Как сервис бережливого производства экономит 70 млрд для добывающей компании: российский кастом взамен американской коробки

Это Атвинта. Для холдинга мы создали сервис, в котором сотрудники предлагают идеи для сокращения потерь и увеличения выручки. Софтом пользуются 20+ компаний и 2 500 пользователей: от инженеров до учредителей. Рассказываем, как создавали продукт, который сохранил миллиарды рублей для компании.

Зачем компаниям бережливое производство и что там внутри за процессы 

Бережливое производство (или лин-продакшен, лин) — подход, в котором компания работает над сокращением потерь за счет постоянной шлифовки бизнес-процессов.

Особенно удачно эта концепция ложится на огромные производства и корпорации. На крупных масштабах и оборотах даже небольшое улучшение экономит для компании миллиарды. Отличительная особенность бережливого — активное вовлечение сотрудников, то есть инициатива снизу-вверх.

Наш заказчик работает в производственно-добывающей сфере и тоже применяет лин. Один из инструментов, которые он использует в рамках концепции — сбор и тестирование идей от персонала.

He Huawen/VCG via Getty Images

Если просто, то сотрудники предлагают гипотезы для улучшения производства. К примеру: давайте мы попробуем закупать другие расходники, кажется, это должно увеличить объем выпуска. Закупают, внедряют, а потом проверяют — правда ли стало лучше. 

Цель этих идей — сократить потери, увеличить производительность, снизить затраты, уменьшить простои. 

Только наш заказчик — это большие ребята, одни из мировых лидеров в своей отрасли, и проверить гипотезу по щелчку здесь не получится. Потому что на это нужны огромные бюджеты, большое количество вовлеченных и изменения в целых производственных цепочках.

Идеи сотрудников проверяются по определенной методике — процесс связан со кучей регламентов, согласований, затрат и расчетов. И чтобы система жила, нужно единое цифровое пространство, где можно предлагать гипотезы, назначать ответственных, прогнозировать эффективность и трекать процесс реализации. И, конечно, подводить итоги и принимать решения о внедрении идей на постоянной основе.

От американской коробки к своему продукту: как заказчик пришел к нам 

Раньше для проверки идей клиент использовал американский софт. Он был настроен под специфику отрасли, но после внедрения у заказчика появились проблемы, из-за которых он в итоге отказался от коробки.

Почему клиент отказался от готового софта

1. Не подходил компании из России. Система была ориентирована на зарубежные реалии ведения бизнеса. Хоть заказчик и является мировым игроком, базируется он в России. Софт не закрывал часть вопросов по документообороту, отчетности, процессам и расчету показателей.
2. Саботаж. Из-за предыдущего пункта экономисты и юристы просто отказывались работать с некорректными для их процессов данными из системы.
3. Отсутствие гибкости. Если отечественные разработчики обычно готовы пилить кастом, то здесь возможности сделать доработки по запросу не было. Например, клиенту нужна была сводная отчетность по всем компаниям. В программе можно было вести отдельные организации, но нельзя формировать общие отчеты по холдингу.
4. Долгие апдейты. Небольшие доработки, которые разработчик все же был готов реализовать, добавляли медленно. А скорость внедрения новых возможностей была одним из ключевых критериев для заказчика, так как процесс проверки идей был новым и менялся на ходу.
5. Безопасность данных. Сервис расположен на зарубежных серверах. Для масштабной компании вопрос безопасности данных критичен, и заказчик видел риск в том, что данные хранятся на чужих мощностях.
6. Интерфейс. Импортный софт не отличался юзер френдли интерфейсом, требовал обучения и много времени, чтобы научиться им пользоваться. Это важный момент, потому что программой должны были пользоваться люди с разным уровнем цифровой грамотности: производственники, топ-менеджмент, финансовые службы и проч.

В результате клиент решил уйти от американского сервиса и сделать свой продукт, который будет настроен под его бизнес-процессы. Также в приоритете была безопасность данных и быстрые доработки под свои хотелки.

Решили заказать разработку у подрядчика, а не собирать свою IT-команду с нуля. Внутри не было достаточной экспертизы, и заказчик хотел стартануть проект как можно быстрее, не тратя время на HR (найм и адаптацию).

Для реализации выбрали нас, Атвинту. Клиент нашел нас в поисковике, проверил рейтинги (мы входим в ТОП-7 лучших разработчиков по внедрению корпоративных решений). А еще ЛПР понравилось наше портфолио — мы делаем одни из лучших интранетов в России.

