Настроили финансовый учет и нашли переплаты на 40 000 ₽
Чтобы вести финансовый учет компании, нужно внимательно учитывать все поступления и списания со счета. Но если бюджет ведется раздельно на каждый проект, то финучет становится еще сложнее — важно не запутаться в денежных потоках с разными заказчиками. В таком случае просто необходим удобный инструмент для учета финансов. Именно это понял руководитель компании BIMPRO, на опыте которого написан этот кейс.
Что было до Аспро.Финансы
Компания BIMPRO занимается разработкой проектной документации. Соответственно, каждый проект требует особенного подхода по распределению бюджета: расходы могут меняться, в зависимости от длительности разработки, задействованных в работе специалистов. Руководителю требуется ставить задачи, следить за результатом их выполнения и вести финансовый учет в разрезе каждого проекта. Первые месяцы после открытия компании Анна Николаева, генеральный директор BIMPRO, вела финучет в Excel-таблицах, что оказалось очень неудобным.
Что изменилось с Аспро.Финансы
Компания достаточно быстро ушла от Excel-таблиц. Когда все финансовые показатели и операции перевели в Аспро.Финансы, наконец получилось увидеть общую картину — уже через пару месяцев использования сервиса отчеты по движению денежных средств и ПиУ начали формироваться быстро.
А в первую же неделю после внедрения Аспро.Финансы компания обнаружила переплаты на 40 000 ₽. Спасла положение коррекция финансового плана. Для планирования руководитель использовал инструменты: бюджет доходов и расходов и платежный календарь.
Учет финансов по проектам
Компания BIMPRO ведет финансовый учет каждого отдельного проекта, в том числе распределяет бюджет, контролирует план и факт доходов и расходов. Учет каждого проекта позволяет предотвратить кассовый разрыв, чтобы не случилось ситуации, когда деньги одного заказчика были израсходованы на нужды другого.
Аспро.Финансы позволяет заводить отдельные карточки проектов. Так у руководителя есть постоянный доступ к документации, которая относится к конкретному заказчику, а поступления на счет и расходы по проекту не путаются с другими издержками компании. Дополнительно есть платежный календарь — этот инструмент также помогает избежать кассовых разрывов и учитывать все предстоящие финансовые операции по проекту.
Оценивая все финансовые показатели, система сама рассчитывает рентабельность проекта. Это позволяет руководителю принимать взвешенные управленческие решения, опираясь на фактические данные.
Впечатления директора от внедрения Аспро.Финансы
Спустя два месяца Анна Николаева, генеральный директор BIMPRO, поделилась своими впечатлениями. Она отмечает, что команда сэкономила существенное время, потому что больше не требуется вручную оформлять отчеты и выставлять счета. Процесс переноса данных и обучения персонала занял два месяца, но в итоге сотрудники остались довольны.