КрутIT — первый велозаезд IT в Саратове. Как собрать мероприятие?
Начнем с того, что такое КрутIT. Это велозаезд для IT-специалистов и студентов профильных кафедр Саратова (пока что Саратова), прошедший 11 октября, целью которого было собрать комьюнити любителей велосипедов. Учитывая нашу сидячую работу и не самые светлые прогнозы для такого образа жизни, мы хотели собрать сообщество, которое на своем примере покажет, что спорт — это не просто круто, это вклад в наше будущее!
Торжественно, да? А теперь поговорим о сложном простым языком. Почему мы вообще решили написать такую статью? Нам важно показать, что организация мероприятия не так уж и сложно. Дадим советы, расскажем о наших наблюдениях, поделимся небольшими комментариями. Обещаем, идеальной организации не будет.
Как решили проводить мероприятие?
Сентябрьский вечер, обсуждение итогов и дальнейших планов. Один говорит: «Круто наши коллеги откатали», а в ответ: «Делаем». И вот первый совет — ищите единомышленников. Одному справиться можно, но пожалейте нервы ваших сотрудников. Есть те, кто могут помочь бюджетом, материалом, временем, и они будут рады это сделать.
Так мы, с поддержкой Алексея Пантелеева, нашли тех самых: Nopreset, ASAP и Profsoft. Мы все айтишники, можем сделать сайт, вести канал и регистрацию, взять всю организацию на себя, а что делать с велосипедами? Совет два: ищите профессионалов в той нише, по которой хотите сделать мероприятие. Это больший охват, вам проще будет заниматься непрофильными вещами, что положительно скажется на организации.
Таким путем мы связались с Velodrug для аренды велосипедов, построения маршрута и проведением заезда, а позже к нам присоединился ВелоСаратов, который помог с оформлением и дал возможность прокатиться на новейших электровелосипедах на самом КрутIT.
Не было и мысли делать из этого соревнование. Так как мы только собираем людей, нам важно было держать максимально дружескую атмосферу. Мы иным путем придумали дарить чувство победы)
Итак, у нас был месяц, но об этом подробнее расскажем ниже…
Немного про статистику
Мы могли бы плавно провести вас по воронке, рассказать про итоги в самом конце, а потом что? Цель статьи не предложить вам сотрудничество, а рассказать тем, кто боится проводить такие мероприятия, что это не сложно. Поэтому делимся с вами итогами сразу!
Наша целевая аудитория была проста:
- действующие IT-специалисты: digital-агентства, наемные специалисты филиалов крупных компаний (Альфа-Банк, к примеру), простые фрилансеры, всё IT-сообщество Саратова;
- студенты профильных кафедр (СГУ им. Н. Г. Чернышевского, КНиИТ).
По возрасту и полу мы не делали каких-либо предположений, однако давайте глянем, что же по итогу вышло:
После заезда мы запустили опрос, который прошли 23 участника. Расскажем об основных выводах:
- Возможно, стоит рассмотреть проведение заезда раньше — в сентябре (но у нас есть оправдание, правда!)
- Пересмотреть активности, добавить еще больше спорта
- Точнее прорабатывать маршрут
- Добавить больше возможности нетворкать, айтишники же.
И здесь сразу несколько советов вам дадим:
- Всегда подбивайте статистику, и чем подробнее, тем больше у вас на руках информации, на которую в дальнейшем можно опираться.
- Вы должны точно знать свою ЦА, иначе будет кавардак. В таких случаях используем портреты.
- Обратная связь — дополнительный стимул вашего роста. Они укажут на ваш косяк, который вы потом исправите. Это не хейт, это потенциал.
Всё было на позитиве. Место сбора очень удачное. Понравилось наличие водопоя, для такого мероприятия это важно). Ведущая молодец, понравился формат её подачи, с юмором).
Место встречи изменить нельзя
Мы могли бы выбрать нашу набережную как самый простой и прямой путь. Но хотелось дать больше свежего воздуха, показать красоту природы и повысить уровень нагрузки. В центре города всегда много людей, это могло бы быть попросту небезопасно, поэтому путем пяти минут рассуждений было решено делать заезд на Кумысной поляне.
Одно — определиться с обширной зоной, другое — искать место сбора. Олег с Velodrug помог нам наладить контакты с лагерем Дубки, и те открыли свои ворота для точки старта и финиша. А те, в свою очередь, навели нас на диджея… Как все просто, оказывается!
Интересно осознать: единомышленник может знать то, что не в его профиле, но знания имеются, тем самым очень поможет вам. Главное — спрашивайте!
С местом определились, а как быть с маршрутами? Чтобы не заставлять участников делать справки и организовать заезд максимально комфортным, решили строить маршруты на 10 и 20 км. И мы-то все думаем, что поедут, в основном, на 10, по лайту, а у нас больше половины зарегистрировалось на 20 км…
И самый сок — отстройка маршрутов и расстановка указателей.
Я поехал, сначала сделаем маршрут, потом я сделаю стрелки, а потом поедут 30 км катать и расставлять это всё, а вот еще я заберу у вас усача, он мне поможет, и вообще я самый активный тут…
Ладно, да, мы утрировали. Просто собрали его посыл воедино.
