Глава 5. Приступаем к проектированию системы учета. #ПобегИзExcel

Итак, в прошлых частях вы познакомились с предпринимателем Андреем и его проблемами с учетом. Давайте узнаем какой выход он нашел.

Андрей представил свою будущую систему учета вполне четко. Это веб-оболочка или сайт, расположенный на внутренних серверах компании. Со своего компьютера он через браузер или специальное веб-приложение в свою бизнес-систему интерактивный центр управления его мебельным производством.

Логин-пароль и перед ним открывается личный кабинет руководителя. Здесь собрано всё, что необходимо видеть руководителю производственной компании, чтобы держать руку на пульсе бизнеса: заказы, производство, склад, финансы.

Как в идеале может выглядеть решение?

Главная страница. Дашборд - всё на виду

На главной странице Андрей видит дашборд, где ключевые показатели его бизнеса собраны в одном окне:

1. Финансы: доходы, расходы, чистая прибыль.
2. Заказы: неоплаченные заказы, подтвержденные заказы, которые еще не в работе, сколько единиц мебели в производстве, сколько уже готово, сколько отправлено клиентам.
3. Производство: количество выполненных изделий, загрузка каждого цеха, отставание от сроков.
4. Склад: остатки материалов — древесины, фурнитуры, лаков и красок.

Каждый индикатор - это живая цифра. Если что-то пошло не так, система подсвечивает это красным. Андрей сразу видит, где возникла проблема и требуется его внимание.

Детали. Поиск причины проблемы

Каждый блок дашборда главной страницы позволяет посмотреть подробности, выяснить причины и своевременно вмешаться.

Андрей замечает, что на диаграмме по выполнению заказов появилась красная зона — один из заказов на набор столов и стульев задерживается уже третий день. Он кликает на этот показатель и проваливается в раздел "Производство".

Перед ним открывается таблица с задачами по каждому цеху:

1. Цех деревообработки: распиловка и подготовка деталей.
2. Цех сборки: сборка каркасов.
3. Цех покраски: нанесение лака и финальная отделка.

На экране видно, что Цех покраски не успевает выполнить свою часть работы. Андрей кликает на этот участок и видит детализированный отчёт:

1. Конкретная партия мебели задерживается.
2. Ответственный за покраску — Иван Семёнов.
3. Причина: закончился лак нужного оттенка.

Теперь Андрей видит, где именно произошёл сбой, и может быстро решить проблему: заказать новый лак или перераспределить задачи между другими сотрудниками.

Анализ склада причина проблемы

Андрей переключается на раздел «Склад» и видит остатки материалов. В отчёте сразу бросается в глаза: лак цвета «Орех» закончился ещё неделю назад. Заявка на него отправлена, но на складе поставщика его нет.

Система показывает:

1. Когда был последний заказ на этот лак.
2. Кто отвечал за его контроль.
3. Почему новый заказ не был оформлен вовремя.

Андрей понимает, что проблема не в Иване — он просто не получил нужный материал для работы. Теперь он знает, что нужно улучшить: настроить автоматические уведомления о критических остатках материалов, чтобы подобное не повторялось, а также то, что нужно включиться в решение проблемы, связаться с поставщиком или найти альтернативу.

Финансы. Все под контролем

В разделе «Финансы», Андрей может отслеживать:

1. Доходы и расходы по каждому заказу.
2. Просроченные платежи от клиентов.
3. Планируемые расходы на ближайший месяц.

В одном из отчётов подсвечивается просроченный платёж от крупного клиента. Андрей открывает карточку клиента и видит:

1. Когда была отправлена продукция.
2. Какие уведомления уже были отправлены клиенту.
3. Кто из менеджеров отвечает за это взаимодействие.

Теперь он может связаться с ответственным менеджером и уточнить, почему оплата до сих пор не поступила и при необходимости подключить других специалистов или урегулировать вопрос самостоятельно.

Уведомления. Быть в курсе важных событий

Система также присылает Андрею внутренние уведомления, которые помогают ему быть в курсе всего:

1. "На складе критические остатки лака цвета «Орех». Срочно требуется пополнение!"
2. "Заказ №304 задерживается на этапе покраски."
3. "Клиент Иванов не оплатил счёт на сумму 120 000 руб."

Каждое уведомление ведёт к источнику проблемы. Теперь Андрей реагирует на сбои сразу, а не разбирает их через несколько дней, когда ущерб уже нанесён.

