Объяснительная или разговор «по душам»: выбираем, что лучше

2024-01-29 16:04:29 Время чтения 10 мин 115

Изначально кажется, что оба варианта рабочие, но каждый — при определенном стечении обстоятельств.

В нашем блоге нередко появляются статьи о нюансах взаимоотношений работодателя и сотрудников. Как показали исследования психологов, на работоспособность работника и всего коллектива влияют формальные и неформальные деловые отношения. Как их грамотно строить и насколько они эффективны на самом деле, разберем в этой статье.

В качестве примера рассмотрим достаточно банальную ситуацию, когда сотрудник успел провиниться перед компанией, и ее руководство хочет изменить его поведение и отношение к работе. Чаще всего это заканчивается требованием написать объяснительную записку, которая в последующем может стать основанием для более строгого наказания. Либо это заканчивается разговором «по душам», что будет иметь положительный эффект, лишь в случае наличия у руководителя навыков психологии или непререкаемого авторитета перед провинившимся. Но на самом деле это лишь вершина айсберга, у которого всего 10 % объема находится над водой.

Подход к сотруднику зависит как от его психики и воспитания, так и от обстоятельств, при которых он совершил проступок.

В каких случаях нужна объяснительная

Теперь рассмотрим случаи, в которых действительно помогают правовые основы или психологическое воздействие. Под первыми понимают написание провинившимся работником объяснительной записки. А в статье 189 ТК РФ определяется дисциплина труда (правила внутреннего трудового распорядка), они прописываются в трудовом договоре. Основанием для объяснительной обычно становится нарушение трудовой дисциплины.

Более подробно правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) расписаны в статье 189 ТК РФ. В распорядке описываются:

  1. порядок приема и увольнения работников;
  2. основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
  3. режим работы, время отдыха;
  4. применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
  5. другие вопросы регулирования трудовых отношений с работодателем.

В статье 192 ТК РФ описываются дисциплинарные взыскания, применяемые к работникам нарушающим трудовой договор:

  1. замечание;
  2. выговор;
  3. увольнение по соответствующим основаниям.

Согласно положению об оплате труда, за замечание из зарплаты сотрудника удерживается 15%, а за выговор — уже 25% заработной платы.

Объяснительная записка является документом, поясняющим причины какого-либо происшествия. Она составляется работником и предоставляется непосредственному руководителю. Если в ней нет веских причин для проступка, то принимается дисциплинарное взыскание.

Это имеет неплохой психологический эффект, поскольку повторение проступка позволяет применять уже взыскание следующего уровня. За один проступок назначается строго одно наказание, и они не могут перескакивать через один уровень, а идут поэтапно, начиная со штрафов и заканчивая увольнением по статье. Обычно сотрудника просят написать по собственному желанию, чтобы не портить трудовую книжку.

Когда поможет разговор «по душам»

Как правило, психологическое воздействие происходит в обоих случаях. Но разговор «по душам» демонстрирует больше доверие к сотруднику, чем требование объяснительной, и позволяет выяснить настоящие причины проступка, чтобы бороться именно с ними, а не последствиями. Этот способ более быстрый, лишен бумажной волокиты, но подходит лишь для в меру ответственных сотрудников, ценящих свое рабочее место и уважающих своего руководителя. В иных случаях подобные беседы либо будут иметь временный эффект, например, до следующего запоя. Либо окажутся и вовсе бесполезны, например, если у человека есть иные источники дохода. Также разговор «по душам» позволяет объяснить провинившемуся ситуацию, не прибегая к штрафам и записям в трудовой.

Но обоих вариантов можно избежать, если задуматься о реальных причинах опозданий и исправить их.

Настоящие причины опозданий и прочих неприятных поступков

Важно разобраться в причинах нежелательных поступков сотрудника, в частности опозданий. Поскольку они могут быть разными. 

