Как мы создали свою инфраструктуру для корпоративной валюты вместо коробочных решений — опыт Appbooster

ДМС есть почти во всех IT-компаниях. Спортзал сотрудникам компенсируют тоже нередко. А вот внутренняя валюта — бонусы, которые сотрудники «зарабатывают» за помощь коллегам и вклад в корпоративную жизнь, — есть далеко не у всех.

В нашей компании такая валюта есть. Но в этой статье хотим рассказать не только про нее, а еще и про то, как создавали для нее инфраструктуру. Спойлер: обошлось без привлечения разработчиков, потому что ивент–менеджер освоила автоматизации с помощью Make и ChatGPT.  

Как поняли, что нужна корпоративная валюта 

В агентстве мобильного маркетинга Appbooster распределённая команда. Часть ребят работает гибридно из офиса в Самаре, часть — полностью удаленно, потому что живет в других городах или странах. У нас есть сотрудники из Сербии, Испании, Польши, Вьетнама, Уругвая, Беларуси, Армении и Грузии. 

Внутри команд уже была локальная «внутрянка», свои чаты, рабочие (и не очень) созвоны. А вот между командами связи ощущались слабо, хотя мы регулярно проводили корпоративы и образовательные митапы, соревнования и спортивные челленджи, отмечали Хэллоуин, устраивали Тайного Санту.  

Это подтверждали и ежегодные HR-опросы: сотрудники прямо писали, что хотят еще больше общих активностей и онлайн, и офлайн

Поэтому мы решили придумать какую-то постоянную механику. Встроить игровой элемент в повседневную работу сотрудников компании. А еще помочь людям чаще пересекаться, замечать вклад друг друга, благодарить за помощь и участвовать в общих движухах активнее. Так и выкристаллизовалась идея корпоративной валюты. 

У нас была гипотеза: запустим корпоративный магазин и создадим валюту для покупок в нем → сотрудники смогут регулярно получать признание за инициативу, вклад и помощь коллегам. Но в более приятном формате. Потому что «спасибо» на хлеб не намажешь, а валюта обменивается на полезные штуки.

Какие задачи должна была решить корпоративная валюта

Связать удалённых и офисных сотрудников. У нас классные офлайн-активности, но в распределенной команде они не могут быть единственным способом вовлечения. Корпоративная валюта будет полезна вообще для всех сотрудников, неважно, ходят они в офис или нет. 

Добавить постоянную нематериальную мотивацию. Не будем лукавить: иногда делать что-то помимо прямо прописанных должностных обязанностей неохота. Даже если это что-то развлекательное или полезное. Валюта должна была стать мотиватором. Прошёл обучение, выступил на митапе, нашёл баг, поучаствовал в опросе — лови поощрение. 

Облегчить обмен благодарностями внутри команды. У нас был запрос на механику, где сотрудники могут благодарить друг друга чем-то ощутимым. 

Вообще у нас в корпоративном мессенджере есть канал #bravo. Там мы благодарим друг друга и хвалим. Он функционирует до сих пор, но им пользуются нечасто — кажется, что #bravo нужно беречь для реально серьезных достижений

Так что мы решили придумать, как сотрудники смогут благодарить друг друга за рутинные мелочи. 

Помочь получать мерч. У нас много разного мерча. Сотрудники его любят. Но как его раздавать? Просто так — не вариант, продавать за реальные деньги — странно. А с недавних пор новые сотрудники получают welcome box после испытательного. Те, кто пришёл до введения этой практики, справедливо спрашивают: «А нам где такое взять?» 

Welcome box, кстати, большой. В последней итерации лежат такие юниты: плед, бутылка, ежедневник, набор стикеров, ремувка, футболка и зонт. Все стильно брендированное и полезное в быту!

Корпоративная валюта должна была дать понятный и честный путь: накопил «монет» — купил мерч. 

Почему не взяли готовый сервис

Первым делом мы пошли смотреть коробочные решения. Изучили несколько сервисов, посмотрели демо, прикинули функциональность, стоимость и то, как всё это впишется в нашу команду. Довольно быстро поняли: ничего подходящего на рынке нет. 

Три причины, по которым мы решили собирать магазин и личный кабинет самостоятельно:

#1. Стоимость. На старте мы ещё не знали, зайдёт ли корпоративная валюта команде. Покупать сервис с механикой, которую сотрудники могли через месяц дружно забыть, было рискованно. Хотелось сначала обкатать идею, а уже потом решать, нужен ли нам дорогой красивый сервис. 