Не скопировал, а вдохновился: как перерабатывали референс

Базово задача выглядела так — повторить ключевые фичи американского софта. Он во многом не попадал в бизнес-процессы компании, поэтому нам предстояло переработать референс под нужды заказчика.

Чтобы выяснить, как именно выстраивать новую систему, мы провели аналитику — это обязательный этап для всех проектов Атвинты.

На старте определили набор актуальных для команды функций и возможностей. Многое в коробочном решении не пригодилось, поэтому в собственную разработку часть функционала не пошла. 

Чтобы продумать логику функций, мы провели многочасовые полевые исследования со сотрудниками, которые пользуются системой. Они проводили свой обычный рабочий день с рутинными задачами и комментировали:

1. как выстроена схема их работы;
2. для чего они выполняют то или иное действие;
3. какие показатели они применяют и т.д.;
4. какие есть сложности в работе с софтом.

Благодаря аналитике погрузились в задачу и выяснили, как устроена проверка идей в компании. Плюс проанализировали внутренние регламенты по закрепленной методике. На основе собранной фактуры проработали логику пользовательских путей внутри софта для разных ролей и закрепили их в формате схем.

С этими данными проектировщикам было легко собирать интерфейс системы. 

MVP + бэклог: как делали разработку

На старте полного видения продукта не было, и в процессе постоянно появлялись все новые уникальные хотелки, которые накидывал заказчик. В разработке хотелось гибкости, поэтому работали по скраму.

Сначала собрали ключевые фичи для MVP, чтобы создать первую версию продукта. Шлифовали и расширяли функционал уже после старта внедрения. Пока делали базовую версию, формировали бэклог на будущее. И мы, и заказчик были вдохновлены процессом — у нас было много идей, как улучшить систему.

Их было так много, что продукт развиваем и поддерживаем уже более 3 лет. На его базе сейчас создается целая экосистема из 5 сервисов бережливого производства.

Перфекционизму в продукте не место — сервис, в котором хотят разработать все и сразу в первой версии, суждено попасть на кладбище продуктов. Его разработка будет бесконечной, и постоянно найдется, что добавить и доделать. 

Ключевые фичи: весь процесс внедрения идей внутри нашего сервиса

Методология проверки идей разбита не несколько этапов: от создания концепции до внедрения и подсчета эффекта. В сервисе мы оцифровали весь жизненный цикл инициативы.

Предложение идеи

Первый шаг — это создание концепции и проработка идеи сотрудником компании. Авторами мероприятий выступают технические специалисты, топ-менеджеры и консультанты по развитию.

Мы сделали шаблон для создания паспорта идеи. Это форма, в которой сотрудник заполняет поля с необходимой информацией: проблематика, решение, файлы и расчеты, предполагаемый бюджет, ответственные и прочая информация. 

Одна из ключевых вещей здесь — показатель эффективности, то есть на улучшение чего направлена идея. Предложения должны сокращать потери и повышать эффективность производства в конкретных показателях. 

Например:

1. выпуск продукции;
2. объем брака;
3. масса очистки;
4. затраты на транспортировку;
5. расход материала.

Мы создали базу таких показателей, чтобы пользователи могли привязывать к ним мероприятия. Например, ремонт или закуп нового станка снизит объем брака. Тогда объем брака будет показателем эффективности для этой идеи. 

На странице показателей эффективности содержится подробная информация: единица измерения, описание, расчет и производство, к которому он относится. На отдельных вкладках можно увидеть список всех мероприятий, которые привязаны к этому показателю, а также общую динамику показателя.

Согласования

Чтобы идею взяли в работу, и она перешла к внедрению, ее должны согласовать разные стороны. Например, экономический отдел, производственная служба, начальник цеха или несколько ЛПРов из разных подразделений. Для согласующих мы создали отдельные роли в системе — у них есть доступ только к согласованиям и наблюдению.

Пример заполненного чек-листа

У заказчика есть чек-листы, которые ЛПРы должны заполнить перед переходом идеи на следующий этап. Прикрепление и заполнение этих чек-листов мы реализовали в софте. Когда приходит время принять или отклонить идею, согласующим приходит уведомление на почту и в самой системе.

Чтобы предложение перешло на следующий этап, должны быть отмечены все чек-боксы. Если согласующий не отметит какой-либо из пунктов, то система отправит идею на доработку автору.

Приглашение заполнить чек-лист

В процессе согласования мы учли очередность. Например, нет смысла отправлять идею директору производства, если она не пройдет согласование на уровне инженера. Поэтому в сервисе есть функция, которая позволяет задать порядок согласования разными ЛПРами.