Личные кабинеты сотрудников. Порядок, дисциплина, разграничение зон ответственности

Андрей точно знает, что каждый сотрудник работает в своём личном кабинете и отвечает строго за свою зону ответственности:

1. Кладовщик видит состояние склада, регистрирует поступление древесины, фурнитуры, лаков и других материалов, а также кто, когда выписывал те или иные позиции. Так можно отследить движение продукции на предприятии.
2. Начальник цеха следит за загрузкой производства, распределяет задачи и контролирует сроки.
3. Бухгалтер (его мама) работает с отчётами по затратам и доходам, контролирует платежи и формирует отчёты для налоговой.
4. Менеджер по работе с клиентами фиксирует заказы и изменение их статуса, отправляет их в работу и следит за своевременной отгрузкой заказов.

Каждый сотрудник видит только ту информацию, которая относится к его зоне ответственности. Никто не может случайно стереть важные данные, изменить отчёт или влезть в чужие задачи, что минимизирует количество ошибок, облегчает их поиск и корректировку.

Фокус на рост бизнеса

Андрей как руководитель видит целостную картину. В своём личном кабинете он может:

1. Оценить общее состояние бизнеса за день, неделю, месяц.
2. Быстро выявить узкие места и причины ошибок, задержек, возникающих регулярно или разово проблем.
3. Контролировать финансы и работу ключевых сотрудников.

Теперь он не тратит часы на поиски ошибок в таблицах, а принимает решения на основе актуальных данных в реальном времени. Это позволяет оперативно реагировать на ситуацию и принимать стратегически верные и своевременные шаги. способствующие росту бизнеса.

Стратегический взгляд

В своей системе Андрей наконец-то видит то, к чему стремился:

1. Прозрачность на всех уровнях бизнеса.
2. Контроль над каждым этапом производства мебели.
3. Оперативное устранение проблем.
4. Доступ к данным в один клик.

Он больше не зависит от таблиц и ручного контроля. Теперь у него есть единая бизнес-система, которая позволяет расти, не теряя контроль над деталями.

«Вот как это должно работать. Это не просто программа — это мой главный инструмент управления бизнесом. Время действовать!» подумал Андрей, закрывая ноутбук.

Таблица. Сравнение Excel и учетной системы

Теперь он был уверен: его мебельное производство готово к новому этапу развития.

Проектирование кабинетов

Андрей сидел за своим компьютером, вдохновленный идеей создания собственной системы учета. Теперь, когда концепция была ясна, пришло время переходить к проектированию личных кабинетов и ролей для каждого сотрудника. Он решил, что начнёт описание кабинетов с переноса модели, представленной в уже существующих таблицах, а затем дополнит функциями и вспомогательными элементами.

Кабинет начальника цеха

Основная задача: контроль за производственными процессами, распределение задач, обеспечение своевременного выполнения заказов.

Основные поля и разделы:

1. Панель управления производством:

1. Заказы
2. Статус каждого заказа (выполнено, в процессе, задержка).
3. Приоритетность заказов (срочные, стандартные, VIP).
4. Запланированные даты начала и окончания работ по каждому заказу.
5. Планирование расхода материалов по каждому заказу.
6. Количество единиц на складе

1. Задачи для сотрудников цеха:

1. Список сотрудников
2. Должность
3. Список задач каждому сотруднику (например, покраска стола, сборка каркаса шкафа).
4. Сроки выполнения каждой задачи.
5. Статус выполнения задачи (в работе, завершено, задержка).
6. Комментарии к задачам.

1. График работы сотрудников:

1. Табель сотрудников (рабочие часы, переработки).
2. Плановая и фактическая загрузка цеха.
3. Отчеты по производительности сотрудников.

1. Журнал качества:

1. Замечания по качеству выполнения работ.
2. Фиксация брака и проблемных ситуаций.
3. Фотографии дефектов и бракованных изделий.

1. Внутренние уведомления:

1. О просрочках по задачам.
2. О необходимости пополнения материалов.
3. О завершении этапов производства.

Дополнительные инструменты:

1. Возможность пересмотреть приоритет задач.
2. Отчеты о выполненных работах за период.
3. Интерактивный график производственной активности.
4. Возможность оформить заказ материалов на склад.
5. Уведомление о сроках поставки материалов.
6. Уведомление о  появлении заказанных материалов на складе по запросу к заказу.

Кабинет менеджера по работе с клиентами

Основная задача: коммуникация с клиентами, контроль выполнения заказов, обеспечение качественного клиентского сервиса.

Основные поля и разделы:

1. Список клиентов:

1. ФИО клиента / название компании.
2. Контактные данные (телефон, email).
3. История взаимодействий (звонки, письма, встречи).
4. Текущий статус клиента (новый, в работе, завершён, повторный).

1. Заказы клиентов:

1. Список текущих заказов с детализацией (наименование изделий, количество, стоимость).
2. Статус выполнения заказа (в производстве, на складе, отправлено, завершено).
3. Планируемая и фактическая дата отгрузки.
4. Проблемы по заказу (например, задержка производства, нехватка материалов).

