Что такое пребординг персонала: новый сотрудник в компании

Если онборинг (onboarding) – это сопровождение уже состоявшегося новичка в коллективе, то пребординг (preboarding) – это подготовка к устройству на работу, цель которой – помочь кандидату освоиться освоиться в новой среде, познакомиться с членами команды, сократить время адаптации и уровень стресса.

Источник изображения: https://projecto.pro/

Нужен ли пребординг на новой работе и какое он имеет значение для бизнеса? Давайте разбираться. 

Что такое пребординг персонала

Термин происходит от английского слова preboarding, что дословно переводится как «предварительная посадка», например, на самолет или корабль. 

Пребординг сотрудников – это взаимодействие с соискателем между получением/принятием предложения об устройстве и первым полноценным рабочим днем.

Уже здесь компании выгодно готовить будущего сотрудника к новой роли и создать правильное первое впечатление: знакомить с правилами и условиями, погружать в корпоративную культуру.

Если отказаться от пребординга, то может получиться обратный эффект: вместо «мягкой посадки», онбординга, вы получите стресс, шок и быстрый отказ от работы, и тогда весь цикл поиска и найма нужно будет начинать сначала, а это далеко не дешево и совсем не быстро. В некоторых сферах найти свободного специалиста – дело нескольких месяцев. Все это время пул задач будет простаивать и накапливаться, что усугубит выход на работу другого кандидата.

Примерно такая же подготовка к «посадке» есть в маркетинге при работе с будущими клиентами – с момента первого контакта и до заключения сделки, в соответствии с картой пути клиента (CJM). Что мешает применять аналогичные подходы при найме персонала?

Чаще всего во время пребординга представитель HR-службы, ответственный за адаптацию сотрудников:

1. присылает приветственные письма и инструкции для соответствующей должности;
2. дает доступ к корпоративным ресурсам или специальным чатам;
3. выдает информационные материалы для самостоятельного изучения;
4. лично рассказывают о компании, организуют экскурсию по рабочему месту и т.п;
5. подготавливает инструменты, форму и оборудование.

Пребординг и онбординг

Пребординг персонала – это подготовка ДО выхода сотрудника на работу, а онбординг – это процесс сопровождения сотрудника уже ПОСЛЕ выхода на рабочее место.

Технически пребординг не связывает компанию с будущим сотрудником кроме выданного ему оффера, но в интересах HR-службы сделать так, чтобы новый сотрудник дошел начал работать.

При онбординге речь уже идет о полноценном официальном трудоустройстве, пусть даже и с испытательным сроком. Здесь задачи HR и руководства компании сводятся к тому, чтобы новоиспеченный сотрудник остался создавать ценный конечный продукт.

Цель пребординга персонала

Главная цель пребординга – это снизить риск срыва оффера. С его помощью повышается эффективность процесса найма, ведь пока официальный договор не подписан, новый сотрудник еще может передумать и уйти к конкурентам.

По данным одного из исследований CIPD, почти 27% работодателей Великобритании сталкиваются с ситуацией, когда новички не выходят на работу после получения оффера. Совместное исследование Нетологии, TalentTech и FL показало, что от 15% до 29% сотрудников в 2020 году увольнялись, отработав буквально пару месяцев.

Некоторые компании игнорируют этап пребординга, но это серьезная ошибка в нишах с высокой конкуренцией.

На этапе пребординга работодатель решает следующие задачи:

1. Повышает вовлеченность и интерес к новому месту работы.
2. Снимает тревожность и барьеры, делая процесс найма более открытым, прозрачным и дружелюбным. К примеру, можно ознакомить с общими документами, организовать общение с коллегами, руководителем и т.п.
3. Обеспечивает непрерывный контакт с будущим сотрудником, чтобы он не потерял работодателя из виду и не передумал.
4. Заблаговременно подготавливает рабочее место (доступы, инструменты и материалы, рабочую форму, оборудование и т.п.), а также оповещает коллектив.

Плюсы пребординга персонала

Успешная подготовка к выходу на работу напрямую связана с повышением эффективности найма. Каковы же основные плюсы от пребординга?

Снижение текучести кадров

Качественный процесс пребординга помогает бизнесу удержать кандидатов, которые могут сомневаться в выборе компании по тем или иным причинам, например, если они имеют на руках сразу несколько приглашений от разных работодателей.

