Подходит ли облачная касса для ИП и ООО на УСН

Предпринимателям на упрощенке, которые принимают оплату в интернете, важно правильно оформить расчеты с клиентами и выдавать чек. Любая ошибка в кассовом документе может обернуться штрафом от ФНС. Решение — облачная касса для ИП на УСН: автоматически формирует чеки с обязательными реквизитами и помогает соблюдать закон 54-ФЗ и работать без штрафов.

В статье расскажем, когда облачная касса обязательна и как ее подключить, чтобы работать без штрафов.

Изображение с сайта Бизнес.Ру Онлайн-Чеки

Когда ИП на УСН нужна облачная касса

Облачная онлайн-касса для ИП на УСН требуется, когда платежи с клиентами проходят онлайн, например, при оплате товаров в интернет-магазине. 

ИП на УСН также обязаны использовать кассу при продаже продукции собственного производства, даже без наличия наемных сотрудников.

Предприниматель может арендовать облачную кассу у компании-провайдера. Поставщик размещает ККТ в дата-центре, а также обеспечивает все технические работы и поддержку. 

Можно ли ИП на УСН работать без кассы

Облачная касса для ООО и ИП на УСН не нужна в случаях, предусмотренных законом 54-ФЗ.

Например, если:

1. Услуга предоставляется напрямую для населения.
2. Все расчеты с контрагентами производятся безналично через банковские счета.
3. Деятельность ведется в труднодоступных или отдаленных регионах и т.д.

Во всех остальных случаях, включая продажу товаров и предоставление онлайн-услуг, ИП на УСН без ККТ работать не может.

Важно! Если касса не требуется, продавец обязан оформить документ, подтверждающий оплату.

Преимущества облачной онлайн-кассы

Облачная касса имеет ряд преимуществ: 

1. снижает расходы на оборудование, так как нет необходимости покупать физическое оборудование;
2. включает круглосуточную техподдержку и обслуживание со стороны провайдера;
3. интегрируется с разными платежными сервисами и поддерживает несколько способов оплат (карта, СБП, ссылка, электронный кошелек, pay-сервисы и т.д.)
4. автоматически фискализирует все виды онлайн-оплат;
5. поддерживает работу с НДС по ставке 20% для УСН «Доходы минус расходы».

Как подключить облачную кассу ИП на УСН

Для подключения облачной кассы надо пройти несколько этапов: 

1. Выбор провайдера и заключение договора

Сначала необходимо выбрать поставщика облачных касс и оформить с ним договор аренды. В этом поможет статья: Рейтинг облачных касс. 

2. Приобретение фискального накопителя

Для корректной работы кассы требуется отдельный фискальный накопитель (ФН), который хранит данные о продажах. Он приобретается отдельно. Для ИП на упрощенке подходит ФН на 36 месяцев.

3. Регистрация кассового аппарата в ФНС

Следующий шаг — официальная регистрация ККТ в налоговой. Это обязательное требование 54-ФЗ для законного учета продаж.

4. Заключение договора с ОФД

Для отправки электронных чеков клиентам и в налоговую нужен договор с ОФД. При аренде облачной кассы услуги оператора обычно уже включены в тариф.

5. Подключение интернет-эквайринга

Для приема онлайн-платежей кассу интегрируют с эквайрингом. Он позволяет принимать оплату разными способами: картой, по СБП, QR-код и др.

6. Тестирование системы

На финальном этапе проверяют корректность работы всей цепочки: касса, проведение онлайн-платежа и отправка чеков.

Требования к чекам для ИП на УСН

В 2025 году электронные кассовые чеки должны содержать обязательные реквизиты, утвержденные законом 54-ФЗ. Подробнее про них рассказали в статье: Обязательные теги в кассовых чеках.

Кроме обязательных реквизитов, ИП на УСН могут включать дополнительные сведения по желанию:

1. код товара при обязательной маркировке продукции;
2. маркетинговые данные: скидки, акции, специальные предложения;
3. агентские теги, если товар продается по агентскому договору;
4. фискальный признак некорректного чека.

Штрафы за работу без кассы

ИП на УСН могут получить штрафы за нарушения требований 54-ФЗ:

1. отсутствие онлайн-кассы для ИП на УСН — 10 000 ₽;
2. несоответствие ККТ установленным требованиям — 3 000 ₽;
3. невыдача чека покупателю — 2 000 ₽;
4. непредоставление фискальных данных в ФНС — 3 000 ₽.

При повторных нарушениях, если сумма операций без чека превышает 1 млн ₽, предусмотрены дополнительные меры:

1. для руководителей организаций — дисквалификация на срок до 2 лет;
2. для организации или ИП — приостановка деятельности на срок до 90 дней.

Вывод

1. ИП на УСН, продающие товары онлайн, обязаны применять облачную кассу по 54-ФЗ.
2. Некоторые предприниматели на упрощенной системе освобождены от применения ККТ.
3. За ИП на УСН без онлайн-кассы или за неправильное использование, например, если в чеке указаны не все обязательные реквизиты, ИП могут быть привлечены к административной ответственности.
4. Наиболее удобный вариант — аренда облачной кассы у поставщиков.
5. Регистрация ККТ для ИП на УСН проходит поэтапно, строгое соблюдение последовательности действий позволяет избежать штрафов.