Как использовать аналитику для контроля и мотивации отдела продаж

Чтобы понять текущую ситуацию в отделе продаж, руководителю часто приходится собирать данные из CRM и нескольких отчетов. Отдельно смотреть выручку, выполнение плана, состояние сделок и показатели менеджеров. Такой подход подходит для периодического анализа, но усложняет ежедневный контроль и замедляет реакцию на проблемы.

Одной выручки недостаточно

Представим, что менеджер не выполняет план.

Причина может быть в низкой активности. Может быть, у него накопились просроченные задачи и сделки остановились. А может, несколько крупных сделок пока не закрылись, хотя работа по ним идет нормально.

Если смотреть только на выручку, эти ситуации выглядят одинаково. Поэтому руководителю нужны не просто итоговые цифры, а показатели, которые помогают понять, почему отдел или конкретный сотрудник показывает такой результат.

На одном экране могут быть выполнение плана, фактическая выручка и результаты менеджеров. Рядом — показатели текущей работы: количество звонков, просроченные дела, дебиторская задолженность, сделки в работе.

Так руководитель сначала видит общую ситуацию, а затем разбирается в причинах.

Не нужно выводить на дашборд все

CRM может хранить десятки показателей. Это не значит, что все они нужны на главном экране.

Дашборд должен отвечать на конкретные вопросы:

1. Выполняет ли отдел план?
2. Кто из менеджеров отстает?
3. Какие показатели требуют внимания?
4. Что происходит с текущими сделками?

Если для ответа приходится долго искать нужную информацию, открывать несколько вкладок и вручную собирать цифры, дашборд не решает задачу.

Удобнее выстроить аналитику по уровням. Сначала — общая картина по отделу. Затем — показатели конкретного менеджера. После этого можно перейти к деталям и посмотреть отдельные сделки.

Как это работает на практике

Такую систему мы реализовали для компании, которая продает строительные материалы.

Все необходимые данные уже находились в Битрикс24, но единой визуальной аналитики у компании не было. Результаты отдела нельзя было быстро вывести на общий экран и постоянно держать перед глазами руководителя и команды.

На старте рассматривали два инструмента: BI-конструктор Битрикс24 и Power BI. В итоге выбрали Power BI, поскольку требовалось гибко настроить визуализацию и выводить дашборды на большой экран в офисе.

Данные из Битрикс24 выгружались в PostgreSQL, после чего на их основе построили несколько уровней аналитики.

Общий результат отдела

На главном дашборде собрали выполнение плана и текущие показатели отдела. Руководитель может посмотреть результат за нужный период и при необходимости отфильтровать данные по конкретному сотруднику.

Отдельный индикатор показывает соотношение фактической выручки и установленного плана. Не нужно отдельно считать, насколько отдел отстает или опережает целевой показатель.

Для каждого сотрудника вывели выполнение плана, фактическую выручку, просроченные дела, среднюю дебиторскую задолженность и количество звонков за день.

Это дает более полную картину, чем простой рейтинг по выручке. Можно сразу увидеть менеджеров, которые перевыполняют план, и тех, чьи показатели требуют внимания.

Продажи и сделки

Отдельный дашборд показывает состояние сделок. Данные можно отфильтровать по ответственному, периоду, товарной группе, воронке и стадии сделки.

В сводной части собраны плановые и фактические показатели по марже и выручке, выполнение плана, количество звонков и просроченных дел. Это помогает сравнивать менеджеров между собой и одновременно видеть общий результат отдела.

При необходимости руководитель может перейти к детализации отдельных сделок: посмотреть товарную группу, дату отгрузки, стадию, сумму и ответственного. Дополнительно выводятся показатели дебиторской задолженности, количество дел по сделке и просроченные задачи.

Больше примеров внедрения аналитики — в наших кейсах.

Аналитика должна быть частью работы отдела

Главная задача такой системы — не подготовить красивый отчет.

Руководителю нужен быстрый способ понять, что происходит с продажами сейчас: выполняется ли план, кто отстает, где возникли проблемы и какие сделки требуют внимания.

В этом проекте данные из Битрикс24 объединили в Power BI и вывели в формате дашбордов, которые можно постоянно показывать в офисе. Руководитель получил единый экран для контроля продаж, а менеджеры — возможность видеть собственные результаты и общий результат отдела.

Когда показатели собраны в одном месте и связаны между собой, аналитика перестает быть отчетностью ради отчетности. Она помогает быстрее замечать отклонения и разбираться в них, пока ситуация еще поддается управлению.

Мы уже реализовали более 127 проектов и работаем со всеми популярными BI-системами. Запишитесь на бесплатную консультацию — разберем вашу задачу и покажем, как аналитика может работать в вашем бизнесе.