Где взять деньги для участия в фестивалях?

Частая ситуация в маркетинге: провели крутой проект, с которым на отраслевых фестивалях можно смело претендовать на награды, и… тут выясняется, что бюджет на участие (а оно, как правило, платное) заранее не заложили. Да и сколько нужно закладывать? Практическими рекомендациями делится Екатерина Аннинская, которая такие бюджеты считает более 15 лет.

При расчете фестивального бюджета есть два варианта, в зависимости от целей вашего бизнеса и текущей ситуации.

Вариант 1. Есть один, два или больше кейсов для фестивалей. Проекты завершены, результаты зафиксированы, фестивальный потенциал оценили как хороший. В этом случае шаги следующие:

1️⃣ Определяем пул конкурсов, в зависимости от той экспертизы, которую нужно транслировать рынку. Например, проведение мероприятий, PR, социальная ответственность, нацпромо, диджитал инструментарий. Составляем таблицу-календарь соответствующих конкурсов на год. Поля: название конкурса, ссылка на сайт, дедлайн подачи заявок, дедлайн оплаты со скидкой, дата объявления результатов, стоимость заявки.

2️⃣ Определяем на каждом из выбранных конкурсов номинации, в которые можно подать имеющиеся кейсы, уточняем стоимость заявок, т.к. она в разных номинациях одного и того же фестиваля может различаться.

3️⃣ Суммируем стоимости всех заявок, которые планируем подавать в течение года, причем сразу раскладываем план по месяцам, в идеале – с учетом льготных периодов (оплата заявок заранее дает очень существенную экономию).

4️⃣ Обязательно закладываем бюджет на создание самих кейсов (очень часто компаниям не хватает ресурсов или экспертизы, чтобы сделать их своими силами). Например, рыночная стоимость создания одного качественного видеокейса - порядка 300-350 тысяч рублей.

5️⃣ Выясняем ориентировочную стоимость билетов на церемонию награждения выбранных фестивалей, поскольку не на всех конкурсах победителей приглашают на мероприятие бесплатно.

6️⃣ В итоговом бюджете: сумма на оплату всех заявок на все запланированные фестивали + сумма на оплату подготовки кейсов (видеоролик + текстовая заявка) + сумма на оплату участия в церемониях награждения + 10-15% запаса на непредвиденные расходы.

Вариант 2. Готовых кейсов пока нет, но они предположительно появятся в течение года. В этом случае планируем, что подадим на каждый из отобранных фестивалей 3-4 заявки. Если в разных номинациях различается стоимость, берем для расчета бюджета те, куда вероятнее всего будем подаваться. Остальные шаги – как в варианте 1.

На выходе получаем не только бюджет с планом оплат участия в конкурсах по наиболее выгодным ценам, но и календарь фестивалей с дедлайнами и датами объявления результатов.

⏰ Кстати, сейчас уже пора составлять фестивальный бюджет, чтобы вовремя включить его в финансовый план на 2026 год. А у нас он – часть фестивальных стратегий, которые мы создаем для клиентов.

Больше интересных материалов - в телеграм канале Fest Pulse.