Как проводить инвентаризацию эффективнее в 2025 году

Что такое инвентаризация

Инвентаризация – это важный бизнес-процесс сверки фактического количества товара с учетным количеством, которое фиксируется в документах компании – при поставке, перемещениях, продажах и списании по разным причинам. Процесс в розничной торговле проводится и как переучет товаров, независимо от сроков и сдачи отчетности.

Инвентаризация товаров в магазине необходима для:

1. выявления расхождений в фактическом и учетном количестве товаров – недостачи, излишков или пересортицы;
2. проверки состояния товара на складе на предмет порчи или других повреждений;
3. составления отчетности, как бухгалтерской так и налоговой.

Когда проводят инвентаризацию

Инвентаризация товаров в розничной торговле должна проходить не реже одного раза в месяц. Сверку можно проводить и чаще, причем делать как по плану, так и внепланово – для того, чтобы персонал не мог подготовиться к процессу и замести следы каких-либо махинаций.

Сроки проведения инвентаризации особенно важны для компаний, ведущих бухгалтерский учет. Для любой организации это строго обязательно. Если ИП ведет бухучет, необходима обязательная инвентаризация перед составлением годовой отчетности – в IV квартале с 1 октября по 31 декабря. Инвентаризации подлежат не только товарно-материальные ценности компании, но и активы и обязательства.

Кто проводит инвентаризацию

Инвентаризацию проводит специализированная комиссия. Собирают ее по определенным правилам – в нее нельзя включить сотрудников, которые несут материальную ответственность (МОЛ). Причина в том, что они не заинтересованы в обнаружении нарушений. Учитывайте это при подготовке к к инвентаризации.

Кто может быть включен в состав комиссии – указали в таблице.

Какие шаги и документы включает инвентаризация

Порядок проведения инвентаризации в первую очередь предполагает документ – приказ о проведении инвентаризации. Этапы инвентаризации необходимо соблюдать в определенном порядке. Сначала провести пересчет товаров, а потом оформить документацию нельзя. Как организации, так и ИП должны соблюдать порядок проведения инвентаризации. 

Строгая очередность действий позволяет автоматизировать процесс и провести его в программе для инвентаризации.

ИП нет необходимости документально оформлять этапы инвентаризации. Важно оформить итоги, особенно если фактические данные существенно отличаются от данных учета. Если расхождения несущественны, предприниматель может ограничиться распечатанными данными учета – подписать и приобщить к документам.

Что делать с расхождениями

Промежуточный результат – выявленные расхождения при инвентаризации. Если ведомость учета результатов или акт о результатах инвентаризации содержат любые расхождения – недостача, излишки или пересортица, их необходимо оформить как приход или расход. 

Недостача чаще всего возникает по этим причинам:

1. естественная убыль;
2. ошибки в учете;
3. издержки производства;
4. хищение;
5. некомпетентность персонала.

Что делать? Выяснить причины недостачи: естественную убыль списывают, если у недостачи есть виновный с него необходимо взыскать ущерб. Если виновного в недостаче не выявили либо суд отказал во взыскании, недостачу списывают на расходы организации, но обязательно отражают в бухгалтерском и налоговом учете.

Излишки чаще всего возникают по этим причинам:

1. ошибки при инвентаризации;
2. неправильный учет поставок;
3. чрезмерная экономия;
4. ошибки в учете;
5. избыточные поставки.

Что делать? оформить акт оприходования, определить рыночную стоимость избыточных товаров, отразить в бухгалтерском учете как доход. Товары нужно принять к учету для продажи или использования в производстве. Для налогового учета стоимость излишков нужно отнести к внереализационным доходам..

Пересортица это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Чаще всего причиной становится неправильная приемка товаров и человеческий фактор – товары путаются.

Что делать? Оформить акт о пересорте, получить объяснительную от материально ответственного лица, оформить приказ о зачете пересортицы и отразить результаты в ведомостях. Зачет пересортицы в бухучете проводится только между одинаковыми товарами за один период у одного МОЛ, в налоговом учете зачет пересортицы не допускается.

Как автоматизировать процесс инвентаризации

Бизнес может проводить инвентаризацию быстрее и проще – с использованием товароучетной программы Онлайн Бизнес.Ру, без ручного составления документов и заполнения бланков. Приятный бонус – с Бизнес.Ру нет необходимости приобретать терминал сбора данных и сканер штрихкодов, их функции уже в мобильном приложении.

Предпринимателю или управляющему достаточно создать в облачной системе учета новый документ «Инвентаризация», а сотрудникам открыть его в мобильном приложении у себя на смартфонах и начать сканировать указанные товары. 

Преимущества автоматизации с Онлайн Бизнес.Ру

1.Точный пересчет и автоматический перенос данных. 

С мобильным приложением «Бизнес.Ру», камера смартфона выполняет функции терминала сбора данных. Данные моментально синхронизируются с облачной системой учета товаров. 

Приложение не зависит от наличия интернета, данные пересчета будут сохранены и обновляются при появлении связи.

2.Автосоздание корректирующих документов. 

Используя товароучетную программу, акт инвентаризации можно создать в 1 клик. Программа выявит и зафиксирует расхождения, а также предложит списать или оприходовать товары. Предпринимателю остается подтвердить.

3.Синхронизация остатков в режиме реального времени. 

После продажи, перемещений, списаний или резервирования – остатки автоматически обновляются повсеместно в розничных точках и на складах, а также в онлайн-магазине и на маркетплейсах. 

Подсчет остатков и их точное обновление не даст продать товар, которого нет в наличии – страховка от штрафов маркетплейсов и конфликтов с недовольными клиентами.

4.Инвентаризация в любой момент. 

Раз в месяц – необходимый минимум. Товароучетная программа позволяет в два клика начать внеплановую инвентаризацию и вести мобильный учет товаров. 

Вы назначаете пересчет – для всего склада или конкретной группы товаров. Ответственный персонал получает уведомление и приступает к пересчету камерой смартфона. А все остальное делает программа.

5.Защита от махинаций. 

Внеплановая инвентаризация позволяет скрытые плановые остатки. Персонал не видит данные учета – невозможно подогнать результаты под цифры, которых нет. 

С программой Онлайн Бизнес.Ру вы защищены не только от махинаций при пересчете, любые действия сотрудников в программе фиксируются и сохраняются.

6.Дополнительные возможности для повышения эффективности – групповое сканирование и частичные инвентаризации.

Групповое сканирование это оптимальное решение для товаров без штрихкодов — количество можно ввести вручную или через весы (оборудование интегрируется в программу).

Частичные инвентаризации позволяют проводить пересчёт по зонам, в которых выявлены проблемы или же пересчитать те товары, у которых выявлен высокий процент расхождений.

Вывод

Как проводить инвентаризацию эффективнее в 2025 году? Исключить ручную сверку, доверить все программе, использовать современное торговое оборудование – терминал сбора данных или мобильное приложение, проводит инвентаризации неожиданно для персонала – то есть контролировать действия сотрудников и не терять деньги там, где их можно заработать.