Блок согласования

В конце квартала у руководителя может накопиться 40-50 инициатив для согласования, и это займет огромное количество часов. При этом не каждая инициатива требует пристального внимания — если ключевые показатели в норме, и все идет по графику.

Чтобы оптимизировать время сотрудников, мы добавили функцию упрощенного согласования. Оно происходит так: система выводит только план и факт, и если все в порядке, то руководитель подтверждает согласование одним кликом.

Планировщик задач: своя Жира внутри софта

Чтобы авторы могли составить план реализации инициативы, мы создали планировщик задач с разбивкой по этапам. Нечто вроде Жиры внутри нашего сервиса.

План работ по мероприятию

В планировщике автор составляет план работ, назначает ответственных, дедлайны. Это позволяет составить четкий план действий и придерживаться графика. А для топ-менеджмента и согласующих это возможность проконтролировать процесс внедрения идеи.

Диаграмма Ганта

Расчет эффекта

Одна из ключевых функций сервиса — расчет эффекта идеи в деньгах. Чтобы оценить результат, нужно знать, сколько денег мероприятие сэкономило или заработало для компании. Успешные идеи будут приняты на постоянной основе, провальные — останутся в статусе неудачной гипотезы.

В предыдущем софте эта функция была одной из главных болей — в логике расчетов отсутствовала прозрачность, и они были составлены на базе зарубежных практик.

В результате у экономического отдела не было понимания, на чем основаны итоговые цифры. Поэтому компания не могла доверять отчетам из системы.

В своем продукте заказчик хотел видеть понятные и открытые формулы, учитывающие процессы внутри его холдинга.

Дерево факторов

Чтобы добиться прозрачных расчетов, мы разработали Дерево факторов.

Функция позволяет выстраивать многофакторные модели — формулы, по которым система рассчитывает эффект инициативы.

Дерево факторов

Чаще всего мероприятия касаются изменений в производстве. Например, добавить действие в технологическую цепочку, изменить плотность материала, увеличить силу проката станка. Одно маленькое изменение внедряется в большой процесс и приводит к изменению эффективности производства.

Если переводить на язык математики, то мы получим много слагаемых, влияющих на итоговый результат. Дерево факторов позволяет собрать все это воедино и корректно посчитать результаты идеи.

В интерфейсе дерево факторов выглядит как разветвленная схема с различными слагаемыми и математическими действиями между ними. В финале все сводится к расчету экономического эффекта от мероприятия.

При работе с системой сотрудники могут выбрать готовое дерево из базы или создать свою схему расчета. Перед запуском инициативы дерево помогает рассчитать плановый эффект, а после внедрения — добавить полученные результаты и узнать факт.

Для этого используется вкладка «Эффект» — туда исполнители подгружают фактические данные, и система автоматически считает финансовые показатели по приложенному дереву факторов.

Теперь сотрудники разных получают достоверные данные об эффективности идеи.

Дашборды

Чтобы помочь пользователям с аналитикой, на страницу инициативы мы добавили дашборды, которые содержат ключевые данные о мероприятии:

1. этап реализации;
2. диаграмма с отслеживанием динамики показателей;
3. риски;
4. просроченные задачи и другое.

С дашбордом можно быстро оценить ситуацию и обратить внимание на проблемные места в рамках идеи.

Еще мы добавили кастомные дашборды, которые пользователи могут собирать сами под свои задачи. На панели можно отобразить любую информацию — начиная просроченными задачами и заканчивая оперативными графиками-отчетами по эффективности нужных мероприятий.

Аналитическая панель у тестового пользователя

В системе аккумулируется огромное количество информации, и пользователи могут отражать любые необходимые данные.

Отчеты

Еще одной болью в иностранном софте были отчеты — они не обеспечивали полноценный контроль над всеми идеями, оставались слепые пятна с недостаточным количеством данных.

К тому же, в программе нельзя было настроить кастомные отчеты, а такая потребность у компании была — разным сотрудникам требовался разный набор данных.

Мы сделали раздел отчетов, основанный на нуждах клиента. Перед его разработкой мы провели сбор требований и создали несколько десятков отчетов, которые содержат показатели по запросу самих сотрудников компании. Например, время нахождения идей на разных этапах, цифры по общему портфелю улучшений. 

Дизайн

В приоритете стояли сроки реализации продукта, поэтому для работы с интерфейсом мы предложили использовать библиотеку готовых компонентов Vuetify, на что получили согласие заказчика. Также подключали библиотеки с готовыми визуалами и кодом для графики — диаграмм, таблиц и т.д.

Это помогло сократить сроки разработки и уделить больше времени продумыванию логики и процессов внутри системы. 

