Кейс Аспро: как брендинговое агентство DUGA® объединило 10 инструментов в одной системе
Сколько систем может использовать агентство, прежде чем это станет проблемой? Для брендингового агентства DUGA® критической точкой стала цифра 10. Разрозненные инструменты превратили ежедневные процессы в головоломку: данные терялись при переходе между отделами, финансовая отчетность требовала ручной сверки, а полную картину бизнеса увидеть было практически невозможно.
Мы поговорили с CEO и владельцем компании Юрием Нарвиным о том, как команда кардинально изменила подход к управлению бизнесом и какие результаты это принесло.
О компании DUGA®
DUGA REAL ESTATE BRANDING специализируется на создании брендов в сфере недвижимости. С момента основания в 2021 году агентство реализовало 83 проекта и помогло клиентам заработать 27 миллиардов рублей.
Основные направления деятельности:
- Поиск и развитие ценности объектов и локаций
- Выстраивание маркетинговых стратегий
- Создание точек контакта с целевой аудиторией
- Запуск и ребрендинг в медиапространстве
- Формирование корпоративной культуры заказчиков
- Укрепление клиентских отношений для девелоперов
Команда из 22 экспертов в области дизайна, маркетинга, аналитики и креатива
В портфолио агентства — проекты с лидерами рынка недвижимости: ПИК, Ingrad, Forma, Knight Frank, Insigma, ГАЛС, Самолет, AB Development, AEON, Ziggurat и другими.
Вызов: хаос разрозненных систем
По мере роста бизнеса количество используемых инструментов множилось. Команда работала в:
- Asana — для управления проектами и задачами
- amoCRM — ведение сделок и контроль продаж
- «Контур.Эльба» и MS Office Word — формирование документооборота
- Notion — база знаний и онбординг сотрудников
- Dropbox — хранение рабочих документов
Плюс Google-инструменты, графические редакторы и другие специализированные сервисы. Каждая система решала свои задачи, но связи между ними не было.
«Из-за большого количества инструментов рабочий процесс был запутанным. Например, в amoCRM мы что-то продали, потом это куда-то потерялось. В Asana уже ведем проект, а цифры вообще в таблицах. Такая разрозненность не давала увидеть полную картину бизнеса», — рассказывает Юрий Нарвин, владелец и CEO брендингового агентства DUGA®.
Критическая проблема: управление финансами
«Весь финансовый учет мы вели в Google-таблицах. Данные в них никогда не были актуальными, и цифры не сходились, что меня очень сильно расстраивало. Чтобы сверить показатели с банковским счетом, приходилось выполнять много ручного труда. Мы с командой пытались внедрить сервисы для финучета, но нам не хватало аналитики по проектам. А это было критически важно для нас. Да и все равно финансы были бы отдельно от системы управления проектами», — объясняет Юрий Нарвин.
Решение: поиск единой платформы
Зимой 2022 года руководство приняло стратегическое решение о внедрении ERP-системы.
«Мы поняли, что нам нужна ERP-система, чтобы хранить все в одном месте. До этого я никогда не сталкивался с таким софтом и не понимал его необходимость. Но все приходит с опытом. Обычно агентства и студии не доходят до внедрения систем управления. Они либо ограничиваются разрозненными инструментами, либо нанимают людей, которые их между собой интегрируют. Но мне такой вариант не подходил, так как я все-таки за эффективность», — отмечает Юрий Нарвин.
Первоначально рассматривалась разработка собственного решения, но этот путь отвергли из-за высоких затрат ресурсов. Команда проанализировала десятки готовых систем на рынке.
«Мы просмотрели несколько десятков систем, но большая часть из них не подошла нам по функционалу и интерфейсу. Плюс с рынка ушли зарубежные сервисы, хотя даже они не решали множество наших задач», — вспоминает Юрий Нарвин.
В феврале 2023 года выбор остановился на Аспро.Cloud:
«Нам понравилось, что функционал системы довольно объемный: есть много разных решений и модулей. При этом все можно настроить под свои задачи, кастомизировать или убрать ненужные инструменты. И это для нас стало главным преимуществом. Ведь мы занимаемся дизайном, и для всей команды важно, где и в какой среде находиться. Также порадовал удобный и понятный интерфейс, в котором нет какого-то перегруза», — поясняет Юрий Нарвин.