Первая наша проблема — трекер сломался на 10 км и 20 км, примерно на одном и том же промежутке дороги. Времени делать второй заход не было, ведь маршрут должен пройти еще отрисовку и согласование. И вот чему нас научил этот косяк, и этот совет мы даем вам: все самое важное делать в первую очередь, даже если это важное переносит сроки.
Вторая наша не то чтобы проблема: стрелки на маршрутах. Мы, как полагается, сделали дизайн, с заботой об экологии брали колышки из древесины, ламинировали листы бумаги вручную (заметим, что потом всё было собрано), провели расстановку по всему маршруту, танцевали с бубнами, чтобы их не забрали лесничие, но… Их надо было делать ярче. Это наш урок: ч/б может и красиво, но непрактично.
Итак, 11 октября с 9:30 мы ждали людей на регистрацию!
Оформляем то, что оформляется
Структура — наше всё. Она у нас вроде бы была, но так как делали впервые и в ограниченные сроки (месяц), сделали то, куда руки дотянулись. Сразу кидаем вам совет: делегируйте, не берите на себя с лихвой, можете не вывезти. Поэтому на нашу душу выпали:
- Сайт
- Создание события на TimePad и ведение регистрации
- Канал в тг и весь сопутствующий визуал
- Медали
Сайт. Сели и подумали, как сделать быстро, с минимальными вложениями по времени и деньгам. Ответ пришел сам собой — Тильда. Для сайта выбрали стандартные блоки: время, место, дистанции, подробности о самом заезде, FAQ, организаторы и ссылка на заявку. По итогу сайт был запущен за два дня, и у нас была возможность со спокойной душой созывать народ.
Что мы подметили для себя из этого пункта? Хотим больше. Многоуважаемая Тильда сделала большой вклад, но теперь мы рисуем новый сайт!
Регистрация. Нужно было найти сервис, подходящий нам по бюджету и скорости заключения договора, и по рекомендации нам попался TimePad. Максимально быстро подписали необходимые бумаги, заполнили информацию о заезде и начали принимать первые регистрации. Дополнительно через него фиксировали заказы и общались с участниками по поводу заезда.
Думаете, тут всё было гладко? Ну, вроде бы да, однако оптимизировать тоже стоит. Сделаем это советом, так сказать, помощь для вашей аналитики: дополнительно запрашивайте профили в Telegram и название/ссылку компании, в которой работает человек. Так вы отсечете нерелевантных, сэкономите на рассылке (не забывайте про закон о персональных данных), и его можно использовать как дополнительный канал вовлечения.
Стоишь, готовишь ужин, и тут тебе каждые 15 минут за ночь до заезда — «зарегистрируйте, пожалуйста». И, знаете, когда весь месяц живешь этим мероприятием, готов откладывать все дела, чтобы как можно больше людей попало на заезд!
Канал в Telegram. Проработка контент-плана, форматирование, организаторские посты, важная информация, а по итогу маленькие охваты. Да, можно как по расписанию вести постинг, анализировать 13 человек, но оно даст результат? На сайте стоит ссылка, но не переходят, поэтому совет по каналу в тг, который мы можем дать, — заманивайте поистине важной информацией, которая напрямую связана с заездом. То есть не «Зарядка перед заездом», а «Мы подготовили маршруты». И таким образом наш канал с 13 человек вырос до 70…
А, ну и еще, люди пишут людям!
К следующему заезду мы дополнительно будем прокачивать группу в VK для расширения аудитории и увеличению охватов. Нам нужны сотни велосипедистов-айтишников!
Медали. О, тут интересная история. Мы, предварительно проконсультировавшись с исполнителем, ставим задачу дизайнеру на дизайн медали, получаем три макета, отправляем на производство и… цвета подходящего для основания медали нет. Исполнитель предлагает самолично лезть в Corel и вносить правки, и так рождается цветовая гамма нашей медали КрутIT (ну просто гляньте, какая красота на баннере).
Изначально было запланировано сделать 100 позиций, и когда наш пиарщик увидел, как регистрации превышают сотню человек (это она еще не знала, что не все придут), началась паника. Было стойкое убеждение: каждый должен получить медаль. И как спокойно выдохнул пиарщик, когда по итогу каждому хватило.
Немного забегая вперед. Уже по итогу родилась идея вешать медали по приезде участников. Они еще отдышаться не успели, а им на шею ложится красивая медаль. А после получили обратную связь: «Мы все равно ощущали себя победителями».
Тут напрашивается логичный совет — делать с запасом. Мы тоже так сделали, но все равно было страшно, что кому-то не достанется медаль.
День заезда КрутIT
Собрав себя, своих сотрудников/коллег, тент, стол, хоккей и чай, мы направились на Кумысную поляну.
О том, чтобы привести чай, задумался наш руководитель за день до заезда, и начались поиски термосов по тем, кто должен приехать на КрутIT. Мы, конечно, купили воды на всех участников и поставили ее в самую середину, однако в октябрьское морозное утро нужно было прогревать велосипедистов, чем мы и занимались.