1. Коммуникация:

1. Журнал звонков и переписки с клиентом.
2. Шаблоны писем и уведомлений (например, сообщение о готовности заказа).
3. Возможность добавлять комментарии к заказам.

1. Документы и оплата:

1. Коммерческие предложения.
2. Договоры.
3. Счета и акты выполненных работ.
4. Статус оплаты заказа (оплачено, частично оплачено, ожидает оплаты, отгружен/доставлен).

1. Уведомления:

1. О задержке по заказу.
2. О завершении производства заказа.
3. О поступлении оплаты от клиента.

Дополнительные инструменты:

1. Быстрый доступ к карточке клиента.
2. Инструменты для формирования отчётов по клиентской активности.
3. Интеграция с мессенджерами и почтой.

Кабинет бухгалтера

Основная задача: финансовый учёт, контроль платежей, работа с документами.

Основные поля и разделы:

1. Финансовые показатели:

1. Доходы за период (день, неделя, месяц).
2. Расходы (материалы, зарплаты, аренда).
3. Чистая прибыль.
4. Нераспределенные платежи.

1. Счета и оплаты:

1. Реестр выставленных счетов.
2. Статус оплаты (оплачен, ожидает оплаты, просрочен).
3. Журнал платежей (даты, суммы, контрагенты).
4. Напоминания о сроках оплаты.

1. Документооборот:

1. Договора и акты.
2. Накладные на поступление и отгрузку материалов и готовых изделий.
3. Налоговая отчётность.
4. Возможность выгружать отчёты в формате Excel, PDF.

1. Зарплата сотрудников:

1. Расчёт заработной платы.
2. Учет авансов и премий.
3. Отчёты по начислениям и выплатам.

1. Кредиторская и дебиторская задолженность:

1. Список контрагентов с просроченными обязательствами.
2. График платежей и погашений.
3. Оповещения о просрочках.

1. Аналитические отчёты:

1. Динамика доходов и расходов.
2. Прогнозы по финансовым показателям.
3. Анализ рентабельности заказов.

1. Уведомления:

1. О поступлении оплаты от клиента.
2. О предстоящих платежах по поставкам.
3. О завершении периода для подготовки налоговой отчётности.

Дополнительные инструменты:

1. Возможность выгрузки данных в сторонние бухгалтерские программы.
2. Инструменты для сверки с банком.
3. Автоматическая рассылка отчётов руководителю.

Кабинет сотрудника склада / начальника склада

Основная задача: учёт материалов, контроль складских остатков, своевременное пополнение запасов и подготовка комплектов для производства.

Основные поля и разделы:

1. Состояние склада:

1. Список материалов (древесина, лак, фурнитура, ткани и прочее).
2. Текущие остатки материалов по категориям.
3. Критически низкие запасы (подсвечиваются красным).
4. Движение материалов (поступления, списания, перемещения).

1. Приёмка материалов:

1. Поле для регистрации новых поступлений на склад.
2. Поставщик (название, контактные данные).
3. Дата поступления.
4. Количество и качество материалов.
5. Поле для добавления комментариев (например, «10% брака»).

1. Отгрузка на производство:

1. Заявки от начальников цехов на материалы.
2. Список выданных материалов.
3. Ответственное лицо за приёмку на производстве.
4. Статус отгрузки (выдано/ожидает выдачи).

1. Инвентаризация:

1. Журнал проверок остатков.
2. Результаты последней инвентаризации.
3. Наличие расхождений (подсветка проблемных позиций).
4. Поле для добавления комментариев.

1. График поставок:

1. Плановые поставки от поставщиков.
2. Ожидаемая дата прибытия материалов.
3. Контакты ответственного менеджера поставщика.

1. Уведомления:

1. О критических остатках на складе.
2. О задержках поставок.
3. О необходимости проведения инвентаризации.
4. О выполнении заявок на выдачу материалов.

Дополнительные инструменты:

1. Быстрый поиск материалов на складе.
2. Возможность выгружать отчёты по складу в Excel или PDF.
3. Фильтрация по категориям материалов.
4. Шаблоны заявок на пополнение запасов.

Кабинет руководителя

Основная задача: стратегическое управление бизнесом, анализ ключевых показателей, контроль эффективности сотрудников и оперативное принятие решений.

Основные поля и разделы:

1. Дашборд ключевых показателей:

1. Финансовые показатели: доходы, расходы, чистая прибыль, динамика по месяцам.
2. Производство: количество выполненных заказов, просроченные задачи, загрузка цехов.
3. Склад: текущее состояние запасов, критически низкие материалы.
4. Клиенты: количество новых заказов, процент завершённых, просроченные оплаты.
5. Эффективность сотрудников: выполнение задач по каждому отделу и сотруднику.

