С новым местом! Почему стоит начать рабочий год с чистого листа в сервисном офисе

2023-12-14 08:03:54 Время чтения 10 мин 1503

Декабрь — время пересматривать и закрывать старые договоры. К концу года у многих истекают сроки аренды офисов. Нужно ли продлевать договор на старом месте? Может, лучше переехать в новое? Предлагаем поразмышлять вместе.

Кому стоит задуматься о переезде в коворкинг

Основная аудитория пользователей коворкингов сегодня — это корпоративные клиенты. Для компании переезд в коворкинг или сервисный офис может быть лучшим решением в следующих ситуациях:

компания находится на стадии стартапа, нет смысла и ресурсов вкладываться в собственный офис;
компания формирует новое подразделение в тестовом режиме, его будущее пока не определено;
компания находится в активной стадии развития, но пока сложно прогнозировать динамику роста штата;
компания переходит на частичную цифровизацию бизнес-процессов и планирует сокращение персонала в ближайшие 1-3 года;
компания не готова нести капитальные затраты, но хочет получить современное качественное офисное пространство;
часть сотрудников компании работает в гибридном режиме на постоянной основе;
предстоит капитальный ремонт в офисе, и нужно найти временное место для размещения команды.

Остаться на старом месте: плюсы и минусы

Главный плюс продления договора аренды офиса на старом месте — ничего не нужно менять. Все привыкли к месторасположению, оборудование настроено, сотрудники обжились на рабочих местах, бизнес-процессы устаканились. То есть компания уже адаптирована к инфраструктуре офиса, знает его особенности и может использовать его эффективно. Сохранение сформированного рабочего пространства может быть выгодным для компании и с финансовой точки зрения, ведь большая доля средств уже вложена в офисную мебель и оргтехнику.

Если компания взаимодействует с контрагентами преимущественно офлайн, то смена адреса может вызвать некоторые неудобства и даже потерю клиентов. Поэтому, если связи с клиентами — ключевой фактор успеха компании, то оставаться на старом адресе может оказаться более выгодным решением. И если собственник помещения не повышает арендную плату, цена содержания офиса может оставаться ниже рыночной.

Но что если арендодатель не готов к продлению договора на старых условиях и хочет поднять цену? В таком случае имеет смысл рассмотреть другие варианты, чтобы сэкономить средства или арендовать более комфортный офис за те же деньги.

Еще одним серьезным минусом приверженности старому месту может быть ограниченность в пространстве. Если штат растет и нуждается в большом помещении, переезд в новый офис может быть необходим для обеспечения комфортных условий для всех сотрудников. И нет лучшего времени, чем канун Нового года, чтобы присмотреться к вакантным площадям на рынке.

Арендовать сервисный офис: плюсы и минусы

Один из возможных вариантов действий после истечения срока аренды офиса — переезд в коворкинг или сервисный офис. Это офисное пространство, которое предоставляется на условиях аренды и включает в себя все необходимые услуги и инфраструктуру для работы компании. Ключевое преимущество такого решения в том, что можно приступить к работе без дополнительных затрат и организационных хлопот. В сервисном офисе уже есть вся необходимая мебель, коммуникации, интернет, оборудованные переговорные, столовая зона и другие пространства для различных видов активности. Можно сразу приступать к работе, не тратя время на поиск и организацию всех элементов офисной инфраструктуры.

Еще один плюс выбора в пользу сервисного офиса — гибкость условий аренды. Компания может выбрать необходимую площадь в соответствии со своими потребностями. В случае роста или сокращения штата проще адаптировать условия аренды к актуальным потребностям компании.

Интерьер корпоративного блока сервисного офиса TheOffice

Многие считают, что аренда коворкинга или сервисного офиса дороже прямой аренды. Однако многочисленные расчеты консультантов и таких авторитетных платформ, как ЦИАН, давно развеяли этот миф. Не стоит забывать, что вместе с физическим пространством здесь компания получает полный пакет сервисных услуг, который позволяет сократить операционные затраты. А также освободить сотрудников от множества мелких организационных процессов, которые сопутствуют бизнесу, но фактически не приносят компании прибыли. Если посчитать все затраты на офис при прямой аренде и сравнить с арендой коворкинга, зачастую коворкинг оказывается дешевле.

Другими сдерживающим факторами называют ограничения в персонализации пространства и обеспечении цифровой безопасности. Но и это не проблема в грамотно управляемом сервисном офисе. Там с удовольствием пойдут навстречу клиенту в вопросе кастомизации пространства. Что касается безопасности информации, оборудование собственных серверных для корпоративных резидентов давно не редкость.

Интерьер лаундж-зоны сервисного офиса TheOffice

В целом выбор между «остаться в старом офисе» и «переехать в новый сервисный офис» зависит от потребностей и целей компании. Оба варианта имеют свои преимущества и особенности, поэтому важно взвесить все за и против в каждом конкретном случае.

Привилегии TheOffice для арендаторов

Если идея арендовать сервисный офис для компании кажется вам более привлекательной, обратите внимание на пространство TheOffice. Это новый премиальный коворкинг в японском стиле, который открылся в 2023 году в московском бизнес-центре DMTower у м. Тульская. И уже получил престижную награду WORKPLACE AWARDS сразу в двух номинациях: «Премьера года» и «Лучшее мебельное решение».

Интерьер VIP-переговорной Board Room сервисного офиса TheOffice

Общее пространство рассчитано на 300 рабочих мест и поделено на 4 автономных корпоративных блока, вместимость каждого — до 75 рабочих мест. Будущие арендаторы смогут оценить широкий спектр возможностей и привилегий, среди которых:

уникальное дизайнерское пространство в японском стиле с просторным лаунджем, стилизованным под сад камней;
потолки высотой 4 метра и панорамные окна с видом на Москву-реку;
гибкие планировки, которые дают возможность быстро реализовать любую конфигурацию рабочего пространства — от открытого офиса до отдельных кабинетов;.
продуманная инфраструктура — переговорные комнаты, оборудованные системами видео-конференц-связи, просторная столовая зона;
своя инфраструктура в каждом офисном блоке — кабинет руководителя, гардеробная, переговорная принтеры, мягкие зоны, акустические кабины;.
просторные рабочие места со звукопоглощающими экранами, комфортная мебель бизнес-класса, индивидуальные локеры для каждого рабочего места;
доступ 24/7 по FaceID и сервисное обслуживание под ключ — ресепшен, цифровая система управления, обеспечение безопасности, подземный паркинг;
здоровый микроклимат — цифровой мониторинг показателей качества воздуха и воды, стандарты клининга на уровне премиальных отелей;
возможность быстрой адаптации планировок, кастомизация пространства под клиента.

За концепцию проекта и операционное управление отвечает команда OfficeFlex, которая уже более 10 лет реализует успешные проекты в сфере гибких офисных решений.