Глава 2. Проблемы с Excel и аналоги программы Excel. #ПобегИзExcel

  Итак, вы познакомились с Андреем и узнали о плюсах Excel на первых порах развития бизнеса. Давайте узнаем, как развивался бизнес Андрея дальше.  

Онлайн-аналог Excel

Для развития бизнеса своего интернет магазина мало - большая конкуренция, поэтому Андрей вывел свою продукцию на маркетплейсы и заключил партнерские договоренности с федеральным интернет-магазином типовой мебели. Увеличились объемы производства и направления поставок. Это было отражено в таблицах.

Однажды в понедельник Андрей пришел на производство и открыл свой Excel-файл.В графе подсчета появилась ошибка - не сходились цифры. Андрей понял, что кто-то из его помощников забыл передать ему информацию о новых партиях материалов на складе. Не катастрофа, конечно, если случай единичный. Но на исправление даже одной ошибки придется потратить  много времени и сил. Из-за этого задерживается обработка заказов из интернет-магазина и маркетплейса, от клиентов приходят претензии, падает рейтинг, портится репутация, которую легко разрушить, но очень тяжело заработать.

«Надо что-то с этим делать» — решил Андрей.

Проблема назревала давно: он один уже не справлялся с внесением данных в таблицу из-за большого объема. Сначала он пробовал давать доступ к таблице некоторым сотрудникам - это оказалось плохой идеей, которая привела к сбою в формулах, потому что кто-то что-то накрутил.

Потом он создал таблицы для каждого из ответственных сотрудников, а сам обрабатывал данные из их таблиц, но это тоже оказалось неудобно, так как информация обновлялась с задержкой, сотрудники допускали ошибки и выявить их было намного сложнее, работая с обновленным файлом. Это приводило к путанице с актуальными вариантами файлов и у Андрея уходило много времени на проверку данных.

Excel таблицы удобны, когда с ними работает один человек, когда доступ нужен одновременно для нескольких человек появляются многочисленные версии файла, среди которых сложно найти актуальный.

«Хорошо бы перенести мою систему учета в онлайн формат» - подумал однажды Андрей. Это бы решило массу проблем с задержкой ввода данных и доступ к таблице был бы у всех одновременно, и откат версии в случае чего можно сделать, чтобы обнаружить ошибку…

Поиски такой возможности быстро увенчались успехом. Google Таблицы. Видеообзор на YouTube очень понравился Андрею и он приступил к переносу таблицы в онлайн, чтобы команда могла работать одновременно с актуальной информацией хоть с компьютера, хоть с телефона. Такая мобильность очень актуальна.

Перенос таблицы в облако не занял много времени: за пару часов он перенёс все свои таблицы в облако. «Вот оно, будущее!» — думал Андрей. Он дал своим исполнителям доступ, чтобы они могли вносить данные по производству и складу.

Первое время ему казалось, что теперь он управляет бизнесом как технологический гигант. Открываешь Google Таблицы с планшета, пока сидишь на кухне, и наблюдаешь за обновлениями данных в реальном времени

Но были и моменты, которые вызывали беспокойство у бизнесмена. Конечно, удобно, что все видят актуальные цифры и могут добавлять свою информацию, но... а вдруг они что-то испортят?

Беспокойство вызывали несколько моментов:

1. сломают формулы;
2. удалят весь файл;
3. сольют базу клиентов конкурентам.

Часть данных он закрыл паролем. Он регулярно создавал копии файла и продолжал думать, как бы сделать так, чтобы каждый заполнял только те данные, которые находятся в зоне его ответственности, а всей информацией мог владеть только он.Параллельно он вел контрольную Excel таблицу, где дублировал данные из таблиц раз в 3 дня.

Google Таблицы это хорошо, но не идеально. Да, групповой доступ упростил часть задач. Этот инструмент поддерживает не все возможности Excel. Одну таблицу заполняют все, а важные данные всё равно разложены по разным файлам. Всё кажется проще, но в реальности появилось больше точек для ошибок.

Выводы

1. Google Таблицы и другие онлайн-аналоги Excel удобны для командной работы, позволяют редактировать файлы одновременно и доступны с любого устройства.
2. Однако безопасность данных может стать проблемой: открывая доступ к файлам, предприниматель рискует потерять важную информацию или случайно её повредить. Данные становятся хрупкими.
3. Несмотря на общие преимущества, такие решения требуют дополнительных мер для защиты конфиденциальных данных.
4. Работа с одним файлом удобна, но ведение разных документов в разных местах приводит к фрагментации учёта.

