Финансовый учет компании: понятие, задачи и алгоритм внедрения

Финансовый учет — это система сбора, систематизации и анализа информации о доходах и расходах компании. Предприниматель смотрит на актуальные цифры и понимает, сколько он заработал и куда потратил. Вместо кипы квитанций, чеков и актов — всего три таблицы. Как организовать такой же порядок в финансах, рассказываем в статье. Вы узнаете: 

1. что такое финучет и для чего он нужен;
2. почему одной бухгалтерии для анализа мало;
3. из чего состоит учет финансов для малого бизнеса;
4. как за 3 шага создать финучет в компании;
5. какие инструменты для этого нужны;
6. где таятся ошибки и как их избежать;
7. о чем спрашивают предприниматели;
8. что главное нужно знать о финучете.

Основы финансового учета для бизнеса: зачем он нужен

Финучет — это система учета всех финансовых операций компании. Финансовый учет охватывает все деньги, которые проходят через бизнес — вчера, сегодня и завтра. 

Финучет помогает предпринимателям принимать решения на основе цифр: математика вместо интуиции, анализ и точный прогноз вместо спонтанных планов и необдуманных трат.

Что обеспечивает финансовый учет:

1. Планирование и оптимизацию расходов. Сколько мы можем позволить себе потратить на закупку сырья? Какие статьи расходов стали неоправданно расти и требуют контроля?
2. Прогноз кассового разрыва. Если дать клиенту рассрочку на оплату, в кассе хватит денег на зарплаты сотрудников?
3. Календарное планирование расходов. Когда нужно закупать сырье — до оплаты аренды или после?
4. Выбор направлений роста. Какие товары приносят больше прибыли, чтобы увеличить их производство?
5. Оценка финансового здоровья. Инвестиции помогут остаться на плаву или компания обречена стать банкротом из-за долгов?
6. Взаиморасчеты с контрагентами. Кто нам должен и кому должны мы? Не пора ли выставить предоплату или напомнить о долге? 
7. Понятие прибыли, а не просто денег. Куда ушла вся выручка с продаж, если на счетах снова пусто?

Бухгалтерский и финансовый учет для малого бизнеса — в чем разница

По закону все юридические лица должны вести бухучет. Бухгалтерская отчетность нужна налоговой и государству, то есть внешним пользователям, а бизнес-партнерам, собственникам фирмы и топ-менеджерам важнее финансовый учет Главная задача финучета — обеспечить собственников и менеджмент информацией для принятия эффективных управленческих решений.

Таблица сравнивает два способа, как вести финансы в бизнесе — с помощью бухгалтерского и финансового учета.

Таблица сравнения бухгалтескрог

Фин учет — это не замена бухгалтерии, а дополнение. Он помогает принимать актуальные решения, потому что отражает текущую финансовую картину, а не только данные за прошлые периоды.

Как вести учет финансов: основные инструменты

Финучет строится на трех основных документах, рассмотрим их особенности. 

Взаимосвязь трех главных финансовых отчетов: Баланса, ОДДС и ОПиУ

Отчет о движении денежных средств (ОДДС)

В отчет попадает информация о денежных потоках компании. ОДДС помогает избегать кассовых разрывов и показывает:

1. сколько денег у компании сейчас; 
2. куда они уходили;
3. откуда поступали. 

Отчет составляют кассовым методом — то есть учитывают только те деньги, которые фактически пришли и ушли со счетов. Например, фирма получила аванс, но еще не выполнила работу, — деньги отразятся в ОДДС. 

Глобально финансовый отчет состоит из поступлений и списаний, которые разделены на статьи учета. Все денежные операции делят по виду деятельности на операционную, инвестиционную и финансовую. 

Итог отчета — сальдо денежных потоков, то есть сколько денег останется на счету. Иногда сальдо может быть отрицательным, если выбыло больше, чем поступило. По ОДДС предприниматель видит, откуда именно пришли и на что ушли деньги.