Совет: думайте наперед о потребностях аудитории в зависимости от внешних факторов. Если холодно — согревающие напитки, если темно — да хоть фонарик вручите!
В 9:30 начиналась регистрация участников в палатке с усатым мужчиной, и вот почему мы писали выше про компании при регистрации: не было слышно из-за музыки или понятно, что говорят, поэтому статистика по компаниям не 100% точности. Тут еще важный момент: «Товарищи, мы же айтишники, какой 9:30 утра?», поэтому на будущее мы будем думать, как начать заезд чуть позже, но не теряя возможность оставить участникам свободный выходной день.
Совет: думайте, как ваша ЦА. И если у вас есть возможность подстроиться под нее, именно так и делайте!
Сценарий прорабатывался за пару-тройку дней до заезда, но в основном из него потребовалась информация об организаторах и информация о заезде. Всё остальное время ведущая (читай как наш пиарщик) импровизировала, волновалась, а потом получила хорошую обратную связь с дальнейшими советами для публичных выступлений.
Было страшно, приходилось досконально фильтровать то, что я говорю. Конечно, со временем расслабилась, но теперь к этому нужно подходить с аналитической стороны: знай, кому, что и как говорить, иначе миллениалы и старше тебя не поймут.
Тут даже не совет, а напоминание: мы все из одной сферы, и на проводимом мероприятии собираются заинтересованные люди. Они не будут вас хейтить (с большой долей вероятности), но слушайте обратную связь, она ваш кнут и пряник.
Активности вышли слабоватыми. Вот так, с плеча. Мы и сами это поняли во время заезда, так еще и сверху получили в обратной связи. По итогам опроса 11 понравились активности, 8 назвали их скучными, 4 человека расписали, что хотели бы добавить больше спортивных активностей, таких как волейбол, общая разминка перед заездом, иные спортивные игры.
На заезд в 20 км отправляли в 10:30, а на 10 км в 11:00, и оставшиеся организаторы на месте старта выдохнули — запустили. И вот, спустя час, начинают приезжать первые велосипедисты, и мы вешаем на шею медали, и подгоняем их, чтобы они скорее к нам приехали, и хлопаем, и фотографируем, а потом узнаем, что кто-то отвалился от общего маршрута, кто-то слегка потерялся, кто-то приедет только через три часа после старта и вообще укатит в другой конец леса…
И мы возвращаемся к совету выше и повторим его еще раз! Все самое важное делать в первую очередь, даже если это важное переносит сроки.
Хорошо выстроенный и понятный маршрут был для нас критически важен, и мы, по правде, упустили момент ориентирования по лесу, не дали четкий трекер, поэтому на будущее хоть сирены будем расставлять, чтобы было понятно, куда ехать.
И, наверное, последний на сегодня косяк — нетворкинг после заезда. У нас не было как такового завершения мероприятия. Приехали, медаль получили, обсудили и уехали. На радостях, что прошел заезд, мы попросту не обратили внимание, что стоит всех дополнительно объединить и позволить поделиться опытом друг с другом в профессиональном плане, поэтому… будем объединять!
По итогу, по нашим ощущениям, мы выполнили свою задачу процентов на 70%, но будем стремиться к 100%!
Выводим вывод
Этот заезд не принес прибыли, и мы даже не планировали это делать для выгоды. Такие мероприятия мы хотим организовывать для нетворкинга, общих увлечений, поиска новых знакомых, которые могут быть полезны (вдруг кто-то найдет свою любовь…). Просто скажем: мероприятия не будут приносить вам прибыль, пока вы не попробуете и не научитесь планировать. А пока вы работаете на бренд, пока бренд не начнет работать на вас.
Итого, давайте еще раз пройдемся по всем нашим советам и соберем это в единый список.
- Ищите организаторов/спонсоров. Вам проще, интереснее, не нужно распыляться на всё подряд, у вас автоматически повышается бюджет (если таковы договоренности).
- Привлекайте в организаторов профессионалов того направления, по которому делаете мероприятие, будь это встреча владельцев ресторанов или тот же самый заезд. Это повышает охваты, и вы точно знаете, что у вас есть качественная информационная база.
- Всё самое важное делать в первую очередь!
- Учитесь делегировать, иначе кукушкой поедете)
- Грамотно подавайте важную информацию с выгодой для вас. То есть, если это расписание, сделайте рассылку, что его можно получить в нашем канале/сообществе, а потом через пару дней дропните на сайт (вороночка, товарищи).
- Делайте всё с запасом, а если очень тревожные, то с запасом на запас.
- Всегда думайте о потребности аудитории, но лучше всего вы ее поймете после первого мероприятия, если соберете обратную связь (а у вас выбора быть не должно).
И самое важное: не бойтесь (уже перестали бояться?). Когда собирается команда единомышленников, важно, е-ди-но-мы-шле-нни-ков, тогда организация любого мероприятия будет в радость. Просел один — помогает другой, и так по кругу взаимомотивации.
Можно менять мир вокруг себя, главное — нужна идея.
