Как интернет-агентство увеличило выручку в три раза с помощью комплексной автоматизации

Руководители бизнеса часто сталкиваются с дилеммой выбора IT-систем. Нужно найти решение, которое объединит управление продажами, проектами и финансами, при этом останется простым в использовании. Многие платформы либо перегружены излишним функционалом, либо не закрывают все потребности компании. История интернет-агентства ARTGK показывает, как правильный выбор системы управления может кардинально изменить бизнес-показатели.

Вызов: поиск универсального решения для растущего агентства

О компании ARTGK

ARTGK (ООО «Системные Бизнес Решения») работает на рынке интернет-разработки 18 лет. Агентство специализируется на запуске сайтов на готовых решениях 1С-Битрикс и Аспро, технической поддержке проектов и SEO-продвижении. Основные клиенты — представители малого и среднего бизнеса из разных регионов России.

Проблемы старой системы

Изначально компания разрабатывала сайты с индивидуальным дизайном на собственной ARTGK.CMS и вела проекты в самописной CRM-системе. Такой подход создавал серьезные трудности:

- Длительные циклы согласования дизайна с заказчиками

- Постоянные сдвиги дедлайнов проектов  

- Задержки платежей от клиентов

- Высокие затраты на поддержку и развитие собственных систем

Руководство приняло решение отказаться от самописных решений и перейти на готовую CMS для разработки сайтов. Параллельно встал вопрос о замене CRM-системы.

Неудачный опыт с популярной российской платформой

Первый выбор пал на одну из известных отечественных CRM-платформ. Однако и это решение не оправдало ожиданий:

- Для полноценной работы требовалась серьезная кастомизация

- Функционал не позволял комплексно управлять продажами и проектами

- Система не закрывала все потребности растущего агентства

Критерии для нового решения

На основе накопленного опыта руководство сформулировало четкие требования:

- Простой интерфейс без избыточного функционала

- Возможность выставлять коммерческие предложения, счета и акты в одной системе

- Объединение управления продажами и проектами

- Гибкие возможности настройки под бизнес-процессы

- Надежная техническая поддержка

- Стабильная команда разработчиков

Решение: внедрение Аспро.Cloud

Почему выбрали Аспро.Cloud

Ключевым фактором выбора стало то, что система изначально создавалась для внутренних нужд IT-компании. Это означало понимание специфики работы агентств и наличие необходимого функционала «из коробки».

«Выбор партнера по бизнесу — это серьезное решение, который определяет дальнейший успех. Оглядываясь назад, я рад, что мы выбрали именно компанию Аспро», — отмечает Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.

Процесс внедрения

Внедрение системы прошло без технических сложностей. Руководитель справился с настройкой самостоятельно, без привлечения специалистов. Команда быстро адаптировалась к новому интерфейсу благодаря его интуитивности.

«Техническая поддержка всегда отвечает моментально на все вопросы по системе и новому функционалу, прислушивается к пожеланиям, оперативно исправляют ошибки, если они имеются», — подчеркивает Геннадий Быков.

Ключевые модули и их применение

Модуль «Финансы»: автоматизация документооборота

Формирование коммерческих предложений стало значительно проще. Система работает по принципу конструктора: менеджер выбирает услуги из корпоративного прайса и автоматически формирует смету для клиента. 

Дополнительные возможности:

- Отправка КП непосредственно из системы

- Отслеживание факта открытия предложения клиентом

- Контроль KPI менеджеров по ежедневному формированию коммерческих предложений

Модуль «Проекты»: масштабирование без потери качества

«Функционал продаж и проектов на момент покупки у команды Аспро.Cloud был один из лучших. Считаю, что так остается и по сей день», — говорит руководитель ARTGK.

Благодаря внедрению модуля «Проекты» команда смогла принимать в работу в три раза больше заказов. Ключевые инструменты:

- Тайм-трекер для учета времени по задачам

- Карточки проектов с полной информацией о заказчике и техническом задании

- Шаблоны проектов для стандартизации процессов запуска сайтов и SEO-оптимизации

- Автоматизация рутинных операций через систему автодействий

Результат: команда стала завершать проекты досрочно, что освободило ресурсы для новых заказов.

