Как понять, что нужна замена фискального накопителя на кассе

От исправности фискального накопителя зависит корректная работа онлайн-кассы. Его своевременная замена помогает избежать штрафов от ФНС и простоев в работе. 

В статье разберем, когда необходима замена фискального накопителя и дадим инструкцию по его замене. 

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель — это защищенный микрочип, встроенный в онлайн-кассу, предназначенный для:

1. записи, хранения и шифрования данных о кассовых операциях;
2. передачи фискальных данных ОФД (оператор фискальных данных);
3. обеспечения юридической защиты информации от изменений.

Любая компания, обязанная использовать онлайн-кассу при расчетах с покупателями, должна также использовать и фискальный накопитель. Требования к применению устройства прописаны в  статье 4.1 Федерального закона № 54-ФЗ. Без фискального накопителя работа кассы считается незаконной. Срок службы ФН ограничен и зависит от его модели.

Важно! Фискальный накопитель должен быть включен в официальный реестр, опубликованный на сайте ФНС.

Как узнать, что нужно заменить ФН

Следить за состоянием ФН — обязанность владельца ККТ. Лучше заранее планировать замену фискального накопителя, чтобы не допустить остановки работы кассы и штрафов от ФНС. Разберем, когда необходима замена.

Истек срок действия ФН

Одна из главных причин замены фискального накопителя — истечение срока его службы. Он устанавливается производителем и указан в техническом паспорте устройства.

Фискальные накопители бывают двух типов:

1. на 15 месяцев — применяются при использовании общей системы налогообложения (ОСНО);
2. на 36 месяцев — выбирают пользователи специальных налоговых режимов (УСН, ПСН).

После завершения установленного срока накопитель автоматически блокируется, а касса перестает работать. В этом случае необходимо установить новый ФН и провести перерегистрацию ККТ с указанием причины «замена ФН».

Посмотреть срок действия ФН можно:

1. Через карточку регистрации ККТ

Дата постановки кассы на учет указывается в электронной карточке регистрации, доступной в личном кабинете на сайте ФНС. Эта дата считается началом срока действия ФН.

2. Через личный кабинет ОФД

На портале оператора фискальных данных отображается информация по каждому подключенному кассовому аппарату, включая дату регистрации фискального накопителя.

3. Через компанию-арендодателя облачной кассы

При аренде облачной кассы специалисты компании заранее предупреждают бизнес об истечении срока службы. Например, так делает компания Бизнес.Ру Онлайн-чеки. Техническая поддержка уведомляет пользователя, что закончился срок действия ФН и удаленно проводит его замену и перерегистрацию кассы.

Важно! После завершения срока службы ФН подлежит хранению в течение 5 лет. В случае проверки его отсутствие может привести к штрафным санкциям.

Закончилась память ФН

Фискальный накопитель ограничен не только по сроку службы, но и по объему памяти. Устройство вмещает около 250 000 фискальных записей (примерно 256 МБ). При интенсивной торговле срок замены ФН может наступить раньше срока его действия. Особенно при большом количестве чеков. После этого он блокируется и требует замены.

Отследить заполненность памяти можно через отчет на кассе или ОФД. Если до окончания срока действия фискального накопителя остается менее 30 дней, в отчете «О закрытии смены» появляется уведомление: «Ресурс ФН менее 30 дней». При заполнении памяти на 99 % отображается сообщение «Память ФН заполнена».

При появлении таких предупреждений стоит заранее запланировать замену фискального накопителя в кассе. Если он будет заблокирован по истечении срока или из-за переполнения, то сформировать отчет «О закрытии ФН» уже не получится.

Чтобы предприниматели смогли избежать подобных ситуаций, техподдержка Бизнес.Ру Онлайн-Чеки заранее предупреждает о заполненности памяти ФН. Также сотрудники самостоятельно проводят замену накопителя при необходимости. Такой подход защищает ИП и компании от рисков блокировки ФН. 

Перерегистрация кассы

Замена фискального накопителя с перерегистрацией ККТ может потребоваться при смене юридического адреса, наименования ИП/организации, режима налогообложения, ОФД, владельца ККТ.

Фискальные накопители не сдаются в аренду и не передаются вместе с кассой при продаже. Каждый ФН предназначен только для одного налогоплательщика.

При продаже онлайн-кассы новому владельцу необходимо закрыть архив текущего ФН, даже если срок его действия не истек. Замена ФН требует перерегистрации ККТ с данными нового покупателя.

Даем бесплатный чек-лист по замене ФН в статье: Как заменить и перерегистрировать фискальный накопитель

ФН вышел из строя (техническая неисправность)

Фискальный накопитель может потребовать замены до окончания срока службы из-за технических неисправностей. Например, устройство перестает корректно работать, не фиксирует операции, не передает данные, появляются ошибки на кассе. В таком случае необходимо установить новый ФН.

