Кейс Аспро: как FORMA BIM выстроила прозрачное управление через интегратора

Запуск системы управления бизнесом — сложная задача, которая требует глубокого анализа текущих процессов, четкого планирования и определения приоритетов. Такая работа забирает значительные ресурсы команды, отвлекая от основной деятельности.

Ускорить получение результата и снизить нагрузку на внутренние ресурсы помогает работа с профессиональным интегратором. Именно такой подход выбрала компания FORMA BIM, обратившись к партнеру X NET. Представляем историю успешного внедрения и трансформации бизнес-процессов.

Специфика BIM-проектирования: от хаоса к единой модели

FORMA BIM специализируется на:

1. Переводе традиционной 2D-документации в формат BIM
2. Разработке библиотек BIM-семейств

Чтобы понять ценность такой работы, разберем проблематику строительного проектирования.

Представьте процесс строительства дома. Обычно для этого создается множество отдельных чертежей:

1. Архитектурные планы показывают внешний вид и планировку
2. Инженерные схемы содержат данные о конструкциях и материалах
3. Специализированные чертежи предназначены для разных групп специалистов

Проблема в том, что эти документы часто не связаны между собой. Они создаются в разных форматах, по различным стандартам, для разных целей. В результате каждый специалист видит только свой участок работы, а полная картина проекта остается недоступной.

BIM-технология решает эту проблему, объединяя всю информацию в единую цифровую модель здания. Такая модель включает архитектуру, конструкции, инженерные системы и отделочные материалы.

BIM-библиотеки представляют собой коллекции готовых цифровых объектов — дверей, окон, мебели, инженерных систем. Каждый элемент содержит полную техническую информацию, что позволяет архитекторам быстро собирать проекты без создания объектов с нуля.

Портрет команды FORMA BIM

Компания работает с 2018 года и успела зарекомендовать себя как надежный партнер в сфере BIM-технологий:

1. 200 BIM-специалистов — координаторы, архитекторы, инженеры
2. Более 100 завершенных проектов с крупными строительными и архитектурными компаниями
3. Свыше 1000 созданных моделей — школы, жилые комплексы, торговые центры, промышленные объекты
4. Распределенная команда по всей России
5. География работы — Россия, страны СНГ, постепенный выход на зарубежные рынки

Миссия компании — оптимизация ресурсов клиентов через упрощение, ускорение и удешевление проектирования. Этому же принципу эффективности команда решила следовать в собственной работе, что привело к решению о внедрении системы управления.

Выбор пути: почему интегратор

Команда FORMA BIM тестировала несколько систем управления. Многие поставщики предлагали внедрение через партнеров-интеграторов, и такой вариант показался оптимальным.

«Мы заходим в систему и не совсем понимаем, как она работает. Поэтому хотелось, чтобы нам сразу сказали, что можно настроить под наши задачи, а что — нет»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Время в бизнесе имеет критическую ценность, поэтому компания предпочла не тратить его на самостоятельное изучение каждого решения. Важно было заранее убедиться, что выбранная система полностью покроет все потребности и не подведет на этапе внедрения.

«Я просто искала в поисковике интеграторов Аспро.Cloud и нашла компанию X NET. Вадим сразу назначил демонстрацию системы и быстро понял, что нам нужно. Он сказал: "Все сделаем, все настроим, составим план, и все будет хорошо". С этого момента мы решили ему довериться»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Задачи для решения

За годы работы специалисты FORMA BIM выстроили эффективные процессы взаимодействия с заказчиками. Однако команда стремилась к качественно новому уровню развития.

«Переход на систему управления стал логичным шагом в развитии нашей компании. Мы хотели сделать рабочий процесс более прозрачным и четким»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Ключевые потребности компании:

1. Структурирование проектной работы
2. Упорядочивание задач и контроль их выполнения
3. Мониторинг загрузки сотрудников
4. Финансовый учет по проектам
5. Планирование мероприятий и управление календарем
6. Оптимизация маркетинговых процессов
7. Объединение всех процессов на единой платформе

Начало трансформации

«Работа началась с нескольких встреч, в рамках которых я провел экспресс-аудит. Нужно было понять, что команда хочет получить от внедрения, какие процессы есть в работе сотрудников. После этого мы составили техническое задание, и с этого момента стартовал проект»Вадим Большаков, генеральный директор X NET

Следующим шагом стал выбор тарифного плана. Учитывая потребности в проектном управлении и финансовом учете, интегратор рекомендовал тариф «Бизнес».