Этапы внедрения
Первый этап: настройка финансового модуля
Приоритетом стала прозрачная финансовая отчетность. Команда:
- Настроила интеграцию с банковскими системами
- Разметила исторические финансовые данные
- Выстроила структуру отчета о прибылях и убытках
- Добавила статьи учета в модуле «Бюджетирование»
- Настроила финансовую аналитику по проектам
Второй этап: миграция клиентской базы
Следующим шагом стал перенос данных из amoCRM:
«Поначалу я очень боялся переходить с amoCRM. Ведь там у нас уже была база клиентов. Но надо сказать, что в Аспро.Cloud хорошо организован импорт. Мы просто выгрузили данные в CSV и в несколько кликов добавили их в новую систему. Этот процесс оказался для нас безболезненным и занял всего неделю», — делится опытом Юрий Нарвин.
Результатом стал отказ от 7 отдельных сервисов и переход к единой рабочей среде.
Достигнутые результаты
Бесшовная передача между отделами
Ранее отдел продаж и проектная команда функционировали изолированно. Менеджеры проектов часто не знали о договоренностях, достигнутых на этапе переговоров с клиентами.
Теперь менеджеры проектов и исполнители подключаются к работе с клиентом уже на этапе брифинга, совместно ведя его по воронке продаж.
«Раньше у нас такой практики не было, и для нас это стало настоящим прорывом. Нам удалось выстроить бесшовную передачу проекта на всех его этапах», — подчеркивает Юрий Нарвин.
Автоматизация коммерческих предложений
Команда внесла в систему каталог всех услуг с ценами. Теперь данные автоматически подтягиваются в коммерческие предложения.
«Раньше нашему коммерческому директору приходилось вручную создавать коммерческие предложения и каждый раз готовить презентации для клиентов. В Аспро.Cloud этот процесс проходит в несколько раз быстрее», — отмечает Юрий Нарвин.
Мгновенный доступ к бизнес-показателям
Руководитель получил возможность контролировать ключевые метрики в режиме реального времени:
«Для меня, как для собственника, крайне важно видеть общее состояние бизнеса в цифрах и понимать, где мы сейчас находимся. В этом помогают дашборды, которые можно моделировать под себя. У меня больше нет огромного количества «мертвых» табличек, и теперь я могу быстро увидеть обороты, доходы и расходы», — говорит Юрий Нарвин.
При необходимости доступны детальные отчеты для углубленного анализа:
Стандартизация проектных процессов
В системе создан шаблон типового проекта с четко прописанными этапами, вехами и задачами.
Запуск нового проекта теперь требует выбора готового шаблона — вся необходимая структура формируется автоматически.
Планы развития
«Аспро.Cloud — ядро нашего бизнеса, благодаря которому мы можем эффективно работать. Мы рады, что нас слышат, и готовы участвовать в развитии системы», — резюмирует Юрий Нарвин.
Команда продолжает изучать возможности платформы:
«Не могу сказать, что мы уже целиком освоили систему. Инструментов еще много. В перспективе мы планируем внести все расходы по проектам и посмотреть их рентабельность. Благодаря этому мы сможем сфокусироваться не на оборотах и продажах, а на эффективности каждого проекта. И с учетом этих показателей выстроить систему мотивации», — делится планами Юрий Нарвин.
Выводы для агентств и студий
Кейс DUGA® демонстрирует, что переход от множества разрозненных инструментов к единой системе управления может кардинально изменить эффективность агентства. Ключевые преимущества централизованного подхода:
- Прозрачность процессов — все данные в одном месте, никакая информация не теряется
- Экономия времени — автоматизация рутинных операций освобождает ресурсы для творческих задач
- Контроль финансов — актуальная аналитика в режиме реального времени
- Масштабируемость — система растет вместе с бизнесом, добавляются новые модули по мере необходимости
Для творческих агентств особенно важны гибкость настроек и качество пользовательского интерфейса — аспекты, которые команда DUGA® выделила как решающие факторы при выборе системы управления бизнесом.
8 материалов для эффективного управления проектами
Планируйте сроки, ставьте задачи исполнителям, контролируйте прогресс и управляйте бюджетом. Готовые шаблоны и чеклисты для основных процессов в работе менеджера.