Кейс Аспро: Как Panda Ads выстроило управление бесконечными проектами

В мире digital-маркетинга есть два типа проектов. Первые — это спринты с четким началом и концом. Запустили кампанию, получили результат, закрыли проект. Вторые — это марафон без финишной прямой, где команда месяцами ведет клиента к успеху, адаптируясь к постоянным изменениям рынка.

Digital-агентство Panda Ads работает именно во втором формате. Их специализация — долгосрочное продвижение бизнеса клиентов в условиях, когда алгоритмы обновляются каждую неделю, а конкуренция постоянно растет. Как команде удается сохранять эффективность в таких проектах и почему они сменили CRM после шести лет использования — рассказывает Александр Гаврилин, CEO агентства.

Экспертиза на всех фронтах digital-продвижения

За семь лет работы Panda Ads сформировала комплексный подход к продвижению в интернете. Команда из 15 специалистов покрывает весь спектр digital-маркетинга:

1. Контекстная и таргетированная реклама
2. Создание промо-страниц
3. CRM-маркетинг
4. Продвижение в Telegram
5. Работа с маркетплейсами
6. SEO-оптимизация
7. Сотрудничество с блогерами
8. Копирайтинг

Такая экспертиза позволяет агентству решать задачи любой сложности и подбирать наиболее эффективные каналы для каждого бизнеса. В портфолио агентства — более 100 проектов, включая работу с лидерами отраслей: Благотворительным фондом Константина Хабенского, образовательным порталом GeekBrains, круизной компанией «Мостурфлот», производителем мужской одежды HENDERSON и Московским политехническим университетом.

Системный подход с первого дня

В отличие от многих стартапов, которые начинают с Excel и WhatsApp, в Panda Ads понимали важность автоматизации еще до регистрации юридического лица.

«Это не первый проект, в котором я участвую. Соответственно, необходимость внедрения CRM, а не ведение задач в Excel, Telegram или Skype, была изначально. То есть когда мы только сидели у юриста, подавали документы на регистрацию юридического лица, уже понимали, что нам нужна CRM».

Александр Гаврилин, CEO digital-агентства Panda Ads

Первой системой управления стал ПланФикс, с которым агентство проработало шесть лет. Система охватывала весь жизненный цикл клиента — от первого контакта до закрытия договора.

«В ПланФиксе было все, вся жизнь бизнеса: от знакомства с клиентом до акта сверки при расторжении договора. Изначально мы просто пошли выбирать систему управления и остановились на ПланФикс».

Александр Гаврилин

Когда сложность становится препятствием

Несмотря на функциональность, ПланФикс создавал серьезные барьеры в работе команды. Основная проблема заключалась в сложности интерфейса, особенно для новых сотрудников.

«Многие задачи в ПланФикс решались относительно сложно и долго. Плюс интерфейс системы, несмотря на все возможности кастомизации и регламенты, был достаточно сложным для понимания некоторыми членами команды».

Александр Гаврилин

Проблема усугублялась кадровой политикой агентства — команда часто брала специалистов без опыта работы, не только в digital, но и в принципе. Время адаптации к системе увеличивалось, а эффективность работы снижалась.

«Важно, что человек видит в системе: "Создать действия в хронике" или "Написать комментарий в задаче". Суть одна и та же, но для новичков это более понятный язык, что сильно упрощает работу. Поэтому в какой-то момент это достигло критической точки, и мы занялись вопросом переезда на какую-либо другую платформу».

Александр Гаврилин

Критерии выбора: простота плюс финансовый контроль

При выборе новой системы команда Panda Ads сосредоточилась на двух ключевых факторах:

1. Интуитивный интерфейс — система должна быть понятна любому сотруднику без длительного обучения
2. Интегрированный финансовый учет — возможность контролировать деньги в рамках каждого проекта

«Для нас было критически важно вести финансы в той же системе, в которой мы ставим и выполняем задачи. В противном случае можно было бы легко потерять где-то какую-то сумму зачисления, какую-то цифру и так далее. Это все снижает эффективность рабочего процесса и рентабельность бизнеса в целом».

Александр Гаврилин

По результатам анализа команда остановилась на Аспро.Cloud — системе, которая объединяет управление проектами и финансовый контроль в едином интерфейсе.

Миграция без простоев: две недели на полный переезд

Переход на новую систему прошел максимально быстро благодаря возможности импорта данных из CSV-файлов. Этот инструмент избавил команду от необходимости вручную воссоздавать каждую задачу и сделку.

«Мы перенесли всю информацию и перевели команду в Аспро.Cloud, наверное, за недели две. Но нужно тоже понимать, что мы занимались внедрением неполный рабочий день. То есть было так, что вечерком прикидывал, что нужно настроить, и переносил лиды, задачи, финансы».