Рост и возникающие проблемы

У Андрея началась «белая полоса». Он разработал несколько инновационных моделей для домашнего офиса в стиле лофт. Функциональность в сочетании с качественными, но сравнительно недорогими материалами, вариативность моделей и качественная фурнитура выделили его мебель среди конкурентов.

Неожиданно для Андрея эти модели стали хитом на маркетплейсах, и посыпались заказы. Андрей радовался успехам и активному финансовому росту.

Появились новые партнеры, которые заказывали крупные партии, он участвовал в тендерах. Помимо старых поставщиков, появились новые, расширился ассортимент. Это требовало расширения таблиц, данных для учета стало больше. Объемы таблиц росли.

Однажды Андрей открыл Google Таблицы. Несмотря на стабильный интернет данные загружались долго. Работа в них стала довольно медленной - большие объемы сделали тяжелыми и таблицы, казавшиеся раньше лёгкими и быстрыми, теперь распухли до гигантских размеров. Не лучше дело обстояло и с контрольной Excel таблицей.

В современном Excel действуют ограничения на размер таблиц и рабочих книг: 1 048 576 строк, 16 384 столбцов, 255 символов (ширина колонки), 32 767 символов (максимальное содержимое ячейки), 512 шрифтов на рабочую книгу, не более 65 530 гиперссылок в одной таблице, 10 000 элементов в раскрывающихся списках фильтров, название файла, включая путь не более 218 символов.

Страницы грузились медленно, и даже простое добавление нового заказа стало испытанием терпения. Но это была только вершина айсберга.

Проблемы, связанные с человеческим фактором начали давать о себе знать. Из-за роста команды всё больше людей получали доступ к данным. Андрей постоянно находил в таблицах «творчество» своих работников. Кто-то забывал заполнить важные поля. Другие вносили данные неправильно, из-за чего результаты не совпадали. Один из новых сотрудников случайно удалил целую вкладку, отвечающую за учёт материалов. Ее удалось восстановить, но это была двойная работа.

Каждую неделю Андрей тратил часы, восстанавливая утраченные данные и проверяя правильность новых записей. Оказалось, что сотрудники не всегда могли понять, куда и что вписывать — инструкции приходилось писать отдельно, а файлы становились всё менее удобными. И это при том, что у каждого уже были свои специфические задачи и не было времени на обучение всем тонкостям работы с таблицами.

Больше всего раздражало то, что не было возможности отследить, в какой момент появилась ошибка и что-то пошло не так.

Если кто-то забывал внести данные о поступивших заказах или передать данные на закупку материалов. Это могло всплыть через несколько дней, когда заказ уже зависал на этапе производства, а клиенты начинали спрашивать о сроках. Настроить уведомления с напоминаниям в Google Таблицах возможности не было, а гугл-календарь и другие программы постановки задач так и не прижились в их команде из-за неудобства. И это становилось реальной проблемой.

Вместе с тем уже назревала необходимость расширения производства. Он понимал, что назрела необходимость открыть дополнительный цех и бэк-офис для обработки заказов, организовать новые склады. Но это значило, что расширялся штат сотрудников, росло производство и то, что с табличным учетом это почти нереально. Это требовало и совершенно иной организации процессов.

По мере роста бизнеса таблицы из инструмента, который помогал Андрею развивать бизнес, превратились в тормоз.

Выводы:

1. При росте бизнеса управление через таблицы становится всё менее эффективным: данные увеличиваются, файлы загружаются медленно, ошибки множатся.
2. Человеческий фактор становится серьёзным риском — некорректное или неполное заполнение данных приводит к задержкам и сбоям в работе.
3. Отсутствие уведомлений и контроля за действиями сотрудников ведет к ошибкам и задержкам в выполнении заказов.
4. Мобильные устройства ограничены в работе с большими таблицами, что усложняет управление бизнесом на ходу.
5. По мере роста бизнеса нужно задумываться о более специализированных инструментах для учёта и автоматизации, которые помогут избежать проблем с масштабируемостью и эффективностью работы.

Плюсы и минусы Excel для бизнеса

  Какие выходы из сложившейся ситуации могут быть читайте в продолжении.  

Источник