Виртуальные номера для маркетинга: как выбрать и подключить

Виртуальный номер телефона - это номер без привязки к физической линии, офису или конкретному устройству. Принимать звонки можно на мобильный или офисный телефон, компьютер с софтфоном либо через приложение. Для бизнеса это способ анализировать рекламные кампании,  вести деловые коммуникации в новых регионах и работать в любой точке мира без привязки к офису и оборудованию. 

В этой статье разберём:

1. что такое виртуальный номер;
2. какие бывают виртуальные номера: российские и зарубежные, городские и мобильные, 8800, красивые;
3. зачем виртуальные номера нужны продажам, маркетингу и поддержке;
4. как номер работает вместе с ВАТС;
5. как сравнить поставщиков виртуальных номеров;
6. из чего складывается стоимость подключения и обслуживания номера;
7. как подключить и настроить номера.

Статья поможет собственникам компаний, а также руководителям отделов продаж и маркетинга выбрать виртуальный номер под рекламу, аналитику звонков и выход на новые регионы без лишних расходов.

Что такое виртуальный номер? 

Виртуальный номер работает через интернет и передает звонки и SMS через облачные сервисы.

Схема звонка через виртуальный номер

Основные типы виртуальных телефонных номеров:

1. городские — локальный номер для работы с клиентами в конкретном городе;
2. мобильные — быстрый старт и дежурные группы;
3. 8-800 — федеральные продажи и поддержка;
4. российские и иностранные — работа в регионах и других странах без офиса.

Зачем отделу маркетинга использовать виртуальный номер?

Виртуальный номер подключают частные лица, чтобы скрыть свой личный номер, или компании для работы в разных регионах РФ и других странах мира. Такой номер не привязан к адресу компании и местоположению абонента, поэтому звонить и принимать вызовы можно везде, где есть интернет. При этом клиент даже не догадывается, что разговаривает с сотрудником из другого города/страны. Таким образом компании создают эффект присутствия и становятся своими на местном рынке. 

Компании часто выбирают красивые виртуальные номера телефонов с повторяющимися, последовательными или симметричными комбинациям цифр, так как они особенно ценятся за их эстетичный вид и статусность. Красивые номера покупают, чтобы клиенты могли легко их запомнить, именно поэтому компании активно используют их для офлайн-рекламы. Кроме этого виртуальные номера эффективны в маркетинге при использовании коллтрекинга.

Для маркетолога виртуальный номер — это не только канал связи, но и точка измерения рекламного спроса. По номеру телефона можно понять, из какого региона или канала пришёл лид.

Преимущества виртуальных телефонных номеров:

1. Не нужно покупать SIM-карты и специальные телефоны.
2. Легко дозвониться с первого раза, так как номер многоканальный.
3. Можно арендовать необходимого города, находясь в любой точке мира.
4. Есть возможность подключить номера для разных регионов, отделов, сотрудников и объединить их в единую сеть.

Телефонные номера + виртуальная АТС

Чтобы расширить функциональные возможности телефонного номера, можно подключить его в паре с виртуальной АТС (ВАТС). Голосовое меню, очереди, статистика и запись звонков, интеграции с CRM*, Яндекс Метрикой - это всё поддерживает ВАТС.

* CRM (Customer Relationship Management) - система управления клиентами, где хранятся карточки клиентов, история обращений, сделки, задачи и результаты коммуникаций.

Сервисы для отдела маркетинга:

1. В корпоративной CRM-системе фиксируются источники обращений клиентов и история коммуникаций, 
2. Запись звонков и речевая аналитика помогают анализировать разговоры с клиентами: запросы, приоритетные каналы общения и т.д. 
3. Для общения с посетителями сайта особенно актуальным является виджет обратного звонка: он сокращает путь клиента;
4. Автообзвон позволяет массово информировать клиентов и собирать обратную связь;
5. Колл-трекинг выявляет наиболее эффективные каналы рекламы, отда приходит наибольшее число запросов от потенциальных покупателей. 

