Кейс Аспро: как маркетинговое агентство повысило эффективность в 6 раз

Принято считать, что комплексные системы управления нужны только крупному бизнесу. Однако практика показывает: оптимизация процессов на раннем этапе дает более весомые результаты.

Когда команда компактна, проще выстроить эффективные рабочие процессы и обеспечить качественное выполнение проектов. Новые сотрудники сразу осваивают отлаженную систему — не требуется дополнительное время на переобучение.

Почему небольшой команде понадобилась CRM

Маркетинговое агентство «Бамбл» начало деятельность в 2018 году. К 2022 году руководство приняло решение о внедрении CRM-системы, несмотря на штат всего в 6 человек.

«Когда мы запускали бизнес, то понимали, что выйти на рынок в условиях сильной конкуренции будет сложно. Команда 4 года работала без специального ПО и сталкивалась с постоянными проблемами: сотрудники забывали передать информацию по задачам, не укладывались в бюджет и сроки. Такой подход был абсолютно неэффективен, до лояльности клиентов нам было далеко.»

Четыре года работы без структурированных процессов привели к накоплению критических проблем: потеря информации между этапами проектов, нарушение сроков, превышение бюджетов.

«Но сдаваться мы не собирались. Было необходимо наладить рабочие процессы. Чтобы этого добиться, было принято решение внедрить систему управления, в которой можно было бы оптимизировать все бизнес-процессы. Нашим требованиям отвечала комплексная система для бизнеса Аспро.Cloud.»

Выбор и внедрение решения

Процесс выбора системы управления начался с демонстрации функционала. Руководство агентства совместно с директором по развитию изучили возможности Аспро.Cloud.

«Совместно с директором по развитию мы записались на демонстрацию, чтобы понять, подойдет ли система под специфику нашего бизнеса. За 30 минут специалист подробно ответила на все наши вопросы и показала функционал.»

При выборе стратегии внедрения команда оценила два варианта: самостоятельная настройка или профессиональное сопровождение. Учитывая ограниченные ресурсы малого бизнеса, было принято решение о заказе услуг внедрения.

«Для более быстрой настройки и освоения сервиса мы обратились за помощью к специалистам Аспро.Cloud.»

Преодоление сопротивления изменениям

Наиболее сложным этапом оказалась адаптация команды к новым принципам работы. Сотрудники креативной сферы первоначально воспринимали систему как ограничение творческой свободы.

«После внедрения мы столкнулись с самым неприятным: сотрудники не принимали новые принципы работы и отказывались работать в системе. Но и стоять на месте мы не собирались.»

Решение проблемы было найдено через обучающие мероприятия, проведенные специалистами Аспро.Cloud. Фокус на практических преимуществах системы для самих сотрудников помог преодолеть первоначальное сопротивление.

«Казалось, ситуация безвыходная. Но ее легко смогли решить специалисты Аспро.Cloud. Они провели обучение, на котором показали, как работать с функционалом, и рассказали, в чем польза системы для сотрудников. Проблема решена.»

Решение ключевых бизнес-задач

Структурирование проектных процессов

Проблема: Комплексные маркетинговые услуги состоят из множества взаимосвязанных этапов. SEO-продвижение и выход на маркетплейсы включают 3-4 этапа и около 30 конкретных шагов. Специалисты теряли контроль над выполненными и предстоящими задачами.

Решение: Внедрение модуля «Проекты» с созданием типовых шаблонов для каждого вида услуг. Шаблоны включают полную последовательность работ с четкими этапами выполнения. Запуск нового проекта осуществляется в один клик.

Анализ рентабельности направлений

Проблема: До внедрения системы компания ограничивалась базовым бухгалтерским учетом. Отсутствовала аналитика по прибыльности отдельных услуг.

Решение: Перенос исторических данных в модуль «Финансы» и запуск регулярного анализа отчетов. Аналитика выявила снижение рентабельности таргетированной рекламы. На основе данных было принято решение об отказе от убыточного направления и развитии видеопродакшена.

Автоматизация биллинга

Проблема: Долгосрочное сотрудничество с клиентами требует регулярного выставления счетов. Ручной контроль дат приводил к пропускам платежей.

Решение: Настройка автоматических регулярных счетов с использованием шаблонов документов. Система самостоятельно формирует и отправляет счета в установленные даты.

Централизация лидогенерации

Проблема: Единственный менеджер по продажам не справлялся с обработкой лидов, поступающих из разных каналов: email, сайт, социальные сети, телефонные звонки.

Решение: Подключение CRM-модуля с автоматическим сбором лидов со всех каналов коммуникации. Система создает единую карточку контрагента для каждой заявки.

«Аспро.Cloud заменила нам еще одного менеджера только с наименьшими финансовыми затратами.»

Оптимизация командного взаимодействия

Проблема: Междисциплинарные проекты требуют последовательной работы специалистов разных профилей. Отсутствие автоматических уведомлений о завершении этапов приводило к простоям.

Решение: Настройка автодействий для каждого этапа проектов. При завершении задачи система автоматически уведомляет следующего ответственного специалиста.

Практический пример: после завершения верстки и программирования сайта специалист Анна переводит задачу в статус «Завершено». Система немедленно уведомляет Александра о готовности к началу этапа наполнения и релиза.

Стандартизация коммерческих предложений

Проблема: Создание индивидуальных коммерческих предложений для каждого клиента отнимало значительное время менеджера. Ручное заполнение данных приводило к ошибкам.

Решение: Разработка шаблонов коммерческих предложений в конструкторе документов для всех направлений деятельности. Автоматическое заполнение данных клиента из CRM исключило ошибки.

Достигнутые результаты

Комплексная автоматизация бизнес-процессов через Аспро.Cloud принесла агентству «Бамбл» качественные изменения:

1. Улучшение качества сервиса: Структурированные процессы обеспечили строгое соблюдение сроков и стандартов качества
2. Масштабирование бизнеса: Отлаженные процессы дали возможность выхода на международные рынки
3. Рост производительности: Команда успешно реализовала более 300 проектов без расширения штата
4. Финансовая эффективность: Точная аналитика рентабельности позволила оптимизировать портфель услуг

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время