Поступления и списания содержат подразделы — статьи учета. К примеру, компания может тратить деньги на производство товаров и управление офисом. В отчете ДДС эти издержки могут быть разнесены, чтобы предприниматель понимал, какие расходы нужно сократить.

Например, в разделе «Операционная деятельность» можно детализировать поступления: отдельно оплаты от клиентов и полученные авансы. А в расходах могут быть статьи: закупка сырья, аренда офиса, зарплата и налоги. Это помогает увидеть, какие именно операции генерируют наибольший приток или отток денег.

Периодичность формирования ОДДС предприниматель определяет сам, в зависимости от задач управления. Главное — делать это регулярно. Только систематический анализ поможет отслеживать состояние денежного потока: положительное сальдо говорит об избыточности, а отрицательное — о дефиците.

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

Если ОДДС отражает текущее состояние кассы, то ОПиУ — результат работы, потому что отчет о прибылях и убытках заполняется по закрывающим документам. Завершили сделку, подписали акт выполненных работ или отгрузили товар — можно внести выручку в ОПиУ, даже если клиент еще не оплатил счет. Аванс, наоборот, выручкой не считается — это предоплата. Аванс станет выручкой после выполнения работ.

Основные разделы: 

1. Выручка — общий доход от продаж.
2. Себестоимость (прямые издержки) — прямые расходы на изготовление товара или оказание услуги.
3. Косвенные (операционные) расходы — затраты на административные, хозяйственные, рекламные и иные нужды.
4. Валовая прибыль — разница между выручкой и себестоимостью.
5. Чистая прибыль — общий доход компании за вычетом всех издержек.
6. Рентабельность — это относительный показатель эффективности. Например, рентабельность продаж — это отношение прибыли к выручке.

Как и ОДДС, отчет ПиУ разделен на статьи. Это помогает анализировать рентабельность отдельных продуктов или направлений, контролировать самые крупные статьи затрат и принимать решения об их оптимизации.

Управленческий баланс

Управленческий баланс — это сводная таблица, которая показывает, какими активами владеет компания и за счет каких пассивов они приобретены. Пассивы — это собственный капитал или заемные средства, а активы — материальное и нематериальное имущество. Чтобы сформировать баланс, нужны данные управленческого или бухгалтерского учета. 

Чистая прибыль из ОПиУ попадает в пассив баланса, а остаток денег из ОДДС — в актив

Баланс состоит из двух равных частей:

1. Активы — это то, что компания использует для получения денег в будущем. В том числе внеоборотные активы, к примеру, оборудование, интеллектуальная собственность, долгострой, и оборотные: сырье, товары, дебиторка и деньги на счетах. 
2. Пассивы — это то, откуда активы получают финансирование. В том числе капитал, резервы, кредиты и долги перед поставщиками.

Активы и пассивы компании должны сойтись. Если они не равны, то в балансе есть какая-то ошибка: неучтенная задолженность, например. 

Как вести финансовый учет в бизнесе по этапам

Вся работа с финансами состоит из трех шагов.

1. Собираем финансовые данные

О доходах и расходах бизнеса можно узнать из 1С, банка, первичных документов. Нужны данные о наличных операциях, акты выполненных работ, накладные, авансовые отчеты сотрудников. Главное правило — фиксировать нужно все, даже незначительные траты. 

Если используете сервис для финучета, он автоматизирует сбор данных. Интеграции с банками и информационными системами помогают автоматически подгружать операции в сервис, где они распределяются по статьям. Ваша задача на этом этапе — проверять и уточнять эти разнесения, обучая систему правилам вашего бизнеса. 

2. Формируем справочник статей

Так как считать доходы и расходы в бизнесе с помощью финучета — это не строгое требование, а желание самого предпринимателя, то и формат отчетов можно адаптировать под себя. Ключевой шаг — создание понятного и детального справочника статей доходов и расходов. Именно на этом этапе вы решаете, как детализировать статьи. Например, разделите выручку не просто на «оказание услуг», а на конкретные направления: «SEO-продвижение», «Контекстная реклама», «Создание сайтов». Это позволит вам проанализировать рентабельность каждого направления и понять, куда вкладывать ресурсы.