Телфин предлагает статический коллтрекинг по принципу «1 источник = 1 номер»: сервис подключается вместе с АТС «Телфин.Офис» и виртуальными номерами. Такой подход помогает связать звонки с рекламными каналами, но требует заранее рассчитать пул номеров под все источники, которые нужно оценивать отдельно.

Иван Павлов, руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами Телфин.

«Для эффективной рекламы важен весь путь звонка: рекламный источник → номер → переадресация → менеджер → CRM → аналитика. Коллтрекинг связывает входящий звонок с каналом продвижения, но только если заранее выбрана модель учёта: отдельный номер на источник или динамическая подмена номеров. Иначе бизнес видит обращения, но не понимает, какой канал приводит лиды и сколько стоит звонок».*

* Экспертные комментарии согласованы с профильными специалистами

Без ВАТС виртуальный номер телефона остаётся просто каналом связи; с бизнес-телефонией он становится инструментом измерения рекламы и качества обработки заявок.

Кейсы которые показывают, как виртуальные номера повышают эффективность маркетинга:

1. ЦИТО

Задача: обработать обращения из Санкт-Петербурга и не терять звонки при потоке входящих.

Решение: подключили виртуальный номер Санкт-Петербурга, облачную АТС, очереди, переадресацию и интеграцию с системой «МойСклад».

Результат для маркетинга: обращения из региона стали попадать в единую систему, а отдел продаж получил понятный маршрут обработки входящих. Это помогает оценивать не только количество звонков, но и дальнейший путь лида после обращения.

2. Measoft: 

Задача: проверить спрос на зарубежных рынках без открытия офисов в других странах.

Решение: подключили иностранные номера Казахстана, США, Кении и Великобритании. Клиенты звонили на локальные номера, а операторы отвечали из России.

Результат для маркетинга: компания смогла протестировать локальное присутствие в разных странах без отдельной инфраструктуры. Подключение заняло 1 час, поэтому номер можно использовать как быстрый инструмент проверки рекламного направления.

3. PRIZE

Задача: принимать больше обращений из Москвы и сократить ожидание ответа.

Решение: подключили виртуальный номер Москвы в коде 499, настроили многоканальность и обработку входящих.

Результат для маркетинга: номер стал отдельной точкой входа для московской аудитории, настройка заняла 1 день, а ожидание ответа сократилось до 3 секунд. Для рекламных кампаний это важно: чем быстрее отвечают на звонок, тем меньше риск потерять лид.

Где купить виртуальный номер: критерии выбора провайдера

Купить виртуальный номер можно у оператора связи или провайдера облачной телефонии: заявка, договор, верификация и настройка обычно проходят онлайн, без визита в офис. А у некоторых поставщиков документы вообще подписываются электронной подписью. 

Сравним самых популярных провайдеров виртуальных номеров по ключевым критериям *

* Сравнение провайдеров виртуальных номеров. Данные из открытых страниц провайдеров. Цены и условия необходимо сверять перед подключением.

Расшифровка аббревиатур:

1. API (Application Programming Interface) — программный интерфейс, через который АТС, CRM, аналитика и другие системы обмениваются данными.
2. IVR (Interactive Voice Response) — IVR (Interactive Voice Response).
3. FMC SIM — корпоративная SIM-карта, которая связывает мобильный номер сотрудника с телефонной системой компании.3
4. SLA (Service Level Agreement) — соглашение об уровне сервиса: сроки реакции поддержки, доступность услуги и условия обслуживания

На что обратить внимание при сравнении провайдеров?

1. Тарифы: подключение, абонентская плата, минуты, переадресация.
2. География: городские и мобильные, 8-800, зарубежные и российские.
3. Поддержка: SLA, скорость реакции и помощь при настройке номеров, переадресации и аналитики.

Сколько стоит виртуальный номер в Телфин: разбор цен и дополнительных платежей **

** Расчёт стоимости виртуальных номеров. Перед подключением нужно сверить актуальные тарифы, минуты и условия обслуживания на сайте провайдера.