Ошибка при регистрации ККТ

Если при первом запуске ФН была допущена ошибка в регистрационных данных (например, неверно указан ИНН, ОФД или адрес установки), нужно произвести снятие с регистрации и установить новый ФН. При регистрации онлайн-кассы важно ввести ИНН без ошибок. Неверная цифра приведет к необходимости замена фискального накопителя с перерегистрацией. Расходы в этом случае не компенсируются, так как ответственность несет владелец ККТ. 

Однако, при аренде облачной кассы Бизнес.Ру Онлайн-Чеки, специалисты компании помогают с регистрацией. Сотрудники самостоятельно заполняют данные для ФНС, если будет допущена ошибка при заполнении документов, покупка нового устройства перекладывается на компанию-арендодателя. 

Переход на новый формат фискальных данных (ФФД)

С 6 августа 2021 года для продавцов маркированных товаров обязателен формат фискальных документов ФФД 1.2 (Приказ ФНС № ЕД-7-20/662@). Для остальных переход на этот формат был разрешен по окончании срока замены фискального накопителя.

ФФД 1.2 вводит новые реквизиты, включая отметку маркированных товаров (М). Для работы с ним требуется обновить ПО кассы и использовать новый фискальный накопитель, поддерживающий этот формат (ФН-М).

После 6 августра 2024 года переход на ФФД 1.2 обязателен для всех продавцов товаров с маркировкой.

Порядок замены ФН

При аренде облачной кассы бизнесу не нужно самостоятельно следить за сроками ФН. Провайдеры уведомят о необходимости замены и самостоятельно установят новый накопитель. Например, в Бизнес.Ру Онлайн-Чеки отдел сопровождения заранее предупредят компанию о необходимости замены ФН в кассе и удаленно проведут регистрацию кассы в ФНС.

Важно! После замены фискального накопителя старый ни в коем случае нельзя выбрасывать. Его нужно хранить в архиве компании вместе с другими важными документами минимум 5 лет. Требование закреплено в п. 5 части 2 статьи 5 Федерального закона № 54-ФЗ. При проверках ФНС может запросить этот накопитель для контроля.

Разберем подробнее, какой порядок действий при замене фискального накопителя.

1. Проверка срока действия ФН

Как узнать срок действия ФН? Сделать это можно в личном кабинете ОФД или кассы. У Бизнес.Ру в личном кабинете доступна информация об истечении срока службы.

2. Выбор нового ФН

Нужно подобрать накопитель с подходящим сроком — на 15 или 36 месяцев, соответствующий виду бизнеса и налоговому режиму. Важно, чтобы устройство было в официальном Реестре ФН ФНС. Использование несертифицированных ФН запрещено.

3. Закрытие смены

Порядок замены фискального накопителя включает формирование отчета о закрытии смены. Данные необходимо отправить оператору фискальных данных.

4. Закрытие архива ФН

В настройках кассы выбирается команда для закрытия или замены ФН. Касса формирует отчет, который нужно сохранить для перерегистрации.

5. Замена накопителя

После формирования отчетов старый накопитель аккуратно извлекают из кассового аппарата. В случае повреждения требуется обращение к производителю.

6. Перерегистрация ККТ

Регистрация нового ФН проводится онлайн на сайте ФНС.

Важно! Несвоевременная замена ФН грозит штрафом по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ — от 10 000 ₽ для ИП и от 30 000 ₽ для организаций.

7. Активация нового ФН

Накопитель активируют в течение одного рабочего дня после перерегистрации через настройки кассы. После этого можно работать и выдавать чеки.

С 2025 года для перерегистрации ККТ не нужно подавать заявление. Достаточно отправить отчет об изменениях в налоговую.

Вывод

Фискальный накопитель — обязательный элемент онлайн-кассы с ограниченным сроком службы и объемом памяти. Его замена необходима для корректной работы ККТ и соблюдения закона.

Причины замены ФН: окончание срока службы, заполнение памяти, смена владельца, ошибки при вводе данных или поломка устройства. При смене кассы или владельца нужен новый фискальный накопитель.

При аренде облачной кассы замену ФН с перерегистрацией выполняет провайдер, при самостоятельном использовании — ответственность лежит на владельце.

Если не заменить ФН вовремя, предпринимателя могут оштрафовать на сумму от 1 500 до 3 000 ₽. По истечении срока службы ФН касса автоматически блокируется и перестает передавать данные ОФД. Работа без действующего кассового аппарата, в том числе из-за неисправного ФН, грозит более серьезным штрафом не менее 10 000 ₽ для ИП и минимум 30 000 ₽ для юрлиц.

Больше новостей в телеграм-канале >>>