Почему выручка по кассе не совпадает с данными эквайринга

ИП и организации сталкиваются с тем, что поступления по эквайрингу не совпадают с суммой пробитых чеков. Разберемся, в чем причины расхождения выручки между банком и ККТ.

Почему выручка по кассе может не совпадать с данными эквайринга

Выручка по кассовым чекам и сумма платежей в эквайринге не всегда совпадают. Расхождение может возникнуть еще до того, как деньги дойдут до расчетного счета, на уровне самих операций между кассой и платежной системой.

Ошибка кассира. Чек могли пробить с неверным способом оплаты, например наличными вместо карты, или сформировать повторно при технической заминке на кассе. В обоих случаях данные кассы и данные эквайринга по одной и той же покупке перестают совпадать.

Отклоненная операция. Эквайринг мог отклонить платеж: не хватило средств на карте, истек срок ее действия, реквизиты ввели неверно. Если кассир при этом уже пробил чек, в кассе операция числится, а в эквайринге ее нет.

Незавершенный или отмененный платеж. Покупатель начал оплату, но не завершил ее: закрыл страницу до конца оплаты, истекла сессия или произошла техническая ошибка на стороне платежной системы. Кассир мог успеть сформировать чек до того, как стало понятно, что платеж не прошел.

Задержка синхронизации данных. Между кассовым ПО и системой эквайринга случается техническая задержка передачи данных. Чек в кассе уже есть, а операция в эквайринге пока не отразилась, или наоборот: эквайринг показывает платеж, которого еще нет в кассовом отчете.

Чтобы найти причину расхождения, стоит сравнить между собой сумму чеков ККТ, данные отчета по кассе, сумму успешных платежей в эквайринге и банковские поступления за один и тот же период.

Если операцию посчитают подозрительной, банк может заблокировать счет бизнеса. Как этого избежать, рассказали в статье >

Почему сумма чеков может не совпадать с поступлениями по банку

Даже если касса и эквайринг показывают одинаковые цифры, деньги на расчетном счете могут отличаться от суммы чеков. Причины здесь связаны уже с движением средств от эквайринга до банка.

Комиссия эквайринга

Платеж от покупателя отражается в эквайринге в полной сумме, а на расчетный счет поступает сумма за вычетом комиссии эквайера. Размер комиссии зависит от условий договора, типа операции и других факторов.

Разные даты платежа и зачисления

Оплата может пройти в один день, а поступление на расчетный счет случиться в другой, обычно на следующий рабочий день. Онлайн-касса фиксирует платеж в момент расчета с покупателем, тогда как банк зачисляет средства позже. Из-за этого касса и банковский счет расходятся: операции попадают в разные дни или даже месяцы.

Возвраты покупателям

Возврат меняет итоговые показатели выручки и может отражаться в кассе и в банке в разные даты. ККТ фиксирует возврат сразу, а эквайер обрабатывает операцию с задержкой.

Оплата через разные каналы

Часть платежей поступает через эквайринг, часть через СБП, платежную ссылку или наличными. На расчетном счете отражаются только безналичные оплаты, а ККТ фиксирует и наличные тоже, что и создает расхождение в отчетности.

Авансы и последующие расчеты

Если клиент вносит аванс и окончательный расчет за товар или услугу в разное время, поступления по банку и чеки ККТ фиксируются в разные даты. Момент формирования чека зависит от характера расчета, поэтому сумма чеков за конкретный период не всегда напрямую сопоставима с банковскими поступлениями за тот же период.

Кроме перечисленных причин, на расхождение влияет технический сбой (например, оплата по кассе прошла, но не отразилась в банке из-за проблем с кассовым ПО или интеграцией), а также холдирование, процесс авторизации оплаты, при котором зачисление средств может занимать до трех рабочих дней.

Списание налоговых задолженностей отражается как отдельная банковская операция и не связано с расхождением выручки.