#2. Еще одна платформа. У команды и так достаточно рабочих инструментов: чаты, таск-трекеры, документы, HR-система, базы знаний. Добавлять ещё один сервис означало создать новый путь: зайди туда, вспомни логин, найди нужную страницу, разберись, что нажимать. А как известно, чем длиннее путь, тем ниже доходимость. 

#3. Гибкость. Нам было важно самим управлять правилами, заданиями и магазином. Некоторые решения выглядели неплохо, но были завязаны на партнёрские каталоги или не давали нормально адаптировать механику под нас.  

Как устроили механику 

В основе была простая идея: сотрудник делает полезное действие — получает внутреннюю валюту. Потом тратит её в магазине на мерч, бонусы и другие приятные штуки.  

Главной «монетой» стали бустики. Их можно заработать за разные действия: 

1. участие в активностях;
2. внутренние инициативы;
3. обучение;
4. выступления на митапах;
5. помощь с проектами;
6. заполнение профиля в HR-системе и др.

Кроме мерча можно купить сертификат, подписку, сладости или кусочек дей-оффа

Вторая «монета» — типсы — используется специально для благодарности. Типсы нельзя потратить на себя, только отправить другому человеку. А уже у получателя они сконвертируются в бустики по курсу 1 к 5.

Мы специально развели валюту на две единицы. Если бы благодарности списывались с баланса бустиков, люди могли бы не хотеть ими делиться. Это нормально: кто-то копит на мерч, кто-то на выходной, кто-то просто любит смотреть на красивую цифру в кошельке.  

Так что баланс в личном кабинете состоит из двух граф

Чтобы не было соблазна обойти систему, мы сразу ввели пару ограничений: 

1. Типсов у каждого сотрудника ограниченное количество. Они не копятся и сгорают в конце месяца.
2. Типсы нельзя отправить самому себе или просто накручивать их друллеге.
3. Каждая транзакция — будь то благодарность или выполнение задания — проходит модерацию. 

Отправитель должен написать, за что именно благодарит коллегу, а модератор из HR-отдела проверит и одобрит «сделку». Конечно, строго надзора за обменом благодарностями нет. Но и дружеские схемы по добыче бустиков тоже стараемся не поощрять.

С заданиями логика такая же: хочешь получить бустики — покажи подтверждение. Это может быть скриншот, сертификат или ответ в форме.  

Как запустили MVP без разработки

На ранних этапах мы хотели протестировать гипотезу — проверить, будут ли коллеги вообще пользоваться валютой. Поэтому MVP решили делать без изысков, в Notion. Вот почему выбрали именно его: 

1. Он уже знаком команде. Некоторые отделы трекают в нем задачи и используют его для хранения нечувствительной информации. 
2. В нем с помощью готовых темплейтов можно быстро собрать все нужные страницы и связать их воедино. 

Для каждого сотрудника сделали личный кабинет — отдельную страницу с балансом и доступными для выполнения заданиями. Для заданий сделали базу данных, куда сложили описание, условия выполнения и сумму полагающейся награды.  

Выглядит она вот так

Для пользователей решение оказалось удобным, именно поэтому (спойлер!) мы в дальнейшем от него и не отказались. А вот для нас — то есть, для HR-отдела — работа с корпоративной валютой была непростой. 

Баланс и рейтинг по каждому сотруднику мы сводили на одной странице в Notion, покупки в магазине учитывали на другой. Когда сотрудник выбирал лот, заявка попадала в таблицу, а дальше начиналась ручная работа: проверить покупку, списать бустики, обновить баланс, отметить статус.

С типсами было похоже. Сотрудник заполнял форму благодарности → данные попадали в таблицу → модератор из HR-отдела отсматривал заявку, вручную списывал типсы у отправителя и начислял бустики получателю.  

Перед тем, как пустить систему в прод, мы собрали тестовую группу из 25 человек. Две недели ребята тестировали ее на прочность — выполняли задания, жали кнопки, отправляли формы, проверяли уведомления и писали баг-репорты. 

Критичных ошибок было немного, мы их поправили и через месяц сделали валюту доступной для всей компании. Совсем скоро стало понятно, что идея людям зашла. MVP свою задачу выполнил — доказал, что механика живая.

Но вместе с этим он показал еще кое-что: ручная обработка каждого действия занимает слишком много времени. Так что мы решили осваивать автоматизацию. 

Как пересобрали систему и автоматизировали ее с помощью Make и нейросетей

Вся фишка проекта в том, что ни для создания MVP, ни для дальнейшей шлифовки инфраструктуры мы не привлекали ресурсы разработчиков — всем занималась ивент-менеджер агентства Арина. 

