Что такое ОФД и почему без него нельзя работать по 54-ФЗ

ОФД — что это значит и зачем он нужен бизнесу? Как его правильно выбрать и подключить? В статье ответим на вопросы и объясним основные моменты работы с оператором фискальных данных.

Изображение с сайта Бизнес.Ру Онлайн-Чеки

Что такое ОФД

Оператор фискальных данных (ОФД) — официальная организация для передачи, хранения и обработки сведений о расчетах на ККТ.

Подключение кассы к ОФД обязательно для законного фиксирования продаж. Так, налоговая будет получать достоверные сведения, а покупатель фискальный документ в бумажном или электронном виде.

ФНС, касса и ОФД тесно взаимосвязаны. Фискальный документ направляется в налоговую не напрямую через кассу. Сначала оператор ФД получает информацию о платежах через ККТ, а уже потом он отправляет их в ФНС и клиенту.

Перечислим основные функции ОФД:

1. передача в ФНС фискальных документов;
2. проверка чеков на корректность;
3. хранение фискальных данных;
4. отправка электронных чеков покупателям по почте или в СМС.

Все обработанные документы доступны в личном кабинете ОФД.

Какой закон контролирует работу ОФД 

Работа с данными ОФД регулируется законом 54-ФЗ. Согласно ч.2 ст. 4.5 в обязанности оператора входит:

1. обрабатывать фискальные данные в режиме реального времени;
2. обеспечивать стабильную и бесперебойную работу системы;
3. хранить некорректируемые данные не менее 5 лет;
4. защищать данные согласно 149-ФЗ;
5. отправлять чеки покупателям в электронном виде, если это предусмотрено договором;
6. уничтожать данные по истечении 5 лет с момента их записи.

Как ОФД передает данные в ФНС

Процесс передачи кассового чека в налоговую через ОФД выглядит следующим образом:

1. Формирование чека на кассе

При продаже товара или услуги касса с ФН для ОФД формирует чек. Фискальный накопитель присваивает ему фискальный признак (чек становится законным). 

1. Отправка чека ОФД

Касса отправляет кассовый документ оператору. ОФД проверяет его корректность и подтверждает получение, отправляя уведомление обратно на ККТ.

1. Передача ОФД в налоговую службу

После проверки чека, он направляется в ФНС. Каждая операция фиксируется в режиме реального времени.

При реализации маркированных товаров ОФД также направляет сведения в систему «Честный ЗНАК» для вывода товара из оборота.

Кто может работать без ОФД

ИП и ООО, работающие в отдаленных или труднодоступных регионах, могут не подключать ОФД. Касса будет работать в автономном режиме, а данные о продажах будут переданы в налоговую только при замене фискального накопителя. 

Также заключение договора с ОФД необязательно при освобождении от применения ККТ. Список исключений перечислен в ст. 2 54-ФЗ.

Важно! Продавцы должны выдавать покупателям документ, подтверждающий продажу, даже если он оформляется вручную. За невыдачу чека штраф составляет до 10 000 ₽.

Как выбрать ОФД

Оператор фискальных данных должен входить в реестр ФНС. На рынке представлено большое количество ОФД, поэтому отметим основные критерии при выборе ОФД:

1. Список услуг. Некоторые операторы ФД помогают с регистрацией в налоговой и подключением к ЭДО.
2. Тарифы. Тарифные условия операторов могут варьироваться. Важно учитывать возможность и размер платы за отправку электронных чеков по SMS.
3. Личный кабинет. Функционал личного кабинета может быть разным: анализ продаж, состояние чеков, формирование отчетов и др. Стоит ознакомиться с ним заранее и уточнить наличие демо-доступа.
4. Поддержка 24/7. Некоторые ОФД предоставляют мобильные приложения с чатом для быстрого решения проблем.

При работе с товарами с маркировкой следует выбирать ОФД, поддерживающего отправку данных на платформу «Честный ЗНАК».

Как подключить ОФД к онлайн-кассе

Подключение онлайн-кассы к ОФД — требование 54-ФЗ для легальной работы с ККТ. При самостоятельном подключении следует:

1. Пройти регистрацию на сайте оператора ФД и подать заявку на подключение.
2. Заключить договор на обработку фискальных данных. При наличии УКЭП договор можно подписать онлайн.
3. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС с указанием данных подключенного ОФД. При изменении оператора ККТ необходимо перерегистрировать.
4. Ввести сведения о ККТ в личном кабинете ОФД. После этого касса готова к работе.

Как еще подключить кассу к ОФД? При аренде облачных касс провайдер часто предоставляет договор с ОФД в подарок. Он также берет на себя основные задачи: регистрация и настройка ККТ, подключение оператора ФД, возможность корректировки чеков и их стабильную передачу 24/7.

Главное

Что такое ОФД в онлайн-кассах? ОФД — посредник между бизнесом и налоговой, обеспечивающий корректную передачу чеков и защиту данных. Заключение договора с ОФД обязательно для работы с онлайн-кассой по 54-ФЗ.

Какой ОФД выбрать? При выборе оператора учитывайте услуги, тарифы, функционал личного кабинета, поддержку и работу с маркированными товарами через «Честный ЗНАК». Главное, чтобы ОФД входил в реестр ФНС.

Как подключить ОФД? Настроить его можно самостоятельно или через провайдера облачных касс.