Что входит в “белый” пакет оформления персонала: список документов и этапов

Официальное трудоустройство — это не просто подписание договора. Это целый набор действий и документов, которые защищают и сотрудника, и компанию. 

Такой подход называют «белым» оформлением: все по закону, с соблюдением Трудового кодекса и без серых схем.

1. Сбор обязательных документов

Согласно ст. 65 ТК РФ, от будущего сотрудника запрашивают:

1. Паспорт — удостоверяет личность.
2. Трудовая книжка или выписка из электронной — кроме случаев, когда человек впервые устраивается на работу.
3. СНИЛС — страховое свидетельство (может быть в электронном виде).
4. Документ об образовании — диплом, аттестат, сертификат.
5. Военный билет — для военнообязанных.
6. Справка о несудимости — для должностей, где по закону нельзя работать при наличии судимости (например, в сфере образования или финансов).

2. Проверка ограничений по закону

HR-отдел или кадровый подрядчик проверяет, нет ли у кандидата запрета на занятие должности. Это может быть связано с судимостью, лишением права заниматься определенной деятельностью, медицинскими противопоказаниями.

3. Медицинский осмотр

Обязателен для сотрудников:

1. с вредными и опасными условиями труда;
2. работающих в медучреждениях, школах, детсадах;
3. занятых в торговле продуктами питания.

Результаты осмотра фиксируются в медицинской книжке или справке.

4. Ознакомление с внутренними документами

До подписания договора новичку дают для изучения:

1. коллективный договор (если есть);
2. правила внутреннего трудового распорядка;
3. должностную инструкцию;
4. положения о защите данных, охране труда и другие локальные акты.

Сотрудник расписывается в том, что он с ними ознакомлен.

5. Заключение трудового договора

Подписывается не позднее чем через 3 дня после фактического начала работы. В договоре фиксируют:

1. должность и функционал;
2. условия оплаты;
3. режим работы и отдыха;
4. права и обязанности сторон.

6. Приказ о приеме

Хотя закон его не требует, многие компании оформляют приказ — это упрощает внутренний документооборот и фиксирует факт выхода на работу.

7. Запись в трудовую книжку

Если у сотрудника есть бумажная книжка, туда вносят запись о приеме. При электронной форме — данные отправляются в систему.

8. Личная карточка работника

Необязательный, но полезный документ. В нем отражаются данные о сотруднике, образовании, стаже, наградах, отпусках. Удобно для HR-отдела при большом штате.

9. Сообщение в Соцфонд

Работодатель обязан уведомить Социальный фонд о приеме нового сотрудника. Это нужно для учета страховых взносов и стажа.

Почему «белое» оформление важно

1. Защита от штрафов — инспекция труда и налоговая проверяют соблюдение процедур.
2. Социальные гарантии для сотрудника — оплачиваемый отпуск, больничные, пенсионные накопления.
3. Репутация компании — честное оформление повышает привлекательность работодателя.

Хорошо выстроенный процесс оформления экономит время и снижает риск ошибок. Особенно если его ведет профессиональный кадровый аутсорсер: он следит за изменениями в законах, знает нюансы по отраслям и оформляет все без задержек.

Нанимаете сами и устали от неэффективных решений? В Telegram-канале — разборы реальных кейсов, инструкции и схемы, которые помогут работать с аутстаффингом без лишних потерь и штрафов.