Для пользователя никаких критичных изменений не произошло. Зато система стала гораздо удобнее для автоматизаций.

Полностью отказываться от Notion мы не стали. Он остался витриной: там по-прежнему находятся личный кабинет, магазин, описания заданий, правила и вся понятная пользовательская часть. А вот всё, что связано с «внутрянкой», переехало в Google Sheets.  

Связующим слоем между Notion и «Таблицами» стал Make — no-code конструктор. То, что раньше приходилось проверять и переносить руками, постепенно превратилось в автоматические сценарии.

С автоматизацией пришлось заморочиться и сделать с десяток разных, довольно разветвленных процессов

А внутри они выглядят так. На скрине — автоматизация всех взаимодействий с кнопками в боте в корпоративном мессенджере

В итоге схема получилась такой:

1. Notion — витрина для сотрудников: личный кабинет, магазин, задания, правила;
2. Google Sheets — база данных: пользователи, балансы, транзакции, подтверждения;
3. Make — автоматизация: кнопки, вебхуки, уведомления, проверки;
4. Бот в мессенджере — точка входа: баланс, типсы, магазин, задания, благодарности;
5. HR-система — источник данных для автоматических начислений. 

Арина Кутейницына

Ивент-менеджер, оунер проекта корпоративной валюты

С помощью ребят из компании и ChatGPT постепенно освоила тонкую науку автоматизаций.

 В итоге полностью пересобрала систему благодарностей. Мы ушли от форм в Notion, добавили апрувы через корпоративный мессенджер и сделали так, чтобы типсы можно было отправлять прямо из него. Потом связали автоматизацию с нашей HR-системой: оттуда подтянули дни рождения, годовщины работы в компании, заполнение профиля и другие события, за которые можно автоматически начислять бустики.

Отдельно пересобрали оповещения: теперь сотрудник видит, за что ему начислили бустики, кто отправил типсы и какие задания уже выполнены. Обновили кнопку выполнения заданий и настроили сбор пруфов через Slack: сотрудник нажимает кнопку, бот просит прислать скриншот, а подтверждение сразу уходит в таблицу.

Что получилось в итоге 

Проект корпоративной валюты начался год назад с HR-гипотезы. Сейчас это уже полноценный внутренний продукт, который команда продолжает развивать.

Сейчас валютой пользуется примерно половина сотрудников агентства — в нашей системе 40–45 активных пользователей. Они следят за заданиями, отправляют типсы, делают покупки во внутреннем магазине, регулярно участвуют в активностях и быстро сообщают, если что-то работает не так. Кажется, что 45-50% — довольно неплохой показатель вовлеченности!

К слову о том, что именно ребята из команды покупают за бустики. Чаще всего выбирают сертификаты маркетплейсов. На втором месте — подписка на Telegram и Claude. А завершают топ брендированные шопер и плед. Минутка инфографики:

Интересный факт: на все заработанные бустики агентства можно купить 94 пледа, 55 худи, 158 коробок протеиновых батончиков или 54 сертификата на ₽2000

В итоге корпоративная валюта решила сразу несколько задач: помогла оживить взаимодействие между командами, дала удалённым и офисным сотрудникам равный доступ к активностям, сделала возможным получение любимого мерча и превратила внутренние поощрения в регулярную практику.  

А вот что говорят коллеги:

Запуск корп.валюты — крутая идея! У меня была личная мотивация: при переезде пришлось оставить свой плед из welcome-бокса, а он мне очень нравился. Поэтому я активно включилась в ивенты, особенно в «Шаги Challenge», чтобы накопить на новый плед. Цель достигнута, плед снова со мной, радуюсь!

Галя

Project Manager

Я и раньше любила наши митапы, а теперь вдвойне: накопила бустиков на поясную сумку и везде с ней гоняю! Классно, что такая есть только у меня, коллег и счастливчиков, кто успел урвать наш мерч на конфах.

Лера

Content Marketing Manager

Мне очень нравится опция с корп. валютой. Прикольно, что помимо зарабатывания бустиков есть благодарность в виде типсиков. В других компаниях я такого не встречала.

Настя

ASO Manager

Мне нравится, что бустики можно получить не только за конкретные достижения, но и за вклад в жизнь компании — участие в HR-активностях, выступления, помощь коллегам. Это делает внутреннюю жизнь живее, помогает увидеть, как много всего происходит вокруг. 

Олеся

Product Manager

Корпвалюта помогает и в работе. Например, мы добавили бонусы за создание контента — и коллеги стали чаще приходить с идеями. Всем приятно, получается win-win!

Настя

SMM