Как заполнить наименование и количество товара в чеке

Название услуги и товаров в чеке должно четко отражать суть покупки – чтобы и покупатель, и налоговая понимали, что конкретно продано. Это требование указано в 54-ФЗ, и его нарушение может привести к штрафам.

Разберем, где брать правильные наименования товаров, как их раскрыть в кассовом чеке и что делать, когда не все данные известны. 

Требования к наименованию товаров, услуг в чеке 

Номенклатура в кассовом чеке – это список и количество товаров и услуг, которые вы продаете. Их видит покупатель и проверяет налоговая. Обязанность указывать наименование товара в чеке закреплена в п. 17 ст. 7 290-ФЗ. С 1 февраля 2021 года это требование действует для всех без исключений, кто применяет онлайн-кассу. Правила заполнения чека не касаются лишь самозанятых и ИП, освобожденных от применения ККТ (п. 2 ст. 2 54-ФЗ).

Основные требования:

1. Понятное наименование – оно должно однозначно объяснять, что именно купил клиент, без расшифровок и догадок. Это важно при проверке чека налоговой, при возврате или обмене товара, а также в качестве подтверждения покупки для самого клиента.
2. Различимость позиций – каждая позиция в чеке должна отличаться от других. Если модель товара одна, допустимы общие формулировки (например, «Платье»). Но если товаров несколько, нужна детализация: «Платье красное “Мария”, размер 42 (XS)». 
3. Ограничение по длине – реквизит «наименование предмета расчета» не должен быть длиннее 128 символов с пробелами. Иначе ФНС увидит только его часть. Длину можно сократить, но с сохранением смысла – или чек могут признать некорректным.
4. Язык – наименование указывают на русском языке без внутренних кодов и артикулов. Допустимы только очевидные сокращения, которые не искажают смысл: «сметана 15%» вместо непонятного «СМТ 15%».

Эти правила одинаковы как для офлайн-точек, так и для интернет-магазинов. 

Где искать корректные наименования

Единого справочника, из которого нужно брать название товаров в чеке, нет. В 54-ФЗ зафиксировано только требование указывать наименование без жесткого формата. Обязательно, чтобы данные были достоверными и понятными. 

Бизнес сам определяет, как указывать товар и насколько детализировать номенклатуру в кассовом чеке. Обычно продавцы ориентируются на разъяснения ФНС и рекомендации Минфина.

Основные источники:

1. Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОК 034‑2014) 

Госстандарт, рекомендованный в качестве ориентира для унификации наименований (см. письмо № 03-01-15/49971). Включает официальные наименования и коды для всех товаров и услуг в России.

1. Технический регламент Таможенного союза (ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции»)

Помогает корректно указать в чеке информацию о продуктах питания.

1. Внутренний справочник компании

Организация сама определяет, как указывать товар в чеке, если соблюдается принцип понятности для покупателя (см. письмо Минфина РФ № 03-01-15/49971).

Какие обязательные реквизиты должен содержать чек

Обязательные реквизиты кассового чека установлены п.1 ст. 4.7 54-ФЗ.

Касаемо проданных товаров или услуг, по каждому товару нужно указать:

1. наименование;
2. количество по каждой позиции в нужных единицах измерения;
3. цену за единицу с учетом скидок и наценок;
4. ставку НДС;
5. итоговую стоимость по позиции с учетом скидок и наценок – касса рассчитывает автоматически по цене и количеству.

Эти данные нужны, чтобы онлайн-касса могла корректно сформировать чек и передать его в ОФД. 

Если реквизиты заполнены с ошибками или отсутствуют, чек считается некорректным по 54-ФЗ. О полном списке обязательных реквизитов для чека мы рассказывали в статье.

Можно ли указать номер договора для наименования услуг в чеке 

В 54-ФЗ нет требований к формату названия. Но название услуг в чеках должно быть очевидным – это рекомендации ФНС и Минфина (письмо № 03-01-15/49971).

Номер договора можно добавить, но его недостаточно. Необходимо общее понятное описание услуги.