Статьи учета на примере отчета ПиУ в Аспро.Финансы

Группировка операций для ведения финансов компании должна быть понятной. Важный принцип, по которому можно выделять статьи учета  — разберется ли новый сотрудник, куда разносить поступления и списания или нет.

3. Анализируем показатели бизнеса и принимаем решения

Контроль — самая важная часть, если вы ее пропускаете, то составляете отчеты ради отчетов, а не для результата. Что нужно сделать: 

1. Определите показатели, которые хотите отслеживать. К примеру, смотрите за чистой прибылью.
2. Установить периодичность анализа. К примеру, еженедельно сравниваете показатели.
3. Принимать решения на основе контроля. К примеру, чистая прибыль падает, поэтому запускаете рекламу для повышения продаж. 

Если вы собираете данные вручную и вносите их, например, в таблицу Excel, то контролировать показатели придется с определенной периодичностью самостоятельно. Раз в месяц нужно выделить время, чтобы сформировать ОДДС, ПиУ и баланс. 

Намного удобнее со специализированным сервисом:

1. он сам формирует отчеты — вам нужно только задать период;
2. кроме учета доходов и расходов, система автоматически рассчитывает показатели: валовую и чистую прибыль, рентабельность;
3. все финансовые показатели можно смотреть в динамике на виджетах. 

На рабочем столе собраны все важные финансовые показатели компании

Инструменты для учета финансов организации

Финучет предполагает много расчетов. Делать их вручную — долго, утомительно и чревато ошибками. Поэтому лучше выбирать инструменты, которые автоматически делают расчеты: таблицы Excel или специализированные сервисы. 

Excel и Google таблицы

Отчеты ПиУ и ДДС — табличные формы, поэтому их можно оформить в Excel. Но учет доходов и расходов придется вести отдельно. Создайте таблицу с несколькими столбцами — так можно сразу делить все поступления и списания со счетов на статьи, а потом определять их сумму. К примеру: 

Деление расходов на статьи учета в Excel

Табличный учет подходит компаниям и ИП, если за отчетный период проводится мало денежных операций. 

Плюсы: 

1. с Excel знакомы практически все офисные сотрудники;
2. Google таблицы можно использовать бесплатно и в онлайн; 
3. гибкость и полный контроль над форматами.

Кстати, о бесплатном использовании таблиц. Действительно, чтобы пользоваться Google документами, не нужно оплачивать подписку или покупать лицензированный софт. Но кроме прямых расходов, есть скрытые: это время и стоимость допущенных ошибок. Чем больше данных, тем дороже обходится ручной финучет. 

Сколько стоят табличные данные, можно узнать с калькулятором.

Минусы: 

1. каждую статью доходов и расходов нужно вносить вручную; 
2. любую информацию об операции, кроме цифр, нужно хранить отдельно, иначе таблица будет очень перегруженной; 
3. чтобы получить дополнительные финансовые показатели, к примеру, рентабельность, нужно вручную и без ошибок настроить формулы; 
4. сложно масштабировать таблицу, когда бизнес растет; 
5. чтобы несколько пользователей могли вносить данные в Excel, документ придется постоянно актуализировать и хранить в общем доступе. 

Автоматизированные сервисы

Самый большой плюс специализированного софта: он сам знает, как правильно вести финансовый учет. А значит, и пользователи быстро освоят эту науку — с подсказками от программы. Все операции корректно формируются в отчеты, главное адаптировать систему под свои процессы один раз. И вести учет проще, потому что: 

1. сервисы экономят время и сокращают ошибки — не нужно вручную заполнять строки, система сама подтягивает информацию о денежных операциях из банка;
2. можно посмотреть подробную информацию о каждой цифре — софт детализирует каждую строчку отчета;
3. все данные хорошо визуализированы — по дашбордам все понятно с первого взгляда, а при необходимости можно углубиться в сами отчеты.