Специфика проектирования состояла в том, что в интерфейсе нужно было просто и доступно отобразить очень сложные бизнес-процессы.

Системой пользуется огромное количество человек с разным уровнем цифровой грамотности, поэтому интерфейс должен быть интуитивно понятным, содержать множество подсказок и иметь предсказуемое поведение. Мы тщательно выстраиваем пользовательские пути и делаем инструментарий системы простым для восприятия и использования.

Еще одно преимущество — гибкость. Продукт развивается, и все хотелки мы быстро внедряем в систему, в том числе за счет того, что не нужно с нуля отрисовывать компоненты. Получили запрос — продумали логику — отрисовали макет с элементами Vuetify — передали разработчикам.

Так мы избавляемся от лишних действий на этапе дизайна и концентрируемся на расширении возможностей системы, а не ее украшении. Несмотря на то, что мы любим и умеем делать эффектный дизайн, в контексте этого продукта такой подход наиболее актуален.

Внедрение: как раскатывали продукт и исправляли баги

Истории про мгновенный контакт между пользователем и системой не будет. Когда запускаешь большой продукт, невозможно учесть все нюансы, и команде потребуется время на отладку.

Те, кто внедряет цифру в больших компаниях, знает, что такое саботаж — всегда встречается процент людей, не готовых принять изменения и научиться работать по-новому. Чтобы разобраться с этими нюансами, важен гибкий подход.

Мы начали с постепенного внедрения — сначала в сервисе начали работать только несколько предприятий. Перед тем, как тиражировать софт на все филиалы, мы выявили и устранили баги на тестовых запусках.

Нам достался негативный бэкграунд от прошлого продукта, и нужно было проработать ожидания сотрудников и подружить их с новым софтом.

Получая обратную связь, мы оперативно устраняли ошибки и улучшали систему. Главное здесь — реагировать быстро. Так раздражение мы поменяли на желание помочь в развитии нового сервиса.

Если пользователи понимают, что их слышат, и система действительно меняется, тогда они охотнее работают с новым софтом и общаются с техподдержкой. Главное, что пользователи делятся позитивным опытом с коллегами, которые услышав хорошие отзывы сразу настраиваются на комфортную работу с системой.  

Мы стартовали внедрение в декабре 2021 года, и понадобилось около четырех месяцев, чтобы исправить баги, обучить основной костяк постепенно заходящих пользователей и устранить саботаж на местах.

Сейчас сотрудники знают, что продукт удобный, и свободно заходят в систему для решения своих задач. Мы видим их интерес — пользователи активно предлагают новые фичи и для более эффективной работы сервиса.

Цифры и итоги

С нашим продуктом компании удалось цифровизовать и автоматизировать процесс проверки идей. Главные результат проекта — успешное внедрение. Системой пользуются 1 700 сотрудников из 34 компаний холдинга. Они активно предлагают идеи для сокращения потерь и улучшений на производстве.

В сервисе зарегистрировано 2 500 проектов, которые принесли экономический эффект в виде 70 млрд рублей. 

Собственная разработка с Атвинтой обошлась заказчику дешевле, чем оплата ежемесячного тарифа в американской коробке. При этом он получил кастомное гибкое решение, на 100% отвечающее его бизнес-процессам.

Мы всегда на связи и готовы развивать не только этот сервис, но и IT-ландшафт компании в целом. Сейчас на базе нашего продукта развивается целая экосистема сервисов бережливого производства.

Подведем итоги преимуществами собственной разработки перед коробочным решением:

1. настройка под специфику и бизнес-процессы компании
2. 100% влияние на продукт и независимость от вендора
3. экономия бюджета и альтернатива дорогим зарубежным решениям 
4. быстрые доработки и оперативный отклик разработчиков на запросы
5. нет риска потерять ПО из-за его ухода с российского рынка
6. разработчик и пользователь коммуницируют напрямую
7. возможность выстроить экосистему, настроить удобные интеграции и общие базы данных
8. нет сложностей с документами и техподдержкой (при работе с зарубежным ПО заказчик потратил полгода только на согласование договора)
9. безопасность информации, которая хранятся на своих серверах;
10. продукт является собственностью компании
11. возможно вывести софт на рынок и монетизировать его

Собственная разработка подойдет крупным компаниям со специфичными бизнес-процессами. Обычно в таких случаях готовых решений на рынке мало, они не всегда гибкие и стоят дорого. Плюс на таких масштабах обычно есть амбиции растить IT-архитектуру на собственных мощностях, поэтому лучше сразу вложиться в свою разработку, которая станет базой для всего цифрового ландшафта компании.