Частые ошибки в кассовых чеках

2023-12-26 15:51:47 Время чтения 11 мин 255

Ошибки в кассовых чеках могут проявляться в мелочах и приводить к возникновению существенных проблем. В этой статье расскажем, какие распространенные ошибки бывают и как их избежать.

Ошибка № 1. В чеке отсутствует наименование продавца и ИНН

Информация о продавце является обязательным реквизитом фискального документа, согласно ст. 4.7 закона 54-ФЗ.

Некоторые форматы фискальных данных (ФФД), применяемые кассой, не позволяют направлять неверные данные об ИНН. Эту информацию ОФД считывает не с конкретного пробитого чека, а из данных о регистрации кассы, т.к. ИП при регистрации ККТ в обязательном порядке указывает свой ИНН.

Если указать некорректный номер налогоплательщика, то он может не дойти до ОФД и в налоговую. Также некоторые кассы могут выдать ошибку в случае пробития в чеке данных, противоречащих тем, что были указаны при регистрации в ФНС. 

Однако все это зависит от особенностей кассы, ее технических настроек и ФФД. 

Поэтому необходимо закреплять правильные данные компании при настройке кассового аппарата, чтобы не искать ответ на вопрос как исправить ошибки в кассовом чеке. 

Что будет, если превысить лимит в 24 часа

В таком случае чек не будет фискальным.

Согласно ч.1 ст. 4.1 закона о ККТ, фискальный накопитель исключает возможность формирования фискального признака для фискальных документов при продолжительности смены более 24 часов, за исключением отчета о закрытии смены.

Чек без фискального признака незаконен, т.к не содержит обязательный реквизит по ст. 4.7, а факт оплаты не будет зафиксирован в ФНС. Это является нарушением и грозит выплатой штрафа.

Лучше всего закрыть текущую смену на кассе, открыть новую и пробить чек заново, а о произошедшей ошибке уведомить налоговую.

Если вам не удалось открыть смену на ККТ, чек лучше не пробивать. Следует решить все технические проблемы с кассой и затем начать исправление ошибок в кассовых чеках. Коррекция чека по кассе поможет правильно отчитаться перед налоговыми органами.

На облачной онлайн-кассе таких проблем не возникает. Она автоматически закрывает смену через 23 часа и 59 минут, создает чек о ее закрытии, немедленно выбивает онлайн-чек об открытии новой смены, далее цикл повторяется. Поэтому покупки в интернет-магазинах можно делать круглосуточно. 

Ошибка № 2. Неверно указаны дата и время

Верховный суд 24.11.2015 года вынес постановление № 308-АД15-10504, где указывал, что отклонение времени на контрольно-кассовых машинах не должно превышать 5 минут от реального.

ФНС 30.12.2015 дополнительно проинформировала о следующем: если на чеке время отклоняется от реального более чем на 5 минут, это является основанием для привлечения налогоплательщика к административной ответственности. 

<Информация> ФНС России от 30.12.2015 <О доведении информации об отличии времени на кассовом чеке от фактического> \ КонсультантПлюс (consultant.ru)

Учитывая строгий подход госорганов к точности времени, нетрудно сделать вывод о том, что дата в бумажном и электронном чеке также должна совпадать с реальной датой совершения покупки.

Ошибка № 3. Размытое наименование товара

Статья 4.7 закона 54-ФЗ определяет требование к кассовому чеку. Он должен содержать обязательный реквизит: наименование товара, услуги или работы.

Допустимо ли указывать в фискальном документе просто «товар», в данном законе не уточняется. 

Однако ответ на этот вопрос содержится в разъяснении Минфин РФ.

В своем письме от 30.06.2020 № 03-01-15/56467, № 03-01-15/56446,гос. орган поясняет, что указанное в кассовом чеке (БСО) наименование должно позволить покупателю однозначно определить соответствующие товар, работу, услугу.

Например, если вы продаете в магазине женские сапоги, недостаточно в реквизите чека «наименование товара» пробить «обувь». Нужно указать название бренда, конкретизировать вид обуви, т.е. прописать те признаки, которые позволят идентифицировать эти сапоги среди остальных в ассортименте магазина.

Указание размытого наименования — ошибка кассового чека,  за которую предусмотрена ответственность по КоАП РФ.

Ошибка № 4. В чеке бьют «Наличные» вместо «Безналичные», и наоборот

Форма расчета, т.е. информация о том, как именно продавец получил оплату, это обязательный реквизит кассового чека.

Если кассир организации ошибся и неправильно сформировал фискальный документ, то пробитая сумма наличных денег не будет совпадать с суммой в ящике ККТ. Обнаружить эту неточность достаточно хлопотно: о ней чаще всего узнают в конце смены после проверки всех пробитых чеков. 

