Как правильно вывести коды маркировки из оборота в «Честном ЗНАКе»

Код маркировки выводят из оборота, когда товар продан, испорчен, просрочен, утерян или использован для нужд компании. В статье разберем, как оформить вывод в «Честном ЗНАКе» и как списать маркированный товар в каждой из этих ситуаций.

Что значит вывести коды маркировки из оборота

Код маркировки представляет собой уникальную последовательность символов, которую присваивают каждой единице товара. «Честный ЗНАК» – национальная система маркировки, ее оператор ЦРПТ. Коды хранятся в государственной информационной системе мониторинга товаров (ГИС МТ).

Сначала код вводят в оборот, затем товар переходит от одного участника к другому. Последняя стадия – вывод из оборота: товар продан покупателю или выбыл по другой причине, и система закрывает его код.

В обиходе вывод из оборота называют списанием маркированных товаров. Когда спрашивают, как списать коды в «Честном ЗНАКе», речь идет именно об этой процедуре.

Способ вывода зависит от того, как товар покинул оборот:

Вручную документ оформляют тремя способами: в личном кабинете, файлом в формате XML или CSV (если нужно вывести сразу много кодов) или через учетную программу.

Как код выводится автоматически через кассу

Проще всего вывод проходит при продаже через кассу. Кассир считывает 2D-сканером код Data Matrix – двухмерный штрихкод, в котором зашифрован код маркировки, и касса добавляет его в чек.

Для этого ККТ должна поддерживать ФФД 1.2: в этой версии формата фискальных документов есть поле для кода маркировки.

Чек уходит оператору фискальных данных (ОФД) – компании, которая по договору с продавцом принимает данные от кассы и передает их в ФНС и в ГИС МТ. Оформлять каждый вывод вручную продавцу не нужно.

С 1 июля 2026 года касса также должна поддерживать модуль ТС ПИоТ, который проверяет код маркировки перед продажей. Как работает модуль и как его установить, рассказываем в статье >

Автоматически код выводится и при продаже в интернете, если чек покупателю выдает сам магазин: через своего курьера, при самовывозе или в собственном пункте выдачи. Код маркировки указывают в чеке на полный расчет в момент передачи товара покупателю.

Интернет-магазин и маркировка: что должен знать продавец – читать в статье

Как вывести товар из оборота вручную: пошаговая инструкция

Для всех причин, кроме продажи через кассу, вывод из оборота в «Честном ЗНАКе» оформляют самостоятельно в личном кабинете ГИС МТ. Порядок действий такой:

1. Войдите в личный кабинет ГИС МТ с помощью УКЭП.
2. Создайте документ «Вывод из оборота».
3. Выберите причину вывода из справочника.
4. Добавьте коды маркировки: вручную, сканером или загрузкой файла.
5. Укажите первичный документ: тип, номер, дату и при необходимости цену единицы или ИНН покупателя.
6. Подпишите документ УКЭП и отправьте в систему.
7. Проверьте результат: документ должен получить статус «Обработан», а коды – перейти в состояние «Выбыл».

Интерфейс личного кабинета обновляется, поэтому названия кнопок и полей могут отличаться от формулировок в инструкции.

Остатками в «Честном ЗНАКе» называют коды, которые числятся на балансе продавца. Причина, по которой код остался на балансе, определяет способ вывода: товар испорчен, просрочен, использован без продажи, продан без сканирования кода или утрачен. Для любой причины документ оформляют по шагам выше, а сами причины разобраны в следующем разделе.

Работаете с маркировкой в 1С? Рассказали, как провести вывод кодов маркировки в 1С, – читать статью

Причины вывода из оборота и как выбрать нужную

Набор причин зависит от товарной группы. Точный список виден в справочнике при создании документа, поэтому выбор стоит сверять с ним. Среди причин в справочнике есть такие:

1. использование для собственных нужд – компания использует товар сама, без продажи (подробнее ниже);
2. использование для производственных целей – товар уходит в собственное производство как сырье или материал;
3. утрата – товар украли или потеряли, недостачу выявила инвентаризация;
4. уничтожение или утилизация – товар физически уничтожен;
5. истечение срока годности – товар просрочен, и продавать его нельзя;
6. дистанционная продажа – товар продан через интернет и передан в доставку (подробнее в разделе о продажах в интернете);
7. ликвидация ИП или организации – бизнес закрывается, а коды остаются на балансе;
8. «другое» – ситуация не подходит ни под одну из причин, ее описывают текстом.

