Неоформленные сотрудники: штрафы, налоги и суд для работодателя

Работа без трудового договора обходится организации в штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 50 до 100 тысяч рублей, для ИП от 5 до 10 тысяч. Штраф здесь не единственное последствие. К нему добавляются налоговые доначисления, иск работника и запись в реестре Роструда, а у контролирующих органов в 2026 году появились новые данные для поиска скрытых трудовых отношений.

Штрафы по КоАП: сколько стоит нарушение

Статья 67 Трудового кодекса связывает начало трудовых отношений с фактическим допуском к работе. Если человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя либо его представителя, договор считается заключённым, даже когда его никто не подписал. Оформить договор письменно нужно не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.

По истечении этого срока наступает ответственность по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф назначают за уклонение от оформления трудового договора, за его ненадлежащее оформление и за гражданско-правовой договор, который фактически регулирует трудовые отношения:

1. Организация: от 50 до 100 тысяч рублей.
2. Должностное лицо: от 10 до 20 тысяч рублей.
3. ИП: от 5 до 10 тысяч рублей.

За повторное нарушение по части 5 той же статьи ИП заплатит от 30 до 40 тысяч рублей, организация от 100 до 200 тысяч. Должностное лицо получит дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

Налоги и взносы: что доначислит ФНС

Штраф по КоАП покрывает только само нарушение. Налоговые последствия зависят от того, как компания платила человеку. По статье 226 НК РФ работодатель выступает налоговым агентом: он обязан исчислить, удержать и перечислить НДФЛ со всех выплаченных доходов. Если деньги выдавали наличными без учёта, налог не удержан, а взносы не уплачены. Тогда ФНС доначисляет эти суммы и добавляет санкции:

1. Штраф 20% от неуплаченных взносов по статье 122, при умышленном нарушении 40%.
2. Штраф 20% от суммы налога, которую агент не удержал и не перечислил, по статье 123.
3. Пени за каждый день просрочки.

Отдельный вопрос возникает с гражданско-правовыми договорами. Налог и взносы с выплат по ним могли платить, но взносы на травматизм по общему правилу с таких выплат не начисляют, если договор этого не требует (статья 5 Закона № 125-ФЗ). Когда договор признают трудовым, Социальный фонд доначисляет эти взносы, пени и штраф.

Иск работника и реестр Роструда

Штрафы и налоги выставляет государство. Третье направление открывает сам работник: он вправе обратиться в суд или в трудовую инспекцию. По статье 19.1 ТК РФ отношения по гражданско-правовому договору признаёт трудовыми суд по иску исполнителя или по материалам инспекции. Заказчик может признать их трудовыми сам по заявлению исполнителя. Отсчёт идёт с даты, когда человек фактически приступил к работе, а неустранимые сомнения суд толкует в пользу трудовых отношений.

Вместе с признанием появляются денежные требования. При задержке выплат работодатель платит проценты не ниже одной стопятидесятой ключевой ставки за каждый день по статье 236 ТК РФ. Статья 237 позволяет суду присудить компенсацию морального вреда.

Последнее последствие касается репутации. Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлена нелегальная занятость. По Правилам ведения реестра (постановление Правительства № 1927) основанием для записи служит вступившее в силу постановление по части 4 статьи 5.27. Запись появляется не позднее третьего рабочего дня после этого и хранится один год.

Как контролирующие органы находят нарушения

Последствия наступают после того, как о нарушении узнают контролирующие органы. Информация поступает по трём основным каналам:

1. Межведомственные комиссии. Они работают с работодателями на уровне региона, но не проверяют и не штрафуют: при признаках скрытых трудовых отношений передают сведения в трудовую инспекцию. 
2. Данные налоговой службы. Приказ Минтруда № 657н от 19.11.2025 действует с 16 февраля 2026 года. ФНС передаёт комиссиям и инспекциям сведения об организациях и ИП, которые работают с самозанятыми на крупные суммы, и о тех, у кого самозанятые в прошлом квартале состояли в трудовых отношениях.
3. Работа с самозанятыми. Приказ Минтруда № 685н от 08.12.2025 действует с 10 января 2026 года и изменил индикатор риска в перечне для трудовой инспекции. Его параметры приведены в чек-листе ниже.

Как закрыть риск: чек-лист для руководителя и HR

Проверить себя заранее проще, чем отвечать на запрос инспекции. Пять шагов идут от быстрой сверки документов к постоянному контролю:

1. Сверьте список сотрудников с договорами. У каждого, кто работает, есть подписанный трудовой договор. Дата подписания отстаёт от даты выхода не больше чем на три рабочих дня.
2. Проверьте гражданско-правовые договоры. Статья 15 ТК РФ описывает трудовые отношения через личное выполнение трудовой функции за плату, работу под управлением и контролем работодателя и подчинение правилам внутреннего распорядка. Если исполнитель работает по этим признакам, оформите с ним трудовой договор.
3. Сверьте самозанятых с индикатором из приказа № 685н. Риск возникает, когда организация или ИП сотрудничает с более чем 35 самозанятыми, каждый из них получает в среднем свыше 35 тысяч рублей в месяц дольше трёх месяцев, а эти поступления составляют 75% и больше его общего дохода.
4. Закрепите порядок найма. Оформление следует сразу за отбором кандидата. Рекрутёр называет условия оформления по ТК на первом разговоре, руководитель назначает дату выхода после согласования даты подписания договора.
5. Зафиксируйте условия до выхода. В оффере или переписке с кандидатом укажите оформление по ТК, срок подписания договора и порядок оплаты. Так дата выхода и дата подписания остаются согласованными.

Информация в статье подготовлена в ознакомительных целях и не является юридической, налоговой или иной профессиональной консультацией, не заменяет обращение к квалифицированному юристу. Законодательство и правоприменительная практика меняются, поэтому перед принятием решений сверяйтесь с актуальными редакциями нормативных актов и консультируйтесь со специалистом по трудовому и налоговому праву.