При расчете стоимости виртуального номера учитывают его тип, подключение, ежемесячную плату, минуты и переадресацию. Если компании нужны IVR, очереди, запись разговоров, CRM и рекламная аналитика, в смету добавляют виртуальную АТС: она расширяет возможности номера и помогает связать входящие звонки с лидами. Для рекламных задач отдельно стоит учитывать коллтрекинг: при статической модели под каждый источник нужен отдельный номер.

Цифры и факты: в Телфин российский городской номер стоит от 350 ₽/мес., мобильный — от 200 ₽/мес., 8-800 — от 732 ₽/мес., иностранный виртуальный номер — от 300 ₽/мес. Подключение российских номеров начинается от 350 ₽, иностранных — от 900 ₽. Итоговая стоимость складывается из типа номера, региона, минут, переадресации, дополнительных сервисов ВАТС.

Как подключить номер: пошаговый алгоритм для маркетолога

Сначала определите, какую маркетинговую задачу должен решать номер: оценку эффективности каналов, присутствие в нужном регионе, федеральную поддержку. 

Чтобы подключить виртуальный номер телефона, отправьте заявку онлайн или позвоните в отдел продаж провайдера. Выберите подходящий номер, подтвердите заказ и оплатите подключение. После этого можно переходить к настройке номера и виртуальной АТС.

Порядок действий:

1. Выберите тип номера: городской, мобильный, 8-800, иностранный и др..
2. Сравните провайдеров: географию номеров, абонентскую плату, стоимость минут, условия переадресации, поддержку и отзывы.
3. Подключите номер и, при необходимости, виртуальную АТС. Без АТС номер обычно только перенаправляет звонки на мобильный или городской телефон. С АТС можно настроить очереди, голосовое меню, запись разговоров, отчёты и интеграции с CRM.
4. Настройте маршрутизацию звонка: переадресацию, очередь, голосовое меню, расписание, действие при неответе и резервный номер.
5. Подключите интеграцию АТС с  CRM и аналитику. Важно, чтобы данные о звонке автоматически передавались в карточку клиента: источник, статус, ответственный сотрудник и результат обращения.
6. Проверьте работу номера: входящие и исходящие звонки, расписание, переадресацию, очереди, запись разговоров.

Частые ошибки при подключении виртуальных номеров

1. Не проверили связь до запуска рекламы: звонки теряются или не фиксируются в CRM.
2. Не настроили аналитику: номер работает, но источник лида не передаётся в отчёты.
3. Не учли пиковую нагрузку: растёт число пропущенных обращений.
4. Не проверили сценарий при неответе: звонок не уходит на резервного сотрудника, в очередь или дежурную группу.
5. Не рассчитали число номеров  для колл-трекинга: при статической модели нужен отдельный номер на каждый рекламный источник, который нужно оценивать отдельно.

Чек-лист перед подключением

Проверьте:

1. цель: аналитика рекламы, имидж, поддержка, региональное присутствие или зарубежный рынок;
2. тип номера: 8-800, городской, мобильный, зарубежный;
3. провайдера: цена, география номеров, стоимость минут, условия переадресации, поддержка;
4. маркетинговые функции: коллтрекинг, речевая аналитика, автообзвон, обратный звонок;
5. интеграции: CRM, Яндекс Метрика, рекламная аналитика и передача источника лида;
6. тест: 7–14 дней или проверка на небольшой рекламной кампании: пробные звонки, качество связи, корректность сценариев и данные в отчётах.

Что важно знать: виртуальный номер не требует отдельного оборудования — достаточно интернета и ВАТС. Он помогает отслеживать источники трафика, создавать локальное присутствие в регионах без офиса, передавать звонки в CRM и рекламные системы, записывать разговоры и анализировать запросы клиентов. Простую схему можно подключить за 1 день, перед запуском рекламы лучше проверить номер на тестовом периоде 7–14 дней.