Когда сотрудник получает доступ к интересующей его информации, он чувствует внимание и может понять ожидания работодателя, сопоставить их со своими. Человека как бы заранее впускают в трудовой коллектив.

Все это снижает риск отказа от оффера, стимулирует лояльность и уверенность кандидата, снижает желание ухода в первые месяцы – человек понимает, куда идет и как будет выглядеть рабочий процесс.

Ускорение адаптации новых сотрудников

Новички заранее знакомятся с корпоративной культурой, правилами этикета и традициями, ключевыми рабочими процессами и инструментами.

Соответственно, войти в рабочий режим становится проще, а это особенно важно для компаний с масштабной структурой и с высокими требованиями к результативности в первые недели.

Повышение лояльности и вовлеченности

Внимательное отношение на старте обещает не менее внимательно отношение уже после трудоустройства. Новый работник видит, что компании и ее руководству есть до него дело – это придает ощущение значимости и стимулирует доверие к работодателю. А если человек быстрее вовлекается в рабочие процессы, то и адаптироваться ему будет проще.

Хорошее отношение к персоналу идет на пользу имиджу работодателя. В нишах, где за потенциальных сотрудников приходится бороться, это особенно важно: положительно настроенный кандидат может стать адвокатом компании и начать рекомендовать трудоустройство своим друзьям и знакомым.

Укрепление бренда работодателя

Пребординг способен повысить репутацию компании на рынке труда: кандидаты делятся опытом с другими соискателями — во времена социальных сетей и независимых площадок с отзывами это закономерное явление.

Раскрученный HR-бренд – это стабильный приток новых специалистов. А чем больше у вас претендентов, тем шире и лучше выбор. Это особенно ценно в условиях жёсткой конкуренции за квалифицированные кадры.

Распределение нагрузки на HR-специалистов

Технически нагрузка на HR-службу с внедрением пребординга возрастает, так как добавляется еще один этап в цепочке найма новичков. Но нагрузку можно распределить по времени: часть вопросов закрывается еще до выхода сотрудника в офис. Соответственно, никакого аврала и стресса из-за того, что все нужно сделать одним днем. Особенно это касается процесса ознакомления с документами – дома, в комфортной обстановке, удобнее изучить миссию, трудовой договор и другие документы. Это экономит силы как рекрутеров и наставников, так и самого претендента.

Снижение рисков и ошибок

Когда у новичка есть понимание того, куда он идет, что ему предстоит делать, с кем коммуницировать и т.п., ему легче погрузиться в рабочий процесс. С четкими вводными инструкциями и правилами работы на входе вероятность допустить критические ошибки в первые дни работы будет заметно ниже.

Основные компоненты программы пребординга

Приветственные коммуникации и письма

Первый контакт после получения оффера задает тон дальнейшему взаимодействию.

Основные элементы коммуникации на старте адаптации персонала:

1. Благодарственные письма (на личный email сотрудника, отправку нужно осуществлять с узнаваемого корпоративного адреса, чтобы он соотносился с брендом компании).
2. Сообщения в мессенджерах (отправка сообщений со знакомого номера, например, от HR-специалиста, с которым новый сотрудник уже общался).
3. Звонки (со знакомого номера).

В сообщении важно подтвердить выбор сотрудника, поблагодарить его за внимание и дать базовую информацию о дальнейших шагах.

Знакомство с командой и будущими коллегами

Это может быть созвон или видеоконференция, офлайн-встреча или записанная видео-презентация.

Основная задача – уменьшить стресс в первый рабочий день, важно создать благоприятную атмосферу. Например, можно заранее представить наставника, будущих коллег и руководителя, показать место работы и т.п. – плавно погрузить претендента в работу. Это помогает сотруднику быстрее адаптироваться.

Подготовка рабочего места и технических инструментов

Если на входе в офис используются технические устройства контроля и идентификации, то без добавления данных новичка в базу проход ему будет закрыт. Представьте себе ситуацию, что вы пришли на работу, а вас не пускают. 

Поэтому до выхода сотрудника на работу важную роль играют его рабочие устройства: завести аккаунты и логины, выдать аппаратные ключи и идентификаторы, пропуски и прочее. Все это позволит начать работать без простоев и лишних шероховатостей.