Чтобы выбрать инструмент для финучета, оцените объем операций, размер команды и потребность в автоматизации. Для небольшого бизнеса и если у сотрудников достаточно времени на заполнение отчетов вручную, можно использовать таблицы. Если же компания растет, а денежных операций становится все больше, нужна автоматизация и специальный софт.

Ошибки и риски при ведении финансового учета

Чтобы финучет помогал бизнесу, а не стал лишней обязанностью, которая съедает время руководителя, избегайте этих ошибок: 

1. Неправильная классификация расходов. Иногда кажется, что делить издержки на статьи не очень важно, ведь все в итоге складываются в одну сумму. Но это неверно: если затраты на рекламу записывать в производственные расходы, то вы не сможете корректно рассчитать себестоимость товара. А если траты на продукты ИП смешивать с расходами фирмы, то вы никогда не увидите реальную прибыльность бизнеса.
2. Нет понимания, какая сумма отражена в отчетах. Если просто записывать суммы операций без расшифровки, то легко запутаться — на что и когда ушли эти деньги. Нужно в любой момент иметь возможность детализировать каждую цифру в отчете вплоть до времени сделки.
3. Нет финансового плана. Часто предприниматели знают, как вести учет денег в бизнесе, но не понимают, как планировать их доход и расход. Тогда бизнесмен работает только по прошлым показателям, а не ориентируется на будущее. План поможет понять, отклоняется ли вы от желаемых результатов, и если да, то почему. Сравнивать план/факт нужно, чтобы корректировать стратегию развития бизнеса.
4. Управленческие решения принимаются на основе устаревших данных. Если смотреть за показателями месячной давности, теряется адаптивность: когда изменились условия, нельзя принять решение быстро. Решение — ежедневная актуализация отчетности. 
5. Принятие решений по одному отчету. К примеру, если смотреть ПиУ раз в месяц, бизнес может выглядеть доходным. Но при оплате поставок у предпринимателя нет денег. Так проявляется кассовый разрыв, когда движение денег не под контролем. Используйте связку ОПиУ и ОДДС, а платежный календарь поможет видеть все предстоящие поступления и списания.

Посмотрим на ИП Краснова. Он поставил в городе 10 автоматов с кофе и выручил за первый месяц 150 000 ₽. 100 000 ₽ из них он потратил на свои нужды. Еще 50 000 ₽ — на аренду мест под автоматы. Когда пришло время закупать зерновой кофе, молоко и воду, денег не осталось. Это то, что финансисты называют кассовым разрывом. Краснов не попал бы в такую ситуацию, если бы следил за денежным потоком и правильно вел финучет. 

С финансовым учетом бизнес развивается планомерно, а без него — непредсказуемо. Руководитель должен анализировать каждый шаг компании, и возможно это только при контроле за финансами. 

FAQ

Объясните понятно, что такое финучет? 

Финансовый учет — это простыми словами контроль за всеми деньгами бизнеса. Откуда они появились, куда ушли и сколько принесли чистой прибыли. 

Нужен ли учет финансов компании на старте бизнеса?

Да, финучет полезен всегда и, особенно, в сложных периодах: на старте, при масштабировании, кризисе. Руководитель может понять, насколько успешен стартап, когда он выйдет на точку безубыточности. 

На какой период составлять платежный календарь?

Средний период — на месяц вперед. Это важно, потому что есть ежемесячные платежи: аренда, зарплаты сотрудников и так далее. 

Главное о финучете

1. Финансовый учет — не замена бухучета, а дополнение к нему. Финучет нужен, чтобы управлять бизнесом, а бухгалтерский учет, чтобы платить налоги и отчитываться перед ФНС.
2. Финучет состоит из множества отчетов, в том числе базовые — ПиУ, ДДС и баланс. Вид и содержание отчетов можно настраивать под себя. 
3. Чтобы вести финансовый учет, нужно собирать информацию о денежных операциях, анализировать ее и планировать будущие расходы и поступления. Удобнее всего это делать в облачных сервисах для финучета.

Сервис финучета Аспро.Финансы

Автоматизируйте учет финансов бизнеса и принимайте решения на основе цифр.
Бесплатная регистрация >>