Пример:

1. корректно: «Настройка рекламы по договору № 12»
2. некорректно: «Услуга по договору № 12»

Без уточненного названия нельзя определить, за что именно заплатил клиент. Такой чек может вызвать вопросы у налоговой и проблемы при возврате товара. Безопасный вариант – прописывать точную услугу и дополнять ее номером договора. Так у клиента не будет накладок и путаницы в договорах.

Что делать, когда количество товаров или услуг заранее неизвестно 

В этой ситуации наименование товара в чеке можно сразу не указывать. Такой порядок допускается при расчетах с предоплатой. Это законно: по 54-ФЗ обязательные реквизиты указываются в момент окончательного расчета, когда известен фактический объем.

Как формировать чеки:

1. Первый чек – предоплатаСначала нужно сформировать чек на аванс – в реквизите «признак способа расчета» указать «Аванс». При этом наименование услуг в чеках можно не детализировать или не указывать. На этом этапе фиксируется сумма, полученная от клиента. Такой порядок используют, когда заранее неизвестно, какой товар или услуга будет оказана – они указываются во втором чеке.

1. Второй чек – полный расчетПосле оказания услуги или передачи товара формируется чек с признаком способа расчета «Полный расчет». Корректный список товаров появляется в этом чеке. Указывается полная номенклатура: наименования и количество, а также ранее внесенный аванс. 

Разрешено ли продавать одинаковую услугу по разной цене

Да, можно. Закон не запрещает указывать в чеке одну и ту же услугу с разной стоимостью, если цена зависит от объема. Требование 54-ФЗ – указать наименование услуг в чеках, количество и цену за единицу (п. 1 ст. 4.7).

Например, стоимость уборки у клининговой компании зависит от количества часов. За 2 часа уборки будет одна сумма, за 5 часов – уже другая. При этом название услуги «Уборка квартиры» в чеке остается одинаковым, меняется лишь количество часов и итоговая стоимость. Важно правильно указать наименование услуги, единицу измерения (в нашем случае часы), количество и цену уборки за час.

Как автоматизировать работу с номенклатурой на облачной кассе

Если товаров и услуг немного, наименования можно заносить прямо в кассу вручную. Когда сразу нужно ввести большое число позиций, это становится неудобно и долго.

При широком ассортименте проще автоматизировать процесс. Облачная касса позволяет автоматически формировать и пробивать чек из заранее загруженной номенклатуры. Например, в облачной кассе Бизнес.Ру можно загрузить номенклатуру до 10 000 позиций в несколько кликов.

Данные можно импортировать разными способами:

1. из электронной накладной поставщика;
2. из файла Excel;
3. из учетной системы.

Цены, модификации и штрихкоды при загрузке сохраняются и отображаются корректно. При расчетах с покупателями касса автоматически берет нужную позицию из списка товаров или услуг и подставляет данные в чек. Также ККТ поддерживает работу с маркировкой: система автоматически передает данные в «Честный ЗНАК» и добавляет код маркировки в итоговый чек при полном расчете, когда известен конкретный товар после сборки заказа.

Какие штрафы предусмотрены за ошибки в чеке

Отсутствие номенклатуры в чеке приравнивается к нарушению требований к ККТ или неприменению кассы. За это бизнес могут оштрафовать (п.4 ст.14.5 КоАП):

1. должностное лицо – 1 500-3 000 ₽;
2. ИП и компании – 5 000-10 000 ₽.

Налоговая проверяет реквизиты чека при контрольных закупках, а покупатели могут оспорить продажу. Поэтому требования закона важно соблюдать.

Главное

1. Наименование и количество товаров в чеке обязательны по 54-ФЗ. Информация должна быть ясной, корректной и однозначной для покупателя и ФНС.
2. Номенклатуру устанавливает сам бизнес: можно использовать ОКПД2, техрегламент или внутренний справочник, главное – ясность и соответствие реальной продаже.
3. Чек должен отражать наименование, количество, цену за единицу, НДС и итог по позиции. Общий итог касса рассчитывает автоматически.
4. При предоплате и неизвестном объеме допускается схема двух чеков: аванс (без детализации) и финальный чек с полной номенклатурой.
5. Ошибки или отсутствие наименований в чеке считаются нарушением 54-ФЗ и могут повлечь штрафы.