел расчет и не применил ККТ:

1. если оплату принимает служба доставки, ответственность на ней;
2. если продавец сам принимает оплату через курьера и не пробивает чек, штраф грозит ему.

Размер зависит от нарушения:

1. расчет без ККТ (ч. 2 ст. 14.5): организацию штрафуют на сумму от 75 до 100% суммы расчета, но не менее 30 000 ₽, ИП и должностное лицо на сумму от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽;
2. ККТ применили, но чек покупателю не выдали (ч. 6 ст. 14.5): для организации предупреждение или 10 000 ₽, для ИП и должностного лица предупреждение или 2 000 ₽.

Например, при расчете без ККТ на 2 300 ₽ организацию оштрафуют на минимальную сумму 30 000 ₽, ИП на 10 000 ₽.

Главное

Нужен ли чек при наложенном платеже? Да. Его выдает тот, кто принимает оплату от покупателя: если деньги принимает оператор почтовой связи или служба доставки – чек формирует она; если оплату принимает сам продавец или его курьер – чек выдает продавец.

Перед началом работы определите по договору со службой доставки, кто принимает оплату, кто применяет ККТ и кто выдает чек покупателю. Сохраняйте документы, которые подтверждают отправку товара, прием платежей и перечисление денег: они нужны для сверки и для учета дохода на УСН.

За расчет без ККТ штрафуют того, кто принял оплату. Если деньги покупателю возвращает продавец, он формирует чек возврата прихода.