Александр Гаврилин

Единственная настройка, которая потребовалась для корректного импорта — создание пользовательских полей в проектах под специфику агентства.

Архитектура процессов: от лида до результата

Этап 1: Автоматический сбор лидов

Потенциальные клиенты могут связаться с агентством через множество каналов:

1. Электронная почта
2. Форма на сайте
3. Telegram-бот
4. WhatsApp
5. Телефонные звонки

Все цифровые каналы интегрированы с Аспро.Cloud. Система автоматически создает карточки сделок и объединяет всю историю взаимодействия с клиентом в одном месте. Если клиент связывается через неинтегрированные каналы, менеджер вручную создает карточку в системе.

Управление воронкой продаж

Для контроля продажного процесса команда настроила детализированную воронку с четкими этапами. Каждое перемещение сделки между этапами запускает автодействия — система автоматически ставит ответственному менеджеру задачи на проведение брифинга, подготовку коммерческого предложения или другие необходимые действия.

Такая автоматизация исключает человеческий фактор и гарантирует, что ни одна возможность не будет упущена.

При успешном закрытии сделки система автоматически ставит задачу на передачу информации в отдел производства, обеспечивая бесшовный переход от продаж к выполнению.

Этап 2: Управление бесконечными проектами

После передачи информации специалисты создают отдельный проект под каждую услугу. Если клиент заказывает таргетированную рекламу и SEO, в системе появляется два независимых проекта.

Особенность работы Panda Ads — проекты не имеют четкой даты окончания. Команда сопровождает клиентов месяцами, постоянно адаптируясь к изменениям алгоритмов и рыночной ситуации.

Каждую неделю менеджер проекта ставит задачи исполнителям вручную. Несмотря на наличие в Аспро.Cloud шаблонов проектов и автодействий, команда сознательно отказалась от их использования.

«На текущем этапе нашего развития в этом нет необходимости. У менеджера проекта в регламенте прописаны основные этапы работы с клиентом. У нас достаточно быстро меняющаяся сфера. То, что запланировано неделю назад, завтра может быть уже неактуально».

Александр Гаврилин

Контроль времени и рентабельности

Для понимания экономики проектов все специалисты фиксируют затраченное время в каждой задаче. Система автоматически генерирует отчеты, которые позволяют сравнивать плановые и фактические показатели через наглядные графики.

Этап 3: Финансовое управление проектами

Первая оплата происходит еще до передачи проекта в производство. Дальнейшие платежи — ежемесячно. Счета выставляются прямо из карточки проекта с автоматическим заполнением данных контрагента.

После формирования документ автоматически отправляется клиенту по электронной почте одним кликом.

Все поступления и списания фиксируются в карточке проекта. На основе этих данных система рассчитывает прогноз денежного потока, рентабельность и остаток средств.

«Клиент оплатил счет, который включает в себя бюджет нашей услуги. Мы должны понимать, сколько мы можем еще потратить на рекламную систему, а сколько мы заработали с этого сами. Если бы у нас не было возможности отслеживать финансы по проектам, мы бы столько лет не прожили на рынке».

Александр Гаврилин

Результаты внедрения

Переход на Аспро.Cloud принес команде несколько важных улучшений:

1. Упрощение работы с продажами — новая воронка стала более наглядной и понятной для всех участников процесса

1. Снижение порога входа — новые сотрудники быстрее адаптируются к системе благодаря интуитивному интерфейсу

1. Единый центр управления — все процессы от лидов до финансов сосредоточены в одной системе

1. Улучшенный контроль рентабельности — интегрированный финансовый учет позволяет точно отслеживать экономику каждого проекта

«В Аспро.Cloud стало удобнее работать с продажами, появилась более наглядная воронка. Не могу сказать, что удалось добиться прям каких-то результатов, но мы решаем все свои задачи, функционала хватает».

Александр Гаврилин

Выводы для digital-агентств

Опыт Panda Ads демонстрирует несколько важных принципов для агентств, работающих с долгосрочными проектами:

1. Простота важнее функциональности — сложный интерфейс может нивелировать преимущества самой продвинутой системы
2. Финансовый контроль — основа выживания — без понимания экономики проектов агентство не сможет масштабироваться
3. Автоматизация должна быть гибкой — в быстроменяющейся среде digital жесткие шаблоны могут стать ограничением
4. Системный подход с первого дня — внедрение CRM на старте экономит ресурсы в долгосрочной перспективе

Системы управления бизнесом, подобные Аспро.Cloud, становятся особенно важными для агентств, работающих в формате долгосрочного сопровождения. Они позволяют сохранять контроль над процессами даже в условиях постоянных изменений и растущей сложности проектов.

Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.