Например, один сотрудник терпеть не может свою работу и с самого утра создает себе негативный психологический настрой. Другой просто не умеет распределять свое личное время, да и рабочее, как правило, тоже. У третьего — имеются проблемы с общественным с транспортом, что в России актуально для многих городов, когда зимой поездка на работу занимает в 2-3 раза больше времени, чем летом. Четвертому нужно ребенка завозить в садик или школу, а там слишком рано приезжать не рекомендуют, поскольку чадо останется без присмотра взрослых.

Как эффективно бороться с опозданиями

Прежде всего лучшее средство борьбы с опозданиями — мотивация сотрудников к работе. И не принудительная, а сугубо добровольная. Важно, чтобы работа:

  1. приносила удовольствие;
  2. хорошо оплачивалась;
  3. имела перспективы карьерного роста;
  4. имела систему поощрений за инициативу и трудовые достижения;
  5. проходила в комфортных для работника условиях.

Это 5 основных китов, на которых держится мотивация человека. Под комфортными условиями понимаются чистота помещения, его температурный режим, наличие полного соцпакета, разумная удаленность от места проживания сотрудника. 

Например, если на рабочем месте летом жарко, а зимой холодно, то работодателю стоит озаботится сплит-системой. Если душно, то улучшить систему вентиляции, если слишком темно, то доработать освещение. При этом важно узнать не мнение руководителя, который может бывать на рабочем месте подчиненного «набегами», а непосредственно самого работника. Для этого стоит периодически проводить опросы сотрудников. Благо сейчас даже бумагу на них тратить не нужно, достаточно создать корпоративный чат в одном из мессенджеров, а в нем — опрос, и все будет понятно.В условиях объявленного в Москве и многих российских регионах режима самоизоляции единственный способ вести бухгалтерию и не ездить в офис – это использовать облачные сервисы.

Есть такая наука, как «Тайм-менеджмент», обучающая человека управлению временем. Как показала практика, большинство сотрудников не хотят опаздывать, но банально испытывают трудности в планировании своего утра. И, как правило, это же касается и всего рабочего дня. Поэтому если сотрудник ценный, то будет выгодно его отправить на курсы тайм-менеджмента, чтобы он научился распределять свои задачи на заданный промежуток времени. Если он ответственно отнесется к ним, то и опаздывать перестанет, и на работе станет более продуктивным.

Проблемы с общественным транспортом все решают по-разному. Одни компании выдают сотрудникам служебные автомобили, другие организуют корпоративный транспорт из разных районов города. Третьи разрешают поработать удаленно, если присутствие на рабочем месте в офисе не обязательно. Благо сейчас можно организовать удаленную работу не только для программиста или копирайтера, но и для бухгалтера, организовать такую работу можно с помощью 1С в облаке от Scloud.

Проблема с детскими садами и школами часто решается сдвиганием рабочего графика сотрудника на 30-60 минут. Это также позволяет миновать самый пик пробок и приезжать строго по расписанию.

Еще одним вариантом борьбы с опозданиями стали совместные поездки, когда сотрудники с личным или служебным автомобилем могут по дороге на работу подбирать 2-3 своих коллег в условленных местах (на остановках или парковках). За это либо сами коллеги оплачивают расходы на бензин. И если автобус или маршрутка едут строго по заданному маршруту, то на автомобиле можно срезать по второстепенным дорогам или объехать пробку через дворы.

Выводы

Правовые основы и психологическое воздействие, подобно таблеткам в современной медицине, устраняют симптомы болезни, но саму ее могут толком и не затронуть. Поэтому важно разобраться в причинах опоздания или аморального поступка, а потом уже устранять саму причину. Может оказаться, например, что у сотрудника умер кто-то из близких, а его на похороны не отпустили с работы, ввиду аврала. В результате у него появились сильные муки совести, он напился и нагрубил руководителю и коллегам. В этом случае объяснительная и воспитательное психологическое воздействие не помогут. А помогут отгул, отпуск и возможно посещение хорошего психолога. Работник должен видеть, что он для работодателя не просто инструмент для зарабатывания денег, а живой человек, которому можно и нужно периодически идти на уступки.