Как принимать онлайн-оплату за бронирование отеля

В статье разобрали, как организовать прием оплаты за бронирование отелей так, чтобы упростить путь клиента и избежать штрафов со стороны ФНС.

Изображение с сайта Бизнес.Ру Онлайн-Чеки

Где проходит оплата онлайн-брони номеров

Отельеры принимают оплату онлайн через разные каналы, выбор зависит от формата отеля, номерного фонда и наличия сайта.

Сайт

Самый распространенный сценарий. Гость выбирает даты, видит доступные номера и тарифы, оплачивает бронирование онлайн. После оплаты автоматически формируется электронный чек. 

Подходит отелям с постоянным потоком гостей и собственной системой бронирования.

Мессенджеры и соцсети

Актуально для небольших объектов или при отсутствии сайта. В этом случае используется оплата по ссылке:

1. администратор отправляет клиенту платежную ссылку;
2. гость переходит на страницу оплаты и оплачивает бронь;
3. чек формируется и отправляется автоматически.

Формат подходит также для глэмпингов, турбаз и баз отдыха.

Интернет-витрина

Альтернатива полноценному сайту — страница с номерами и тарифами. Для клиента это привычный интерфейс: он выбирает вариант проживания и сразу оплачивает бронирование.

Решение подходит отелям без сложной системы бронирования.

Какие способы оплаты использовать

Чем больше вариантов оплаты доступно клиенту, тем выше вероятность завершения бронирования. Какие способы популярны:

1. Банковская карта – самый распространенный способ. Комиссия начинается примерно от 2,4%.
2. СБП – более выгодный вариант с комиссией от 0,4%.
3. Оплата по ссылке – может быть разовой или многоразовой, а комиссия зависит от подключенных способов оплаты.

Как проходит оплата онлайн-брони

В гостиничном бизнесе применяются три сценария расчетов: полная предоплата, частичная предоплата и оплата при заселении.

100% оплата при бронировании

Формируются два чека:

1. первый — на «предоплату 100%» в момент оплаты;
2. второй — «полный расчет» при или после заселения.

Рекомендуется указывать в чеке конкретную услугу (например, категорию номера).

Частичная предоплата при бронировании

Например, оплата первой ночи при бронировании. В этом случае также формируются два чека:

1. на сумму предоплаты с признаком «предоплата»;
2. на полный расчет с учетом ранее внесенной суммы.

Оплата на месте

Если гость оплачивает проживание при заселении или выезде, формируется один чек с признаком «полный расчет».

Как настроить прием оплаты

Для законного приема онлайн-платежей необходимо соблюдать требования 54-ФЗ.

Бизнесу потребуется:

1. онлайн-касса (чаще используется облачная), которая автоматически формирует чеки и передает данные в ФНС через ОФД;
2. фискальный накопитель;
3. договор с ОФД для передачи чеков клиенту и в налоговую;
4. интернет-эквайринг, который обрабатывает платеж и передает данные на кассу для фискализации.

Возвраты и отмены бронирования

При отмене бронирования возврат выполняется тем же способом, которым была произведена оплата.

При этом формируется чек возврата, который отправляется клиенту и передается в ФНС.

Главное

1. Оплата бронирования может проходить через сайт, ссылки, витрину или мессенджеры.
2. Используются разные сценарии расчетов: предоплата, частичная оплата или полный расчет.
3. Основные способы оплаты — карта, СБП и ссылки.
4. Для соблюдения 54-ФЗ необходимы облачная касса, ОФД и интернет-эквайринг.