Предоставление доступа к корпоративным ресурсам

Речь идет о внутренних интранет-порталах, обучающих платформах, базах знаний, системах управления проектами и задачами, рабочих чатах и т.п. Это все то, где собрана информация о компании и ее рабочих процессах.

Такой доступ помогает новичку заранее освоить необходимые материалы и быстрее включиться в работу.

Обратите внимание на доступ к чувствительным данным. Если претендент не устроится на должность, то он может воспользоваться полученной информацией в своих целях.

На этапе качественного онбординга рекомендуем закреплять наставника с обязательным контролем его работы и внедрять системы автоматического тестирования знаний. Так сотруднику будет проще подготовиться к сдаче квалификационного теста по итогам испытательного срока.

Welcome-пакеты и корпоративные материалы

Это все то, что может нести ваш бренд как классного работодателя в массы: брендированная продукция (блокноты, кружки, ручки, другие аксессуары) и ключевые документы (ценности компании, правила, миссия и т.п.).

Не менее важен список контактов – с кем можно связаться и по каким вопросам, кто может оказать поддержку в период адаптации. Это не только элементы PR, но и способ показать внимание и заботу о сотруднике с первых шагов.

Этапы проведения пребординга

Технически этапы пребординга во многом совпадают с его основными компонентами:

1. Подтверждение оффера и первое взаимодействие.
2. Подготовка документации и доступов.
3. Первичные коммуникации и знакомство с культурой компании.
4. Настройка рабочего места и технических инструментов.
5. Вовлечение через контент и мини-задачи (например, онлайн-обучение, заполнение личного профиля, ознакомление с FAQ, разные опросы и аналогичные активности, возможно даже с элементами геймификации).
6. Финальное напоминание перед выходом.

Но в каждом конкретном случае алгоритм сопровождения кандидата от оффера до выхода на работу может быть своим, поэтому опишем процесс со стороны HR-специалистов.

Планирование и подготовка

HR определяет временные рамки пребординга, согласует ключевые задачи с руководителем и смежными отделами. На этом этапе формируется список необходимых действий: подготовка оборудования, оформление документов, разработка приветственных материалов и контента для кандидата.

Назначение ответственных лиц и наставников

Здесь важно распределить зоны ответственности — определить, кто из HR-отдела:

1. ведет коммуникацию,
2. подготавливает рабочее место,
3. отвечает за доступы и технику,
4. подключает будущего руководителя или команду,
5. контролирует процесс.

Все это поможет новому сотруднику чувствовать себя нужным и повысить уровень удержания и вовлеченности.  

Разработка плана коммуникации

HR продумывает этапы онбординга, какие сообщения будут отправлены кандидату, в каком формате и с какой частотой.

Сюда входят приветственные письма, инструкции, информация о корпоративной культуре и ценностях, а также ответы на популярные вопросы.

План эффективной коммуникации должен создавать ощущение поддержки и вовлеченности, а не перегружать нового сотрудника.

Большинство сервисов корпоративной почты не умеет работать с триггерами, но рассылки можно автоматизировать на базе ESP-сервисов. Вообще, план коммуникации пребординга можно тесно интегрировать с общей стратегией email-маркетинга компании.

Реализация мероприятий

Если на предыдущих этапах было в основном планирование и проектирование, то здесь осуществляется непосредственная реализация.

Когда кандидат подтверждает дату выхода, запускаются рассылки, выдаются информационные материалы, проводятся онлайн-встречи, подготавливается инфраструктура и т.п.

Ответственный HR-специалист отслеживает исполнение каждого шага, фиксирует обратную связь и при необходимости корректирует процесс адаптации для конкретного кандидата.

Практические инструменты и методы

Цифровые платформы и сервисы

1. специализированные HR-платформы и софт
2. корпоративный портал (он обычно работает на базе CMS-системы/движка сайта и позволяет автоматизировать часть процесса: предоставление инструкций, контроль выполнения задач, заполнение профиля и т.п.);
3. система управления задачами (чаще всего используется в небольших, но динамичных командах, при работе над продуктами или проектами, может содержать обучающие материалы, документацию и пр.).

Видеообращения, интерактивные материалы и рассылки

Видеоприветствия от руководства или команды создают эффект личного контакта и помогают новому сотруднику почувствовать атмосферу компании. Интерактивные презентации, тесты или FAQ помогают быстрее ознакомиться с ключевой информацией без перегрузки текстами.

