Что такое ОФД

Закон 54-ФЗ устанавливает, что ИП должен иметь договор с ОФД на обработку фискальных данных. Рассказываем, что это такое и какой ОФД выбрать для работы.

Что такое ОФД

ОФД — это оператор фискальных данных, который имеет государственное разрешение осуществлять обработку данных о кассовых операциях, проверять их корректность и направлять в ФНС. 

Согласно статье 4.6 закона 54-ФЗ предприниматель обязан иметь с оператором договор на обработку фискальных данных. 

Зачем нужен ОФД? 

Иными словами, оператор фискальных данных— это посредник между кассой, налоговой и клиентом. 

Оператор получает данные от онлайн-кассы, проверяет их на законность и распределяет в ФНС и клиенту.  Благодаря нему госорган получает обработанные данные о кассовых операциях, а покупатель — законный кассовый чек.

Как работает ОФД

Оператор фискальных данных, подключенный к кассе, в режиме реального времени проверяет каждый сформированный кассовый чек с помощью форматно-логического контроля (ФЛК).

ФЛК необходим для проверки соблюдения всех требований к чеку, установленных статьей 4.7 закона о ККТ. Он контролирует, чтобы фискальный документ содержал все необходимые реквизиты и следит, чтобы они были корректны.

ОФД с помощью ФЛК производит проверку тегов кассовых документов: они не должны повторяться, быть лишними и содержать ошибки. На этом этапе контроля также проверяется логика чека: время его пробития, порядок и количество тегов и позиций, а также соответствие ФФД (формата фискальных данных) закону.

Если фискальный документ не прошел проверку ФЛК, он выдаст ошибку и не будет принят налоговой. В таком случае будет необходимо перепробить документ, исправив все недочеты, сформировать чек коррекции, при необходимости, и заново направить документ оператору для контроля.

Требования закона к ОФД

Согласно части 2 статьи 4.5 закона 54-ФЗ, оператор обязан:

1. осуществлять обработку фискальных данных в режиме реального времени;
2. обеспечивать бесперебойность обработки;
3. не нарушать конфиденциальность фискальных данных;
4. хранить некорректируемые фискальные данные в течение 5 лет; 
5. обеспечивать защиту данных в соответствии с 149-ФЗ;
6. передавать чек клиенту в электронной форме, если это предусмотрено договором на обработку фискальных данных;
7. уничтожать данные по истечении 5 лет с даты их записи, если больший срок не установлен договором.

Подробнее: Статья 4.5. Требования к соискателю разрешения на обработку фискальных данных, оператору фискальных данных. Обязанности оператора фискальных данных \ КонсультантПлюс (consultant.ru)

Возможности ОФД: компетенции, личный кабинет, контроль выручки, переданные чеки, отчеты

Помимо своей основной функции — проверки и передачи чека в налоговую, оператор может оказывать доп.услуги.

Какой ОФД выбрать? Прежде всего, посмотреть дополнительные возможности и преимущества каждого оператора. 

Перед заключением договора рекомендуем проверить следующие аспекты:

1. Стоимость.

Тарифные планы различных операторов могут сильно отличаться. Следует обратить внимание на наличие и размер платы за отправку чека смс-сообщением клиентам.

1. Перечень услуг.

Как правило, все ОФД осуществляют передачу кассовых данных в налоговую, контролируют статус кассы, необходимость замены ФН, уведомляют о сбоях и ошибках в работе, позволяет создавать и выгружать статистику и отчеты, контролируют открытие и закрытие кассовых смен.

Однако операторы могут оказывать дополнительные услуги,  упрощающие работу со стационарной или облачной кассой. Перечень устанавливается каждым ОФД индивидуально. 

1. Личный кабинет.

Функционал кабинета может различаться. Для комфортной работы следует ознакомиться с его возможностями заранее. Уточните наличие демо-кабинета.

1. Надежность и защита данных.

Поскольку обеспечивать конфиденциальность фискальных данных и хранение их в некорректируемом виде в течение 5 лет после их записи — обязанность оператора по закону, следует выяснить о степени защиты информации.

Рекомендуем выяснить наличие и функционал технической поддержки, а также оборудования для хранения и шифрования данных.

К какому ОФД подключена касса: как узнать

Чтобы узнать, к какому ОФД подключена касса, необходимо:

1.Посмотреть чек или отчет

Согласно Приказу ФНС от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@, в отчете о регистрации/изменении параметров регистрации кассы должна содержаться информация о наименовании и ИНН ОФД.

Наименование подключенного ОФД не является обязательным реквизитом кассового чека по статье 4.7 закона о ККТ, однако он может быть в нем напечатан.