Автодействия: умная автоматизация бизнес-процессов

Система автодействий охватила все ключевые процессы:

- Воронка продаж

- Управление задачами  

- Обработка счетов

- Выполнение проектных шаблонов

Счета и документооборот

Ежедневно агентство выставляет 20-30 счетов. Процесс полностью оптимизирован:

- Настроены корпоративные шаблоны с печатью и подписью руководителя

- Менеджеры выбирают услуги из прайса и отправляют на согласование

- При забывчивости сотрудника срабатывает автоматическая отправка через час

- Согласование с руководителем занимает считанные минуты

Автоматические напоминания об оплате

Система самостоятельно отслеживает неоплаченные счета и отправляет напоминания клиентам через 3, 6 и 20 дней после выставления.

Автоматизация продажи лицензий

Агентство продает лицензионные продукты 1С-Битрикс и Аспро. Раньше менеджеры отправляли активационные ключи вручную. Теперь процесс полностью автоматизирован:

- В модуле «Списки» создан реестр всех доступных ключей

- После оплаты счета клиент автоматически получает купон на активацию

- К письму прикладывается подробная инструкция по активации

«Все еще бывают случаи, когда клиенты просят помощи с активацией. Само собой, мы идем навстречу, но в планах автоматизировать и этот процесс. Чтобы клиент лучше понимал, как активировать ключ, мы планируем записать видеоинструкцию и прикреплять ее к письму», — планирует Геннадий Быков.

Нестандартное применение: корпоративное обучение

Библиотека успеха

«Рынок IT динамично развивается, и мы делаем все, чтобы наша команда обучалась и развивалась. В офисе мы создали «Библиотеку успеха», в нее я закупил лучшие книги, которые сам регулярно читаю. Книги знакомят нас с историями успеха других людей и позволяют перенять опыт. Я и моя команда изучаем лучшие книги, которые рекомендует Герман Греф и Владимир Моженков», — рассказывает руководитель.

Для управления корпоративной библиотекой компания использует модуль «Списки». Система отслеживает:

- Кто и когда взял книгу

- Планируемую дату возврата

- Доступность материалов для других сотрудников

Контроль изучения английского языка

«В нашей компании вся команда изучает английский язык. Это бесплатное и обязательное мероприятие для каждого сотрудника», — подчеркивает Геннадий Быков.

Для мониторинга прогресса настроены специальные KPI:

- Результаты экзаменов по английскому языку каждые несколько месяцев

- Количество прочитанной профессиональной литературы

- Прохождение дополнительных курсов

«KPI нужны для того, чтобы понимать, как развивается сотрудник. Также эти показатели учитываются при повышении сотрудника в должности, на которую он претендует. Если сотрудник ничего не читает, не показывает результаты в английском и не проходит курсы — это первый звоночек, что не все хорошо. Мы обращаем на это внимание», — объясняет подход руководитель.

Результаты: тройной рост выручки

Цифровая трансформация бизнеса

Благодаря внедрению Аспро.Cloud компания оцифровала практически все бизнес-процессы. У руководителя появилась полноценная панель управления предприятием с возможностью:

- Контролировать весь денежный поток

- Отслеживать выставленные и оплаченные счета

- Мониторить время выполнения задач сотрудниками

- Анализировать конверсию продаж

Масштабирование без потери качества

Автоматизация процессов позволила увеличить нагрузку на команду без ущерба качеству и соблюдению дедлайнов. Каждое действие сотрудника стало измеримым и подотчетным.

«Теперь я могу одновременно отслеживать эффективность работы сотрудников через приложение и гулять по прекрасному городу Сочи со своей семьей», — делится Геннадий Быков.

Финансовые показатели

Основной результат — выручка компании выросла в 3 раза. На текущий год команда планирует аналогичный рост и дальнейшую цифровизацию процессов.

«С выбором Аспро.Cloud мы не ошиблись, команда всегда разрабатываются актуальные инструменты для работы digital-агентств. Я считаю, что сейчас на рынке это лучшая CRM для веб-студии», — резюмирует руководитель ARTGK.

Выводы для других агентств

Опыт ARTGK демонстрирует, что правильно выбранная система управления может стать катализатором роста. Ключевые факторы успеха:

1. Комплексный подход — объединение управления продажами, проектами и финансами в одной системе

2. Автоматизация рутины — освобождение времени сотрудников для решения стратегических задач  

3. Масштабируемость — возможность увеличивать объемы без пропорционального роста команды

4. Измеримость процессов — контроль всех ключевых показателей в реальном времени

5. Гибкость настройки — адаптация системы под специфику конкретного бизнеса

Результат ARTGK показывает: инвестиции в правильную автоматизацию окупаются многократным ростом бизнеса.

Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.