Нужна ли ККТ и кассовый чек при расчетах между юрлицами

Федеральный закон № 54-ФЗ устанавливает особый порядок применения онлайн-касс при расчетах между организациями и ИП. Разберем, в каких случаях необходимо использовать ККТ и оформлять кассовый чек.

Когда требуется онлайн-касса

Если компания не относится к категориям, освобожденным от применения ККТ, касса обязательна при расчетах с физическими лицами. Для операций между организациями и предпринимателями порядок зависит от способа оплаты.

Безналичный перевод по реквизитам

Наиболее распространенный вариант — перечисление денежных средств с расчетного счета покупателя на расчетный счет продавца на основании счета, акта или накладной.

В этом случае применять онлайн-кассу не нужно. Такое освобождение предусмотрено п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Оплата наличными

Организации и ИП вправе рассчитываться наличными в рамках заключенного договора. При таком способе оплаты продавец обязан использовать ККТ и выдать покупателю кассовый чек.

При этом действует ограничение по сумме наличных расчетов — не более 100 000 рублей по одному договору (п. 4 Указания Банка России № 5348-У от 09.12.2019). За превышение лимита предусмотрены штрафы по ст. 15.1 КоАП РФ.

Оплата с предъявлением электронного средства платежа

Согласно п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ применение ККТ обязательно при использовании электронных средств платежа.

К таким способам оплаты относятся:

1. банковские карты;
2. корпоративные карты;
3. Система быстрых платежей (СБП);
4. QR-коды и другие электронные способы оплаты с предъявлением ЭСП.

Например, если представитель организации оплачивает покупку корпоративной картой через POS-терминал или переводит деньги через СБП, продавец обязан сформировать кассовый чек.

Кто должен применять ККТ и выдавать чек

Обязанность по применению кассы лежит на продавце — организации или предпринимателе, который реализует товары, работы или услуги и получает оплату.

Продавец должен:

1. принять оплату;
2. зарегистрировать расчет через ККТ;
3. сформировать чек со всеми обязательными реквизитами;
4. передать сведения в ФНС через ОФД;
5. выдать чек покупателю.

Касса обязательна, если расчет между организациями или ИП производится:

1. наличными денежными средствами;
2. с использованием электронных средств платежа — банковских карт, электронных кошельков, СБП или QR-кодов.

Если оплату за организацию производит физическое лицо, например сотрудник компании, продавец также обязан применять ККТ, поскольку фактический расчет происходит с физлицом.

При этом в чеке не будут отражены данные организации-покупателя. Поэтому для корректного учета бизнесу лучше минимизировать подобные способы оплаты.

Когда оплата производится дистанционно, для фискализации можно использовать облачную кассу. 

Какие реквизиты должны быть в чеке

При расчетах между организациями кассовый чек должен содержать дополнительные сведения, позволяющие идентифицировать покупателя. Требования установлены п. 6.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ.

Ответственность за неприменение ККТ

Если продавец обязан использовать онлайн-кассу, но не сформировал чек, это считается нарушением законодательства о применении ККТ.

Для организаций предусмотрены штрафы по ст. 14.5 КоАП РФ:

1. от 75% до 100% суммы расчета, проведенного без кассы;
2. минимальный размер штрафа — 30 000 рублей.

При повторном нарушении и сумме расчетов без ККТ более 1 млн рублей деятельность организации может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Если касса применялась, но чек оформлен с ошибками или отсутствуют обязательные реквизиты, штраф составит от 5 000 до 10 000 рублей.

Главное

1. При безналичных переводах между расчетными счетами организаций и ИП онлайн-касса не требуется.
2. ККТ обязательна при расчетах наличными и при оплате с использованием электронных средств платежа, включая банковские карты и СБП.
3. Обязанность по выдаче чека лежит на продавце.
4. При расчетах между юрлицами чек должен содержать дополнительные реквизиты покупателя.
5. За неприменение ККТ или ошибки в кассовых документах предусмотрены штрафы.