Новый клиент подписал договор: как собрать доступы и материалы до старта работы

Договор подписан, сроки согласованы, команда готова начинать. Но вместо первого рабочего этапа начинается переписка: «Пришлите логотип», «А доступ к аналитике есть?», «Где лежат тексты?», «Кто согласовывает дизайн?».

Через два дня часть файлов уже в почте, часть — в Telegram, пароль отправили одному сотруднику, а нужного контакта со стороны клиента всё ещё нет. Формально проект стартовал, но фактически команда продолжает собирать всё необходимое для старта.

Сначала отделите обязательное от того, что может подождать

Фраза «пришлите все материалы и доступы» почти гарантированно создаёт лишнюю переписку. Клиент не знает, что вам нужно в первую очередь, поэтому отправляет то, что проще найти. Лучше сразу разделить запросы на три группы.

Нужно до начала работы. Без этого первая задача не может стартовать. Например, дизайнеру нужны логотип и фирменные цвета, а специалисту по сайту — доступ в CMS.

Понадобится на следующем этапе. Эти материалы стоит запросить заранее, но их отсутствие пока не блокирует команду. Справочная информация помогает разобраться в проекте, но тоже не мешает начать работу прямо сейчас.

Для контент-проекта это может выглядеть так: логотип и фирменные цвета нужны до первого макета, примеры прошлых материалов — до подготовки первых тем, контакт согласующего — до первой отправки на проверку, доступ к сайту — до публикации, а доступ к аналитике — до первого отчёта.

Уже на этом этапе становится видно, что действительно задерживает проект, а что можно получить позже. Команда перестаёт ждать весь комплект целиком и может запускать те этапы, для которых всё необходимое уже есть.

Не собирайте всё в одной задаче «Получить материалы»

Одна большая задача удобна только до первого ответа клиента. Логотип он отправил сегодня, доступ к сайту обещал завтра, данные аналитики запросил у другого сотрудника, а контакт согласующего прислал, но тот оказался в отпуске.

В карточке «Получить всё от клиента» эти состояния смешиваются. Непонятно, что уже есть, чего нет и можно ли начинать работу, поэтому практичнее сделать отдельную карточку на каждый результат: получить логотип и гайдлайн, получить доступ к сайту, получить доступ к аналитике, определить согласующего, получить исходные тексты.

Для них достаточно простого маршрута:

Нужно получить → Получено → Проверить → Готово к работе.

Этап «Проверить» здесь принципиален. Получить ссылку на папку ещё не значит получить нужные исходники: логин может не работать, прав может не хватать, файл окажется старой версией, а в архиве вместо исходника будет только JPG. Поэтому такая задача заканчивается не в момент сообщения «отправили», а когда команда убедилась, что полученным действительно можно пользоваться.

В карточке должно быть понятно, что именно ждём

Не стоит превращать каждую карточку в длинное техническое задание. Для сбора исходников достаточно нескольких вещей: что требуется, к какому сроку, зачем это нужно и как проверить результат после получения.

Например, карточка «Доступ редактора к сайту» может содержать срок до 12 октября, пояснение «нужен для публикации материалов», требование получить логин с правом создавать и редактировать статьи и проверку: вход работает, нужный раздел сайта доступен.

Для карточки «Фирменный стиль для первых макетов» достаточно указать, что он нужен для подготовки рекламных креативов, запросить логотип в исходном формате, цвета, шрифты и гайдлайн, а после получения проверить, что файлы открываются и это актуальная версия.

В Канбано такие запросы удобно вести отдельными карточками. В карточке можно поставить исполнителя и дату, добавить чек-лист проверки и прикрепить полученные файлы, поэтому через неделю не приходится вспоминать, в какой переписке клиент отправил логотип и кому именно прислал пароль.

Не отправляйте задачу «В работу», пока для неё не собран минимум

Отдельная проблема появляется, когда основная задача уже считается начатой, хотя исполнитель физически не может её делать. Например, на доске стоит «Сделать три баннера — В работе», но дизайнер пока не получил оффер, изображения продукта и актуальный логотип.

Получается, задача портит картину загрузки: визуально она уже выполняется, а на деле ждёт исходные данные. Перед началом можно задать короткий чек-лист готовности: понятен результат, есть необходимые материалы, переданы нужные доступы, известен срок и понятно, кто согласовывает результат.

Если обязательного пункта нет, задача ещё не должна переходить в работу. Для проекта можно выделить отдельный подготовительный маршрут: Запросили → Получили → Проверили → Можно начинать → В работе.

Тогда становится видно не просто «проект задерживается», а что именно его задерживает. Например, четыре подготовительные задачи уже закрыты, а доступ к сайту третий день остаётся на этапе «Запросили».

После первого запуска не собирайте список заново

У агентства или небольшой маркетинговой команды большая часть запросов повторяется от клиента к клиенту. Для сайта снова понадобятся доступы, для дизайна — логотип и гайдлайн, для контента — контакты согласующих, информация о продукте и старые материалы, для рекламы — кабинеты, аналитика и посадочные страницы.

После первого нормально организованного проекта стоит посмотреть, какие карточки пригодятся в следующий раз, и сохранить эту структуру как шаблон. Но не нужно пытаться заранее предусмотреть всё: если шаблон разрастается до пятидесяти пунктов, команда снова начинает механически проходить список вместо того, чтобы готовить конкретный проект к работе.

Оставьте только то, что действительно повторяется и без чего уже возникали задержки. Такой шаблон должен сокращать подготовку проекта, а не создавать ещё один обязательный документ, который никто не хочет заполнять.

Готовая схема для следующего клиента

Когда приходит новый проект, сначала выпишите всё, без чего команда не сможет выполнить первые задачи. Разделите это на отдельные карточки и поставьте срок там, где задержка повлияет на начало работы.

Затем проведите каждую карточку через четыре состояния: Нужно получить → Получено → Проверить → Готово к работе. Внутри карточки зафиксируйте, что именно нужно получить и как проверить результат, а файлы складывайте туда же, а не оставляйте их в почте и мессенджерах.

Когда все обязательные карточки дошли до «Готово к работе», основная задача может переходить в работу. Так старт проекта перестаёт зависеть от памяти менеджера: команда в любой момент видит, что уже получила от клиента, чего ещё не хватает и какая конкретно вещь сейчас не даёт двигаться дальше.

В Канбано можно собрать процесс старта на отдельной доске и сохранить его как шаблон для следующих проектов. Сервис бесплатный: можно добавлять пользователей, создавать доски и карточки без оплаты за дополнительные места.