Где хранятся электронные чеки и как их проверить

Проверка сформированных на кассе чеков поможет своевременно заметить ошибку и исправить недочет, а также проанализировать бизнес-процессы. В статье расскажем и покажем, где хранятся чеки и как их проверить.

Что такое электронные чеки бизнеса

Электронные чеки — это аналог бумажного кассового чека  в электронном формате, который в момент расчетов направляется покупателю по электронной почте или SMS.

Онлайн-чеки формируются на онлайн-кассе, подтверждают факт проведенного расчета между продавцом и покупателем и имеют весь необходимый перечень реквизитов в соответствии со ст. 4.7 закона 54-ФЗ.

Важно! Бумажные и электронные чеки равнозначны по закону и юридической силе, согласно пункту 4 статьи 1.2 закона 54-ФЗ.

Благодаря чеку клиент может доказать факт совершения покупки, оформить возврат и учесть свои расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Когда и в каком виде надо отправить чеки онлайн-бизнесу

Бизнесмены, продающие свои товары или услуги через интернет, обязаны выдавать своим клиентам электронные кассовые чеки, согласно  п. 5 ст. 1.2 закона 54-ФЗ.

Чтобы соблюсти законные требования, перед отправкой онлайн-чека ИП должен предварительно узнать у клиента адрес электронной почты или номер мобильного телефона. Если этого не сделать, придется выдать бумажный чек покупателю вместе с товаром, согласно Письму Минфина: <Письмо> Минфина России от 16.06.2022 N 30-01-15/57115 <О применении контрольно-кассовой техники> \ КонсультантПлюс

Если расчет производится на сайте интернет-магазина, предприниматель должен направить чек в электронном виде сразу после совершения оплаты. 

Где хранятся проведенные чеки бизнесом 

Где можно найти электронный чек? Вариантов несколько:

1. в личном кабинете онлайн-кассы;
2. в кабинете ОФД;
3. на сайте ФНС.

Рассмотрим все варианты подробнее.

1. Кабинет облачной кассы

Все сформированные онлайн-чеки можно посмотреть в кабинете пользователя в кассовой программе на ПК или в мобильном устройстве.

Так выглядит аналитика онлайн-чеков в личном кабинете кассы от Бизнес.Ру Онлайн-Чеки:

При нажатии на чек можно просмотреть информацию о проведенной операции: номер фискального документа, дату его создания, контакт покупателя (адрес электронной почты), итоговая денежная сумма, признак и способ расчета и т.д.

В личном кабинете также можно отследить статус отправки каждого кассового документа: ошибочные чеки ярко выделяются красным. Если на него нажать, можно будет узнать причину ошибки. В таком случае фискальный документ нужно исправить, указав корректные данные.

С помощью аналитики чеков можно выбрать определенный период и выяснить наиболее прибыльные дни, величину среднего чека, общую сумму прихода и расхода, статус отправки. Анализ этих данных может помочь предпринимателю подготовить отчетность, посчитать прибыль и контролировать корректность всех пробитых чеков.

2. ОФД

Пользователь кассы должен иметь договор с оператором фискальных данных (ОФД), согласно статье 4.6 закона 54-ФЗ. Операторы, как правило, предоставляют  клиенту личный кабинет, в котором сохраняется информация обо всех пробитых чеках. 

В кабинете можно проверить корректность фискального документа по поиску, отфильтровав онлайн-чеки по следующим параметрам: касса, смена, дата и точка продажи, сумма и признак расчета и т.д.

Дубликат фискального документа можно отправить на электронную почту клиента или распечатать на бумажном носителе.

Поверку может осуществить и сам покупатель. База чеков ОФД позволит клиенту проверить документ, выданный ему продавцом после покупки. 

Проверить чек на законность здесь: Проверка фискального чека | Проверить чек | Проверить чек ОФД | OFD.ru

3. ФНС

Где хранятся кассовые чеки? Сформированный чек можно проверить на сайте налоговой: Федеральная налоговая служба

Достаточно ввести данные фискального документа: дату и время формирования, регистрационные данные ККТ и ФН, фискальный признак. Система проведет проверку на легальность и сообщит, подлинный ли документ. 

Как онлайн-бизнесу проверить отправленные чеки 

Рассмотрим, где найти электронный кассовый чек в личном кабинете ККТ.

Чтобы иметь под рукой подробную аналитику чеков, можно подключить облачную кассу и использовать данные о продажах в бизнес-целях. 

В личном кабинете облачной кассы от Бизнес.Ру Онлайн-Чеки можно посмотреть аналитику по всем отправленным электронным чекам за выбранный период. 

В данном разделе представлена информация об общем количестве и сумме чеков, их статус отправки, способ оплаты и т.д. 

Согласно части 2 статьи 4.3 закона 54-ФЗ, фискальный документ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента открытия кассовой смены. 

Если бизнесмен неправильно сформирует кассовый чек и заметит ошибку на следующий рабочий день после закрытия смены на кассе, он совершит правонарушение, предусмотренное статьей 14.5 КоАП РФ и может заплатить денежный штраф.

Чтобы этого не произошло, лучше проверить кассовый чек онлайн-кассы  сразу после его формирования и попутно исправлять возможные недочеты.  

Какие наказания установлены за нарушение правил направления электронных чеков?

ИП обязан выдавать бумажный или электронный чек покупателю  — это требование установлено законом 54-ФЗ.

За невыдачу кассового чека статья 14.5 КоАП РФ предусматривает административную ответственность в виде назначения денежного штрафа:

• в размере 2 000 ₽ для ИП;

• в размере 10 000 ₽ для юрлиц.

Важно! В соответствии с примечанием к статье 14.5 КоАП РФ, своевременно сформированный чек коррекции, направленный в налоговую, избавит организацию и ИП от выплаты штрафа. 

 Больше полезных новостей в Телеграм-канале >>>