После оформления подписки началась техническая настройка:

1. Загрузка базы контрагентов
2. Настройка карточек компаний и клиентов

Параллельно настраивался CRM-модуль. Учитывая специфику работы компании, создали две отдельные воронки продаж:

«FORMA BIM, как и любая другая b2b-компания, имеет холодные контакты. Для таких клиентов мы решили сделать одну воронку. А для действующих постоянных клиентов — другую. Было принято такое решение, так как при работе с этими клиентами происходят разные процессы, с ними даже работают разные менеджеры»Вадим Большаков, генеральный директор X NET

Ключевым достижением стала автоматизация процессов продаж. Интегратор подключил электронную почту и настроил автодействия в каждой воронке:

Автоматизированный алгоритм работы со сделками:

1. Письмо поступает на корпоративную почту
2. Система автоматически создает сделку
3. Сделка попадает в соответствующую воронку и закрепляется за ответственным
4. Исполнителю автоматически ставится задача на анализ исходных данных
5. После завершения задачи сделка переходит на следующий этап

«По такому алгоритму мы доводим каждую сделку до конца. Еще удобно, что в системе можно составлять отчеты по продажам. Легко увидеть, успешно ли завершена сделка, а если нет, то по какой причине»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Расширение функционала: инструменты для роста

Типовые проекты через шаблоны

Для ускорения запуска стандартных проектов создали универсальный шаблон с базовой структурой работ и типовыми задачами.

«У нас один общий шаблон, очень общий. Если делать шаблоны под все наши проекты, их получится огромное количество, и работать с ними будет тяжело. При необходимости мы просто меняем этапы и задачи под нужный проект. Если заказчики обращаются повторно, у них чаще всего схожие запросы, поэтому команда уже знает структуру работы и может отредактировать шаблон в соответствии с этим»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Централизация документооборота

До внедрения системы документы хранились разрозненно:

1. Часть на диске
2. Часть в Контур.Диадок
3. Часть в печатном виде

Это приводило к потерям и невозможности отслеживания статусов документов.

«Вадим нам предложил удобное решение такой проблемы. Внутри системы мы сделали списки с документами по каждому заказчику. Теперь я загружаю туда подписанный PDF-файл и наглядно вижу: все в порядке, на это обращать внимание не нужно»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Корпоративная база знаний

Для облегчения адаптации новых сотрудников и быстрого доступа к важной информации создали базу знаний.

«Я создала отдельную базу знаний по организационным моментам. Например, мы описали порядок работ по отпускам, отгулам и больничным: когда и кто может взять, к кому необходимо обращаться по этим вопросам»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Дополнительно создали профильные базы знаний по инженерным сетям и архитектуре, что позволяет новичкам быстро находить ответы и избегать ошибок.

Преодоление сложностей

Обучение команды прошло достаточно гладко благодаря молодому и прогрессивному составу сотрудников.

«Я провел несколько конф-коллов для сотрудников, на которых рассказывал об основном функционале системы и необходимых действиях. Стоит отметить, что команда специалистов молодая и прогрессивная, поэтому по интерфейсу и инструментам вопросов не возникло»Вадим Большаков, генеральный директор X NET

Однако возникло естественное сопротивление изменениям:

«Когда мы провели ребятам базовый урок, я столкнулась с первой для себя проблемой — нежеланием специалистов работать в системе. Было какое-то отторжение: "это что-то новое, непонятное", "зачем мне это, я и так все помню". Я просто не понимала, почему так, это же здорово»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Сейчас в системе активно работают 11 человек — руководители и маркетолог. Полноценное внедрение для всех сотрудников планируется в ближайшее время.

Планы развития

Следующий этап — внедрение модуля «Бизнес-процессы».

«Сначала мы хотим начать с организационных процессов. Например, получения отпуска или отгула. Далее начнем автоматизировать процессы по основной деятельности и регулярным задачам. Таким, как проверки документации или ее согласование»Вадим Большаков, генеральный директор X NET

Параллельно развивается финансовый блок:

«Сейчас в процессе настройки также находится модуль "Финансы". Мы планируем интегрировать в систему банк "Точка". Еще нам интересно создавать и выставлять коммерческие предложения, счета и акты. Пока что я занимаюсь бюджетом проектов: вношу сумму, делаю разбивки, добавляю плановые поступления и расходы. Это необходимо, чтобы увидеть общую картинку по проектам»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Результаты трансформации

Мнение интегратора

«Мы настроили систему примерно за 2 месяца. Заказчик сам ответственно подошел к внедрению, начал создавать базы знаний, автоматизировать процессы. Поэтому команда достаточно быстро адаптировалась к работе в системе. И я думаю, что результат по эффективности был заметен сразу. Но еще непонятно, сколько необходимо времени для окончательного внедрения. В большей степени мы опираемся на то, как быстро заказчик может реагировать на вопросы и как сам описывает работу»Вадим Большаков, генеральный директор X NET

Впечатления команды

«Я люблю все организованное, поэтому в восторге от системы. Появилась огромная прозрачность того, что происходит. Ничего не теряется, все на месте. При этом я знаю, кто и в какой момент чем занимается. Меня радует, что ребята отмечают задачи выполненными и получают положительную оценку, а мне приходит об этом уведомление. Круто, когда в задачах пишут комментарии или когда тегаешь коллегу, а он отзывается»Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM

Выводы для других компаний

Опыт FORMA BIM демонстрирует эффективность подхода с привлечением профессионального интегратора. Ключевые факторы успеха:

1. Экспресс-аудит процессов на старте позволил точно определить потребности
2. Поэтапное внедрение снизило сопротивление изменениям
3. Автоматизация рутинных процессов высвободила ресурсы для развития
4. Централизация информации повысила прозрачность бизнеса
5. Готовые инструменты планирования ускорили запуск типовых проектов

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время