Кейс Positron: как веб-студия выросла в пандемию с управлением проектами на Аспро.Cloud

IT-агентства и digital-студии сталкиваются с уникальными вызовами в управлении проектами. Agile-методологии, распределенные команды, сложная структура задач — все это требует специальных инструментов для эффективной работы. Веб-студия Positron из Санкт-Петербурга наглядно демонстрирует, как правильно выстроенные процессы помогают не просто выживать в кризис, а активно развиваться.

Мы побеседовали с Михаилом Грохотовым, основателем студии, о том, как компания прошла путь от самописной системы до современного управления проектами с Аспро.Cloud, и что позволило агентству удвоить команду в непростое время.

Вызов: от фриланса до корпоративных клиентов

Студия Positron начинала как типичный стартап одного человека. С 2013 года команда занимается созданием веб-сайтов, поисковым продвижением и разработкой брендинга. За годы работы клиентская база выросла от небольших заказов до крупных корпоративных проектов.

«Я по образованию магистр математики и информатики, владею несколькими языками программирования. Реализовал несколько проектов в сфере веб-разработки, затем остановил фокус на вебе. В начале работал один, потом стал подключать фрилансеров. Постепенно мы вышли на серьезный уровень — сейчас разрабатываем проекты для компаний с многомиллионными оборотами», — рассказывает Михаил Грохотов.

Сегодня в штате студии около 20 специалистов, которые работают с крупными брендами. Основные клиенты — средний и крупный бизнес:

1. Стоматологические клиники
2. Интернет-магазины
3. Туристические компании
4. Торговые и производственные предприятия

Главная проблема ниши

Рост студии происходил на фоне серьезного отраслевого вызова, который особенно обострился в пандемию.

«Основная сложность — разрыв между ценовыми ожиданиями клиентов и зарплатными ожиданиями квалифицированных разработчиков. Этому тренду где-то приблизительно полтора года, и в пандемию он сильно обострился», — объясняет основатель студии.

Поиск решения: от самописной системы к профессиональному инструменту

Рост команды и усложнение проектов потребовали пересмотра подходов к управлению. Путь к оптимальному решению оказался непростым.

Этапы поиска системы управления:

1. Собственная ERP-система — работала, но не масштабировалась
2. Другой популярный сервис — слишком сложная настройка и дорогое ценообразование
3. Еще одно решение — избыточный функционал и медленный интерфейс
4. Тестирование альтернатив — различные варианты на рынке

«Тот функционал, который нам нужен, есть практически везде, но всегда чего-то не хватало. Аспро.Cloud покрывает максимум из того, что нам необходимо. Записались на демо, все понравилось и решили попробовать внедрить», — отмечает Михаил.

Критерии выбора системы

Для IT-студии ключевыми факторами стали:

1. Стоимость — разумное соотношение цена/функционал
2. Скорость работы — быстрый интерфейс без лагов
3. Полнота функционала — все необходимые инструменты в одном месте

Внедрение: быстрый переход с минимальными затратами

Миграция в новую систему управления проектами заняла всего неделю. Процессом занималось непосредственно руководство компании, что обеспечило качественную настройку под специфику бизнеса.

Основные используемые модули

Проекты и задачи — центральный инструмент работы студии. После закрытия сделки менеджеры создают проекты и совместно с team lead декомпозируют задачи. Поскольку процессы в студии стандартизированы, команда разрабатывает шаблоны проектов для экономии времени.

CRM-система — используется для ведения воронки продаж. Специфика высокомаржинального продукта означает небольшое количество сделок в месяц, но каждая требует персонального подхода.

«У нас высокомаржинальный продукт, поэтому продаж немного — буквально несколько в месяц. К тому же у всех сделок высокая конверсия, так как к нам обращаются в основном по проверенному источнику. CRM-системой пользуемся номинально, просто чтобы по воронке проводить клиентов», — поясняет Грохотов.

Трекинг времени и отчетность — ключевой элемент работы с корпоративными клиентами, требующими детального учета времени по проектам.

Результаты: рост в кризис и оптимизация процессов

Любимые функции команды

«В Аспро.Cloud нам особенно нравятся задачи, удобно на канбан-доске отслеживать их выполнение. Привлекает подробная карточка, очень удобно сделана возможность написания заметок и комментариев, нравится встроенный редактор», — делится опытом основатель.

Команда особенно выделяет:

1. Гибкие отчеты по времени и задачам с удобной фильтрацией
2. Трекинг времени для точного учета работы над проектами
3. Канбан-доска для визуального контроля выполнения задач
4. Интеграцию с клиентами — отчеты из системы отправляются заказчикам по электронной почте

Измеримые достижения

Несмотря на сложную рыночную ситуацию, студия показала впечатляющий рост:

«Полтора года назад были в два раза меньше и в условиях пандемии сильно выросли, поэтому сейчас находимся в состоянии налаживания бизнес-процессов, которые впоследствии будем формировать вместе с Аспро.Cloud», — подводит итоги Михаил Грохотов.

Планы развития и совершенствования процессов

Потребности в дополнительном функционале

Студия планирует расширить использование системы управления проектами. В частности, команде нужна страница с визуализацией нагрузки сотрудников.

«Пока не хватает страницы с нагрузкой — чтобы было видно людей и их планируемую нагрузку в часах на каждый день. Хороший инструмент для менеджеров и собственников бизнеса, можно все посмотреть в одном месте», — отмечает руководитель.

Долгосрочная стратегия

Быстрый рост в кризисный период поставил перед студией задачу систематизации всех бизнес-процессов. Команда планирует использовать возможности Аспро.Cloud для IT-компаний как основу для масштабирования бизнеса.

«Но о результатах пока говорить рано, так как все еще в процессе и не до конца перенесли. Потребуется несколько месяцев, чтобы полностью узнать, как что работает, настроить шаблоны. Но уже сейчас могу сказать, что программа комфортная, все достаточно удобно, хорошая техподдержка», — резюмирует Михаил Грохотов.

Выводы для IT-индустрии

Опыт студии Positron демонстрирует несколько важных принципов для цифровых агентств:

1. Простота внедрения — переход на новую систему управления может занять всего неделю при правильном подходе
2. Фокус на ключевом функционале — не всегда нужны все возможности CRM, важнее качественная работа с проектами и задачами
3. Масштабируемость решения — система должна расти вместе с бизнесом и поддерживать развитие команды
4. Интеграция с клиентской работой — возможность делиться отчетами и результатами с заказчиками повышает доверие и прозрачность процессов

Кейс Positron показывает, что грамотно выстроенные процессы управления проектами становятся конкурентным преимуществом, позволяющим не только преодолевать кризисы, но и использовать их для роста и развития бизнеса.

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время