1. Финансовая аналитика:

1. График доходов и расходов.
2. План-факт анализ бюджета.
3. Динамика по прибыльности разных видов продукции.
4. Дебиторская и кредиторская задолженность.

1. Производственные показатели:

1. Статус текущих заказов (выполненные, в работе, задержанные).
2. Производственная эффективность (процент брака, отставание по срокам).
3. Динамика выполнения производственных задач по цехам.
4. Нагрузка на цеха и сотрудников.

1. Складская аналитика:

1. Остатки ключевых материалов.
2. Частота пополнения запасов.
3. Проблемные материалы (чаще всего заканчиваются, вызывают задержки).
4. История инвентаризаций и их результаты.

1. Отчёты по сотрудникам:

1. Эффективность работы сотрудников по отделам.
2. Просроченные задачи и узкие места.
3. Индивидуальные достижения сотрудников (например, перевыполнение плана).
4. Вовлечённость и активность сотрудников в системе.

1. Управление заказами:

1. Статус выполнения ключевых заказов.
2. Проблемные заказы (задержки, брак, жалобы клиентов).
3. История взаимодействия с клиентами.
4. Планируемые сроки завершения заказов.

1. Уведомления:

1. О задержках по ключевым заказам.
2. О критических остатках на складе.
3. О проблемах на производстве.
4. О просроченных оплатах от клиентов.

1. Коммуникация с командой:

1. Возможность отправлять уведомления начальникам цехов, менеджерам и сотрудникам склада.
2. Оперативные комментарии по проблемным задачам.
3. Прямые сообщения ключевым сотрудникам.

1. Документооборот:

1. Доступ к ключевым отчётам и договорам.
2. Коммерческие предложения и счета для клиентов.
3. Отчёты для налоговой и контролирующих органов.

1. Прогнозы и планирование:

1. Планирование объёмов производства на месяц и квартал.
2. Прогнозы по финансам на основе текущих данных.
3. Оценка рисков по основным показателям.

Дополнительные инструменты:

1. Возможность выгрузки данных в Excel, PDF, 1С.
2. Интерактивные графики и отчёты.
3. Инструмент для создания персонализированных аналитических отчётов.
4. Возможность быстро назначать задачи сотрудникам.

Сбор обратной связи от сотрудников

Создав эти простые макеты в Excel, Андрей решил показать их своей команде для получения обратной связи. Он пригласил кладовщика, начальника склада и бухгалтера и менеджера по работе с клиентами, чтобы обсудить, насколько удобно было бы работать в таких личных кабинетах.

Сначала они были немного удивлены тем, что Андрей снова использовал Excel, но, увидев, как удобно структурированы данные, быстро включились в процесс. Кладовщик предложил добавить отдельное поле для комментариев, где он мог бы отмечать не только фактические поступления, но и замечания по качеству материалов. Начальник склада высказался за возможность видеть статистику по поставщикам: кто чаще задерживает поставки и кто предоставляет лучшие условия. Бухгалтер предложил упростить интерфейс своего кабинета — слишком много цифр может сбить с толку, и лучше оставить только ключевые показатели.

Андрей внимательно слушал, записывал все предложения и понимал, что проектирование — это живой процесс. Ему предстояло не только настроить систему под свои нужды, но и учесть, как с ней будут работать люди. Однако, полученная обратная связь лишь усилила его уверенность в том, что система с личными кабинетами — это правильный путь.

Визуализация будущей системы

После сбора обратной связи, Андрей снова вернулся к своим наброскам. Теперь он видел, что каждое рабочее место должно быть не просто набором данных, а удобным инструментом, с которым сотрудники смогут эффективно работать каждый день.

Дашборды — теперь он мог добавить ключевые графики и метрики на главные страницы кабинетов, чтобы пользователи сразу видели текущее состояние дел.

Уведомления — он решил встроить функцию внутренних уведомлений, чтобы система автоматически оповещала сотрудников о критических ситуациях.

Простота интерфейса каждый кабинет должен быть максимально простым и понятным, без лишних функций, только то, что нужно для выполнения задач.

Андрей понял, что этот этап проектирования был важным шагом. Он уже видел, как сотрудники начнут работать в своих личных кабинетах, как ошибки сократятся, а производительность вырастет. В ближайшее время ему предстояло обсудить всё это с разработчиками и начать воплощение своей системы в жизнь.

Заключение

  Создавая макеты кабинетов в Excel, Андрей не просто наметил структуру будущей системы — он начал думать, как каждый сотрудник будет взаимодействовать с ней. Теперь он был уверен, что своя система — это не просто способ автоматизировать процессы, но и инструмент, который позволит его бизнесу расти без лишних сбоев и хаоса.Читайте в следующей главе о выборе системы.  

Источник