Автоматизировали бюджетирование и казначейство на базе Бит.Финанс для компании «Транспортные Технологии»

О клиенте

Компания «Транспортные Технологии» работает на рынке услуг по перевозке грузов железнодорожным транспортом с 2015 года. Предприятие предоставляет комплекс услуг по транспортировке широкой номенклатуры грузов.

В компании действует большой штат сотрудников с многолетним опытом поиска оптимальных методов решения транспортно-логистических задач. Это обеспечивает высокий уровень сервиса. За короткий срок компания сформировала грузовую базу, достигнув среднемесячного объёма перевозок свыше 400 тысяч тонн. Предприятие стабильно увеличивает присутствие на транспортном рынке, как в сегменте перевозок нефтеналивных, так и универсальных грузов.

С чем обратился клиент

У клиента уже была попытка внедрить у себя продукт Бит.Финанс на платформе 1С. Сначала инхаус-команда хотела закрыть задачу своими силами. По итогу проделанной работы специалисты остались недовольны результатом: не все было реализовано корректно, не использовался на всю мощь функционал, заложенный в продукте.

Бизнесу было очевидно, что внедрять решение, подобное Бит.Финанс критически необходимо, причем, в сжатые сроки. Каждый день сотрудники компании работают с большим объемом платежных документов — около 300-500. С брендом сотрудничает не менее 200 поставщиков и порядка 70 перевозчиков.

За сутки система клиента должна проводить 100-150 платежей. Корректно планировать расходы бизнеса, учитывая поступления по контрагентам, поможет вовремя получаемая оперативная информация. Руками такое планировать проблемно, да и расчеты получаются недостаточно точными.

В компании трудится не менее 10 финансовых специалистов, работу которых нужно упростить, облегчить и сделать эффективнее с помощью технологий. Иначе они продолжат вести задачи в объемных таблицах Excel, что больше не удовлетворяет ни команду, ни клиента. Вести контроль средств в подобных средах тяжело и тратит много времени.

WeJET часто внедряет данный продукт в крупных компаниях, поэтому обычно мы иначе видим процесс запуска и настройки решения, чем инхаус-команды заказчиков. Предложили клиенту адаптировать продукт под его актуальные запросы и стартовали.

Задачи по проекту

Нам поручили помочь с внедрением продукта и рекомендациями по выбору и последовательности заполнения справочников, алгоритму подключения документов, настройке маршрутов согласования документов, связей объектов, шагов и инструкций. Вот примеры задач, стоявших на старте проекта:

1. в максимально сжатые сроки запустить систему Бит.Финанс со штатным функционалом,
2. запустить и удобно настроить блок Казначейство,
3. сделать доработку отчетов,
4. обеспечить контроль движения денежных средств и удобное согласование заявок на оплату,
5. обеспечить ввод плановых бюджетов и сбор план-факта,
6. настроить контроль лимитов,
7. во избежание кассовых разрывов сделать, чтобы было наглядно видно плановые поступления и расходы и можно было прогнозировать, когда и какие оплаты предстоят.

Решение

Мы разобрались, какие потребности новое решение должно закрыть для руководства и сотрудников компании, и учли их при внедрении продукта Бит.Финанс.

Актуализировали все справочники. Привели в порядок структуру ЦФО (Центр Финансовой Ответственности). Были актуализированы и настроены статьи ДДС. Мы настроили соответствие статей бухгалтерского учета (РСБУ) и статей бюджетирования. Произвели настройку алгоритма согласования заявок на оплату (от 7-8 маршрутов согласования).

Команда настроила согласование реестра платежей, форм ввода плановых бюджетов, а также согласование бюджетной формы по форме заказчика. Кстати, мы повторили привычную клиенту форму в новой системе, чтобы команде было привычнее работать.

Ранее многие подразделения клиента работали в Excel — планировали бюджеты, поступления и расходы в разрезе дня. Период планирования в компании составляет день. Учитывая эти данные, мы разработали загрузочные формы. В шаблоны в программе удобно заносить данные по бюджетам.

Также мы записали инструкции по всем ролям: казначей, финансист, бухгалтер, специалист ЦФО. Решили провести обучение специалистов компании работе с новой системой. Для удобства команды настроили под каждую роль рабочие места, упрощающие часть рутинных задач, и отчеты (платежный календарь, план-факт по заявкам, план-факт по бюджету). Пусть работа финансового отдела и не станет легче, но поменяется и ускорится.

На примере ноября 2024 наша команда сделала выверку сбора фактических данных по движению денег за месяц. Протестировали систему на реальных, а не вымышленных данных, и убедились, что процессы реализованы корректно, все цифры сошлись.

Сделали доработку отчета, позволяющего в разрезе банковских счетов собирать плановые платежи, которые должны проходить по контрагентам в конкретную дату. В отдельной колонке будут указаны пришедшие поступления. Можно онлайн отследить график платежей, например, могут ли сотрудники что-то ещё оплатить благодаря полученным финансовым средствам. Выстроенная цепочка позволит команде избегать кассовых разрывов.

Стек: Бит.Финанс

Результат

Система запущена в минимальные сроки, как просил заказчик. На время до запуска ушло не более 3 недель. Клиент и его команда активно использует Бит.Финанс: отрабатывает заявки, согласовывает документы, проводит оплаты через систему, собирает аналитику.

В компании произошла централизация управления денежными средствами. Все, что касается финансов, собрано воедино, а процессы бюджетирования автоматизированы. Руководству проще принимать управленческие решения.

Благодаря внедрению блока Казначейство и бюджетирования сотрудникам удобно быстро посмотреть ДДС и понять движение денег в общей структуре.

Финансисты вносят плановые данные в бюджетирование. Продукт позволяет выстраивать одинаковую структуру по деньгам: план, факт, отклонение от плана. Мы настроили формы ввода бюджетов, сбор информации в системе и процессы так, чтобы данные обрабатывались целиком и без сбоев.

Решение позволяет избегать кассовых разрывов и снижать финансовые риски. Система обеспечивает надежный контроль расхода денег: сотрудникам ясно, сколько гарантированно можно заплатить посредникам в определенный период времени. Контроль исполнения бюджета повысился до 100%, все цифры детализированы до мелочей.

Время согласования заявок на оплату сократилось до одного дня. Cистема сводит воедино данные по заявкам на оплату, и сотрудники могут прозрачно управлять каждой из них.

Еще одним преимуществом стало то, что теперь сотрудники клиента смогут легче готовиться к планеркам и обсуждению результатов работы с коллегами. Бит.Финанс поможет им быстрее выгружать огромные отчеты, качественно готовиться к рабочим встречам и планированию задач. Продукт позволяет уменьшить бумажный документооборот.

Скоро в рамках проекта планируется интеграция с КИС системой заказчика для автоматического создания заявок на оплату, внедрения БДР и формирования баланса.