Само по себе расхождение не значит, что бизнес нарушает закон. Оно может возникать по объективным причинам, главное, чтобы это подтверждалось документами и соответствовало требованиям 54-ФЗ.

Как проверить расхождение: инструкция

Чтобы найти причину расхождения, стоит пройти по данным последовательно, от кассы до банковского счета.

Сначала сверяют выручку по кассе и кассовым чекам. Через личный кабинет ККТ узнают, сколько чеков пробито и на какую сумму по каждому способу расчета, наличными и безналом, а также проверяют чеки возврата и коррекции за нужный период.

Затем чеки сверяют с данными эквайринга. В личном кабинете интернет-эквайринга, обычно на сайте банка-эквайера, выгружают реестр транзакций за указанный период и сопоставляют операции по дате и времени, сумме, номеру или идентификатору платежа, статусу оплаты и возвратам.

После этого эквайринг сверяют с банковскими поступлениями. Для этого запрашивают банковскую выписку и сравнивают поступления на расчетный счет с суммой платежей по эквайрингу, учитывая комиссию банка, отложенное зачисление, несколько платежных каналов и другие операции. Зачисление может произойти на следующий рабочий день после кассового расчета, поэтому сверять суммы только за один конкретный день недостаточно: нужно смотреть весь выбранный период.

На последнем шаге ищут операции, которые не попали в одну из систем. Проверяют, есть ли платеж без чека, чек без фактической оплаты, отмененный или возвращенный платеж, ошибочный чек, дублированная операция или платеж, который банк еще не зачислил. Для проверки понадобятся отчет по расчетам на ККТ, реестр операций эквайринга, банковская выписка и документы по возвратам.

Если расхождение есть, а ошибка не найдена, зафиксируйте результат сверки и проверьте более широкий период операций.

Допустили ошибку в чеке? Исправить ситуацию можно чеком коррекции. Рассказали в статье, как его оформить >

Как ФНС узнает о расхождении данных кассы и банка

ФНС регулярно совершенствует автоматизированный контроль за применением онлайн-касс. В рамках этой работы налоговая планирует включать в кассовые чеки новый реквизит, идентификатор безналичной оплаты. Он свяжет кассовые данные с конкретной банковской операцией и позволит налоговой автоматически сопоставлять чеки с поступлениями, а также выявлять платежи, по которым чек не пробит.

Одновременно банки будут обязаны передавать в ФНС сведения о безналичных платежах физлиц в пользу юрлиц и ИП. Изменения вносят два законопроекта:

1. законопроект № 1191992-8 вводит штрафы для банков, норма начнет действовать с 1 октября 2027 года;
2. законопроект № 1192006-8 меняет закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» и закон о банках, поправки вступят в силу через 10 дней после официального опубликования.

После того как обе нормы заработают, ФНС сможет автоматически сравнивать данные о сформированных кассой чеках с информацией о зачисленных на бизнес-счет платежах. Если расчет приняли на банковский счет, но не зафиксировали в чеке, налоговая вправе оштрафовать продавца по ст. 14.5 КоАП РФ.

При обнаружении расхождения ФНС может:

1. потребовать пояснить причину расхождения;
2. запросить подтверждение корректности учета;
3. потребовать исправить ошибку в ККТ, если она действительно допущена;
4. при выявлении нарушения применить меры за неприменение ККТ или некорректное формирование чеков.

Главное

1. Причин, по которым выручка по кассе и данные эквайринга расходятся, много: от разницы в датах зачисления до технического сбоя. Само расхождение не считается нарушением, если оно подтверждается документами и объясняется объективными причинами.
2. Проверить расхождение можно через личные кабинеты ККТ и эквайринга: сверить операции кассы, транзакции эквайринга и поступления на счет по банковской выписке.
3. Если расхождение не связано с нарушением 54-ФЗ, действовать не нужно. Если нарушение есть, следует установить причину и исправить кассовые данные.