Как провести замену фискального накопителя на онлайн-кассе
В соответствии с требованиями 54-ФЗ индивидуальные предприниматели обязаны применять онлайн-кассу с фискальным накопителем.
Разберем, в каких случаях требуется новый ФН и приведем пошаговую инструкцию по его замене.
Чек-лист замены фискального накопителя
Процедура замены фискального накопителя включает несколько последовательных этапов.
Шаг 1. Проверить срок действия ФН
Первый этап — определить, истек ли срок действия фискального накопителя. Эту информацию можно посмотреть в личном кабинете оператора фискальных данных или в интерфейсе кассы.
Например, в личном кабинете онлайн-кассы Бизнес.Ру отображается дата окончания срока действия установленного ФН.
Шаг 2. Подобрать новый фискальный накопитель
Необходимо выбрать ФН, соответствующий виду деятельности и системе налогообложения: на 15 или на 36 месяцев.
Важно убедиться, что накопитель включен в Реестр фискальных накопителей, утвержденный ФНС. Использование оборудования, отсутствующего в реестрах налоговой службы, запрещено.
Шаг 3. Закрыть текущую смену на ККТ
Перед заменой накопителя касса должна сформировать отчет о закрытии смены и передать данные о расчетах оператору фискальных данных.
Шаг 4. Закрыть архив фискального накопителя
В настройках ККТ необходимо выбрать пункт закрытия или замены ФН. После этого касса сформирует отчет о закрытии архива.Документ следует сохранить — он потребуется при перерегистрации кассовой техники.
Шаг 5. Извлечь старый и установить новый ФН
После формирования всех отчетов и передачи фискальных документов в ОФД старый накопитель аккуратно извлекается из корпуса кассы.
Если при извлечении устройство было повреждено, необходимо обратиться к производителю фискального накопителя.
Шаг 6. Перерегистрировать кассу
Перерегистрация ККТ проводится в онлайн-формате на сайте ФНС.
Важно: при несвоевременной замене фискального накопителя налоговая может привлечь к ответственности по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение онлайн-кассы.Размер штрафа составляет не менее 10 000 руб. для ИП и от 30 000 руб. для организаций.
Шаг 7. Активировать новый накопитель
Активацию необходимо выполнить в течение одного рабочего дня после перерегистрации. В настройках кассы вводятся данные нового ФН. После этого касса готова к работе и формированию бумажных и электронных чеков.
Как узнать, когда требуется замена ФН
Определить срок окончания действия фискального накопителя можно несколькими способами:
Через сайт ФНС. Необходимо открыть карточку регистрации оператора фискальных данных. В нижней части документа указана дата формирования, от которой отсчитывается 15 или 36 месяцев.
В личном кабинете ОФД. В разделе «Отчет о регистрации» указана дата начала работы ФН. При приближении срока окончания менее чем за 30 дней пользователь получает автоматическое уведомление.
В личном кабинете ККТ. Информация о сроке действия ФН отображается в разделе с перечнем касс.
В отчетах кассы. В отчете о закрытии смены могут содержаться уведомления «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена».
По уведомлению обслуживающей компании. Провайдеры облачных касс, как правило, заранее информируют клиентов о необходимости замены накопителя.
Как выбрать фискальный накопитель
Фискальные накопители отличаются сроком действия — 15 или 36 месяцев.Выбор зависит от применяемой системы налогообложения и характера деятельности.
ФН на 36 месяцев подходит организациям и ИП на УСН, ПСН и ЕСХН.
ФН на 15 месяцев применяется, если предприниматель или компания реализуют подакцизные товары, работают как платежные агенты или ведут сезонный бизнес.
Сформировать отчет о закрытии ФН
Корректная замена фискального накопителя невозможна без формирования отчета о закрытии старого ФН. Он обязателен для последующей перерегистрации ККТ.
Порядок действий следующий:
- закрыть текущую смену и убедиться, что все данные переданы в ФНС;
- в настройках кассы сформировать отчет о закрытии фискального накопителя (потребуется доступ в интернет);
- сохранить сформированный отчет для подачи в налоговую.
Замена ФН на облачной кассе
Облачная касса — это вид онлайн-кассы, которая размещена в дата-центре под круглосуточным контролем технических специалистов.
Предпринимателю, использующему облачную кассу по договору аренды, не требуется самостоятельно отслеживать срок действия ФН. Провайдер уведомляет о необходимости замены и выполняет установку нового накопителя в корпус ККТ.
Например, специалисты Бизнес.Ру проводят замену фискального накопителя без участия ИП и удаленно выполняют перерегистрацию кассы в ФНС.
Сформировать отчет «Об изменении параметров регистрации»
Отчет об изменении параметров регистрации (фискализации) формируется непосредственно на кассе. Данные из него используются при перерегистрации ККТ в налоговой.
Порядок формирования отчета может отличаться в зависимости от модели кассы и производителя оборудования.
Как перерегистрировать кассу
Перерегистрация ККТ при замене фискального накопителя начинается с подачи заявления в налоговый орган. Подать заявление можно:
- через личный кабинет ИП на сайте ФНС;
- через оператора фискальных данных;
- лично в любой территориальной инспекции.
В заявлении указывается причина перерегистрации — замена фискального накопителя. К заявлению прикладываются отчет о закрытии ФН и отчет об изменении параметров регистрации ККТ.
Что делать со старым фискальным накопителем
Использованный фискальный накопитель подлежит хранению. Утилизировать его нельзя в течение пяти лет — он может потребоваться для налоговой отчетности и при проведении проверок.
Согласно п. 5 ч. 2 ст. 5 закона 54-ФЗ пользователь обязан обеспечить сохранность фискальных накопителей в течение пяти лет с даты окончания их использования.
Важно! Хранить ФН следует в защищенном месте, исключив доступ посторонних лиц.
Главное
Своевременная замена фискального накопителя и корректная перерегистрация ККТ — обязательная процедура. Ее нарушение может привести к блокировке кассы и административным штрафам.
Чтобы избежать рисков, предпринимателю необходимо контролировать срок действия ФН и строго соблюдать установленный порядок его замены.