Собственные нужды. Списать товар на собственные нужды в «Честном ЗНАКе» можно, когда компания потребляет его сама, не продавая и не пуская в производство. Пример – продукты для питания сотрудников. Если такой товар передают другой организации, но не для перепродажи, система дополнительно запрашивает ИНН покупателя.

Просроченный товар. Чтобы списать просроченный товар в «Честном ЗНАКе», выберите причину «Истечение срока годности». Если товар уже физически утилизирован, выберите причину «Утилизация». Документ на вывод подают не позднее 3 рабочих дней после даты, указанной в акте о списании.

Проданный товар. Когда товар продан через кассу и код попал в чек, вручную списывать его не нужно: код выводится автоматически через ОФД. Проблема возникает, если кассир продал товар без сканирования кода – система не узнает о продаже, и код остается в обороте. То же происходит, когда касса передала в чек только GTIN (номер товара из обычного штрихкода) без полного кода маркировки. Такой код нужно вывести отдельно: вручную или файлом, с подходящей причиной.

Продавцу, который работает без кассы или без договора с ОФД, подходит причина «Розничная продажа». По ней нужно перечислить каждый проданный код. Указать только вид товара и количество без кодов (объемно-сортовой учет) для этой причины нельзя. Какую причину выбрать, если кассир пропустил сканирование, лучше уточнить в поддержке.

Сроки вывода из оборота и статусы кодов

При ручном выводе система запрашивает первичный документ: его тип, номер и дату. Документ составляют внутри компании до подачи сведений и хранят на случай проверки.

Названия и состав документов в таблице служат ориентиром для работы и не являются требованием ЦРПТ (оператора «Честного ЗНАКа»). Форма ТОРГ-16 – унифицированная форма для списания товаров, но обязательной формы первичного документа закон не устанавливает. Подойдет любой документ с реквизитами, обязательными по закону о бухучете.

Дата вывода подтверждается первичным документом, и именно от нее отсчитывается срок подачи сведений. Перечень отдаленных местностей без связи утверждает орган власти региона.

Как вывести коды при продаже в интернете через службу доставки и маркетплейсы

Способ вывода зависит от того, кто выдает покупателю чек в момент передачи товара. Если чек выдает сам магазин, действует автоматический вывод через кассу (см. выше). В остальных случаях код выводят вручную:

1. Чек покупателю формирует служба доставки или агент. Если в их чеке нет кода маркировки, продавец сам оформляет документ «Вывод из оборота» с причиной «Дистанционная продажа».
2. Продажа на маркетплейсе по схемам FBS и DBS (продавец сам хранит товар и собирает заказы; по FBS заказ доставляет маркетплейс, по DBS – сам продавец). Если чек покупателю формирует маркетплейс, продавец вручную оформляет документ с причиной «Дистанционная продажа» в личном кабинете или через учетную программу, и система запрашивает цену единицы товара. Если по схеме DBS чек вручает покупателю курьер продавца, код выводится так же, как при собственной доставке магазина.

Магазин, который продает по нескольким схемам, выбирает способ для каждой схемы отдельно, исходя из того, кто выдает чек.

Главное

1. При продаже через кассу с полным кодом маркировки в чеке и передачей данных в ОФД код выводится из оборота автоматически.
2. В остальных случаях (брак, утрата, собственные нужды, просрочка и другие причины) вывод оформляют документом «Вывод из оборота»: в личном кабинете, файлом или через учетную программу. Причина вывода определяет, какой первичный документ подготовить.
3. Срок для ручного вывода – 3 рабочих дня после дня вывода. 30 календарных дней действуют только для розничной продажи в местностях без связи, где касса работает без передачи данных в ОФД.
4. При продаже через интернет способ вывода зависит от того, кто выдает покупателю чек: сам магазин, служба доставки или маркетплейс.