Источник: Приказ ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@ (ред. от 12.04.2023) "Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию" (Зарегистрировано в Минюсте России 09.12.2020 N 61361)

2.Зайти в личный кабинет ФНС.

В личном кабинете ККТ на сайте налоговой содержится информация и название ОФД, который подключен к онлайн-кассе.

3.Посмотреть в личном кабинете ККТ.

Например, в личном кабинете облачной кассы от Бизнес.Ру в разделе «настройки» можно увидеть наименование оператора и период его действия:

Рейтинг лучших ОФД (тут собрать список популярных офд)

Прежде чем заключить договор на обработку фискальных данных, нужно понять, какой ОФД лучше выбрать для ИП. 

На сегодняшний день на территории РФ действуют 16 операторов, имеющих право на обработку фискальных данных. Все они внесены в Реестр ФНС:Операторы фискальных данных | ФНС России | 77 город Москва (nalog.gov.ru)

Важно! Заключение договора с организацией, не входящей в Реестр ОФД в ФНС, грозит ИП выплатой денежного штрафа по части 4 статьи 14.5 КоАП РФ. 

1. 1 место: Платформа ОФД.

Лидирует на рынке операторов по популярности и количеству подключенных пользователей. 

На основании исследования, проведенного CNews Analytics в 2023 году, доля Платформы ОФД по числу подключенных касс составляла 29,9%.

Источник: CNews Analytics: Рейтинг операторов фискальных данных 2023 - CNews

Платформа выделяется возможностью создания удобного отчета в личном кабинете, где можно легко проследить статусность чека: принят или не принят ФНС. Имеет широкий перечень тарифов и расширенный функционал личного кабинета, где можно увидеть статистику показателей бизнеса.

Как подключить платформу ОФД? Оставить заявку на официальном сайте, заключить договор на обработку фискальных данных и следовать дальнейшим инструкциям специалистов. 

1. 2 место: Такском. 

Оператор занимает второе место в рейтинге по популярности, на его долю приходится 13,8% онлайн-касс.

Как заявляет Такском на своем сайте, он имеет сервисы для повышения продаж, синхронизацию с 1С, мобильное приложение и 7 дней бесплатного тарифа.

1. 3 место: Первый ОФД.

Замыкает тройку лидеров в сфере обработки фискальных данных оператор, на долю которого приходится 12,1% рынка подключенных онлайн-касс.

Оператор предоставляет пробный период на 5 дней, имеет мобильное приложение и инструментарий для контроля фактической прибыли и трафика кассовых чеков.

Согласно аналитике CNews за 2023 год, в рейтинге операторов по популярности другие места распределены следующим образом:

1. 4 место: Тензор и 9,5 % подключенных к нему ККТ.
2. 5 место: OFD.ru и доля рынка 9,3 %.
3. 6 место: СКБ Контур и 6,1% подключенных касс.
4. 7 место: ОФД-Я (Ярус) и 4,7 %.
5. 8 место: Калуга-Астрал и 3,5 %.

Оставшиеся 11,1 % от общей доли подключенных кассовых аппаратов находятся у операторов Яндекса, Тандера, Элемента, Вымпел Коммуникаций, Инит Про, ОФД ИЦ и «Онлайн».

Как подключить ОФД

Чтобы произвести подключение онлайн-кассы к оператору фискальных данных, необходимо:

1.Зарегистрироваться на сайте оператора

ОФД нужно выбирать из закрытого Реестра операторов ФНС, поскольку только они имеют государственное разрешение и имеют право осуществлять обработку в соответствии с российским законодательством. 

Необходимо зайти на официальный сайт оператора и оставить заявку на подключение.

2. Заключить договор на обработку фискальных данных

Оператор предоставляет предпринимателю договор на обработку персональных данных, в соответствии с требованиями 54-ФЗ. Заключить его возможно онлайн, если у ИП есть квалифицированная электронная подпись.

3.Зарегистрировать кассу в ФНС

В заявлении на регистрацию кассы обязательно указываются данные подключенного оператора фискальных данных. В случае, если предприниматель захочет его изменить, кассу нужно будет перерегистрировать в налоговой.

4.Ввести данные в личном кабинете ОФД

После успешной регистрации кассы в ФНС, нужно внести ее регистрационный номер в личном кабинете оператора. После этого можно начинать работу.

Итоги

Зачем нужен ОФД? Для проверки чека на корректность и его передачи клиенту и в ФНС.

Как выбрать ОФД для онлайн-кассы? Сравнить предложения операторов, входящих в Реестр ОФД, в зависимости от их функционала, надежности хранения данных, возможностей личного кабинета и потребностей вашего бизнеса.

Как подключить кассу к ОФД? Оставить заявку на сайте оператора, заключить с ним договор, зарегистрировать кассу в ФНС и ввести данные о регистрации в личном кабинете.