Их можно хранить на том же портале компании, а также во всех других каналах коммуникации с соискателями: мессенджеры, соцсети, облачные хранилища и т.п.

Геймификация процесса онбординга

К элементам игр, которые помогают организовать пребординг, относятся чек-листы с личными достижениями, виртуальные квесты или систему баллов за выполнение шагов подготовки, квизы и опросы на знание миссии компании, ее ценностей и т.п.

Наставничество и система «Бадди»

Назначение для будущего сотрудника наставника помогает добавить ему уверенности, ведь рядом будет опытный коллега, который уже успешно со всем справился и прошел адаптацию.

Кроме того, можно выстроить личный канал коммуникации и передать ценный опыт, традиции, ценности. Такой человек может ответить на каверзные вопросы по быту компании, поделиться неписаными правилами о культуре общения, ускорить вхождение новичка в рабочий ритм.

Наш отдельный материал о программе «Buddy»

Чат-боты в мессенджерах

Современные каналы коммуникации тяготеют к простым и универсальным средствам общениям — мессенджерам.

Чат-боты в мессенджерах автоматизируют общение с будущими сотрудниками: напоминают о сроках выхода на работу, отправляют инструкции и т.д. 

В российских компаниях логично выбирать отечественные мессенджеры из-за особых требований к хранению и обработке персональных данных на территории РФ. Если вы храните ПД за пределами РФ, то нужно уведомить об этом Роскомнадзор.

Тот же Telegram является самым популярным и функциональным, но формально он пока не локализован в РФ, хотя заявляет о планах по соблюдению требований. Поэтому лучше сразу выбирайте Макс или другие российские мессенджеры.

Читайте также: Список инструментов и сервисов для совместной работы

Контент для пребординга

1. Информационные материалы о компании. Презентация компании, история бренда, ключевые достижения, планы развития, миссия, ценности.
2. Документы и регламенты. Это более предметный уровень – трудовой договор, правила внутреннего распорядка, политика безопасности, инструкции по технике безопасности и пр.
3. Обучающие материалы и курсы. Вводные курсы, мини-тренинги, презентациях рабочих процессов и т.п. 

Типичные ошибки и как их избежать

Если вы впервые внедряете у себя процесс пребординга, то ошибок и проблем скорее всего не избежать. Ниже примеры наиболее частых ошибок:

1. Отсутствие эмоциональной составляющей. Сухие инструкции и регламенты вряд ли кого-то замотивируют или заинтересуют. Их откроют, закроют и больше к ним не вернутся. Если у HR не получается сделать что-то привлекательное или интригующее, можно привлечь к созданию контента профильных специалистов (сценаристов, дизайнеров, режиссёров, профессиональных актёров, копирайтеров и т.п.). 
2. Информационная перегрузка. Не нужно выстреливать в соискателя пакетом всех документов и материалов сразу, лучше подавать информацию дозированно и по строгому плану. 
3. Игнорирование цифровых инструментов. Автоматизация повышает эффективность любого бизнеса и рабочих процессов, и HR не исключение. Задачи по пребордингу можно переложить на цифровые сервисы и инструменты: опросы, квизы, статистика (BI/бизнес-аналитика), таск-трекеры и т.д. 
4. Недостаток персонализации. С одной стороны, если сделать универсальные шаблоны для всех соискателей, то можно подогнать всё под единый формат – создать полноценный бизнес-процесс пребординга. Но, с другой стороны, может исчезнуть человеческое отношение. Поэтому, чтобы все ваши скрипты пребординга были живыми и актуальными, важно сделать так, чтобы за их работой и корректировкой следил опытный менеджер, готовый вмешаться и персонализировать программу сопровождения под отдельного соискателя.

Заключение

Пребординг – это процесс подготовки нового сотрудника к трудоустройству. Он чем-то напоминает ситуацию, когда вы берете  за руку и доводите его до отдела кадров, где он подпишет договор.

Для кого-то это звучит немного утопично, но ровно до того момента, пока ваша компания или проект не столкнётся с высокой конкуренцией за кадры.

Грамотное сопровождение соискателей может и должно быть эффективным. Мы рекомендуем тесно интегрировать этот процесс с онбордингом и последующим сопровождением каждого сотрудника. Именно так вы сможете повысить лояльность персонала и создать образ самого перспективного/желанного работодателя на рынке в своей нише.