В таком случае ФНС получает некорректную информацию о проведенных онлайн-оплатах и наличных платежах, и организация рискует попасть на штрафы.

Как исправить ошибки кассового чека в данном случае?

Вернуть клиенту деньги и сформировать чек с признаком расчета «возврат прихода», а затем пробить его заново с корректно указанной формой расчета. Так же можно выбить чек коррекции на безналичную оплату.

Ошибка № 5. При предоплате выбивают один чек вместо двух

Это одна из самых распространенных ошибок в чеке, возникающих при проведении платежа.

Минфин в своем письме от 18 ноября 2021 г. N 30-01-15/93304 разъяснял, что в случае, когда осуществляются предоплата и конечный расчет с учетом ранее предоставленной предоплаты за товары, работы или услуги, необходимо сформировать два кассовых чека.

Первый кассовый чек должен быть сформирован в момент получения денежных средств с признаком способа расчета «предоплата 100%» или «предоплата».

Второй кассовый чек - по факту передачи предмета расчета с признаком способа расчета «полный расчет» с указанием общей суммы расчета с учетом ранее внесенной предоплаты.

В случае, если при осуществлении расчета за товары в сети Интернет сумма расчета сразу учитывается ИП как реализация, с согласия покупателя допускается формирование одного кассового чека с признаком способа расчета «полный расчет» без последующего формирования кассового чека в момент отгрузки товаров.

Подробнее: <Письмо> Минфина России от 18.11.2021 N 30-01-15/93304 <О применении контрольно-кассовой техники> \ КонсультантПлюс (consultant.ru)

Аналогичной позиции придерживалась ФНС в своем письме от 19 октября 2023 г. № ЗГ-3-20/13522@ «О рассмотрении обращения»:Письмо Федеральной налоговой службы от 19 октября 2023 г. № ЗГ-3-20/13522@ “О рассмотрении обращения” (garant.ru)

Как сделать работу с чеками коррекции проще

Чек коррекции предусмотрен законом, чтобы  исправить ошибки кассового чека и направить в налоговую корректные данные о проведенных расчетах.Сформировать фискальный документ будет проще, соблюдая ряд рекомендаций:

  1. Изучите закон.

Знание 54-ФЗ будет полезно любому предпринимателю для облегчения его работы. Правильное понимание законодательства о ККТ поможет вовремя сориентироваться и избежать нарушений. 

Статья 4.3. Порядок и условия применения контрольно-кассовой техники \ КонсультантПлюс (consultant.ru)

  1. Действуйте пошагово, согласно инструкциям ФНС.

Важность правильного формирования кассовой отчетности подтверждается большим количеством разъяснений от гос. органов. Тщательное соблюдение предписаний налоговой поможет избежать проблем и работать корректно. 

  1. Не затягивайте.

Согласно примечанию к статье 14.5 КоАП РФ, своевременное информирование ФНС о допущенном нарушении при работе с ККТ избавит от привлечения к административной ответственности.

Если упустить момент и уведомить налоговую слишком поздно - штрафа не избежать.

  1. Обратитесь к эксперту.

Чтобы не разбираться во всех тонкостях оформления важной кассовой документации самостоятельно, проще поручить это знающим людям.

Специалисты Бизнес.Ру сформируют чек коррекции за вас: оставьте заявку и мы проконсультируем по всем вопросам.

  1. Не допускайте нарушений.

Корректная работа с онлайн-кассой избавит вас от ненужных хлопот и спасет от рисков уплаты денежных средств налоговым органам. 

По всем вопросам работы облачной кассы можете обратиться к консультантам Бизнес.Ру. 

Штрафы за ошибки

Штраф за ошибки в кассовом чеке предусмотрен статьей 14.5 КоАП РФ.

Отсутствие обязательных реквизитов в фискальном документе является нарушением порядка применения ККТ. По п.4 ст. 14.5 за это грозит штраф.

Для ИП - от 1 500 до 3 000 ₽, для юр. лиц - от 5 000 до 10 000 ₽.

За невыдачу чека (в том числе, если при получении предоплаты был выбит один вместо двух) наступает ответственность по ч. 6 ст. 14.5  в размере 2 000 ₽ для ИП и 10 000 ₽ для юридического лица. 

Вывод

Для правильной работы с фискальными документами необходимо усвоить:

  1. при формировании кассового чека нужно соблюдать все требования ст. 4.7 закона 54-ФЗ, т.к. отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита является нарушением;
  2. сформировать фискальный документ нужно не позднее 5 минут после совершения покупки;
  3. товар в документе должен быть конкретизирован и описан так, чтобы его можно было идентифицировать среди других;
  4. в случае возникновения ошибки на кассе, лучше сразу же провести ее корректировку и уведомить налоговую.