Работа с госзаказчиками: как выполнить проект и не попасть в список недобросовестных подрядчиков

2024-03-06 10:36:04 Время чтения 21 мин 285

Это Атвинта. Мы часто работаем с проектами для госсферы и набили в этом деле много шишек. Было все: уходили в минус, объяснялись перед журналистами, чуть не угодили в «черный» список. На примере наших кейсов рассказываем, к чему быть готовым, если хочешь делать качественные проекты для государства и граждан.

Какие есть риски?

Такие проекты создаются за счет бюджета, а за государственными деньгами всегда пристальное внимание, что абсолютно справедливо. Закупки, в том числе на разработку сайтов, сервисов и прочих цифровых штук, регулируются законом 44-ФЗ.

Статья 107 гласит: «Лица, виновные в нарушении законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную, уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации»

Внимание на слово «уголовную». 

Если говорить о диджитале, то сроки за некачественные работы по дизайну, разработке, аналитике и рекламу — редкая история. По крайней мере, мы о таких случаях не слышали. Но однажды у нас был случай с допросом… Напряглись мы тогда нехило.

Честным подрядчикам здесь бояться нечего. А вот более реальный риск и угроза — попадание в «Реестр недобросовестных поставщиков», о котором написано в статье 104.

Все, что в коммерческом проекте можно разрулить по ходу, договориться и объяснить заказчику, в госпроекте может обернуться плачевно. Любое нарушение письменных договоренностей станет путевкой в этот черный список.

Как мы чуть не попали в реестр недобросовестных подрядчиков

Строчка в реестре разрушит репутацию, про сотрудничество с крупными заказчиками можно забыть. В таких компаниях службы безопасности проверяют подрядчика, и ни за что не допустят агентство из реестра к работе. Про участие в тендерах тоже можно забыть. И однажды мы были на волоске от реестра. 

Делали портал с личным кабинетом для образовательной сферы — профакапили с менеджментом, не успели в сроки, все было в огне вместе с нашими пятыми точками. Кое-как вырулили ситуацию с огромным минусом для компании, хотя проект абсолютно того не стоил — он бы не принес большой суммы или сильного кейса для портфолио.

Вот такое настроение было у команды того проекта

Вывод

Госпроекты — это не только возможность заработать и сделать классный проект для людей, но и риск облажаться. И попасть в черный список, который подмочит репутацию агентства

Как с этим работать 

Перед тем, как вписываться в историю с госзаказчиками, надо решить, готовы ли вы брать этот риск.

Случай с допросом 

Сделали портал для региона. Выполнили работу в срок, подписали акты и закрыли проект, сайт опубликован в сети. Все было прекрасно, только спустя время выяснилось, что домен, который нам передал заказчик, принадлежал не тому органу, для которого мы делали сайт. 

Прокуратура в стандартном режиме выборочно проверяет госзакупки, и в этот раз повезло нам. Проверили документы, а по ним получалось, что домен не принадлежит клиенту. То есть на бумаге результата работы не было, хотя сайт мы сделали и выкатили.

В результате ЛПРа со стороны заказчика пригласили на беседу. Там он объяснил, что фактически работы выполнены, и осталось лишь разобраться с передачей домена — вопрос уже решался. В итоге ситуация закончила хэппи эндом — без последствий и наказаний. Домен передали и сайт до сих пор живет. 

Вывод

При работе с государством существует две реальности: бумажная и настоящая.  Настоящая — это то, что фактически происходит на проекте. Бумажная — то, что зафиксировано в документах, подписано и заверено печатью.

Запомните, в мире госпроектов вашей дизайн-концепции не существует, пока об этом нет подтверждающего документа. Даже если она отрисована в Фигме и согласована на созвоне с заказчиком.

Как с этим работать

Документооборот должен быть идеальным. Для этого пригодится толковый юрист, который разбирается в закупках и взаимодействии с государством в роли заказчика. 

Плюс необходимо провести работу с проджект-менеджерами, которые должны качественно вести документооборот. Пропишите гайды и чек-листы, которые помогут ничего не упустить.

Разоблачения журналистов

В другой раз про нас написали разгромную статью городские активисты.

Мы сделали мобильное приложение для школьного диджитал-квеста по местам родного края. Проект делался в связке нескольких региональных учреждений: Агентства по туризму, Министерства образования, Министерства туризма, Министерства культуры.

Диджитал-квест для школьников

Приложение разработали, подписали акты, но запустить его сразу после финала работ не могли. Создатели квеста хотели официально от региона поощрять школьников за прохождение всех локаций, а для этого нужно было дождаться согласования губернатора.

Как вы понимаете, губернатор человек занятой, так что подтверждения ждали пару месяцев.

В это время общественность не дремлет. Один активист обратил внимание, что акты подписаны, а приложения нет — воруют! Опубликовал про нас расследование в стиле: «Куда уходят наши бюджеты». 

Ситуация неприятная, зато согласования дождались, и теперь ребятам вручают значок «Юный турист Кузбасса» за прохождение квеста в нашем приложении :) Вот такой:

Значок

Чтобы выдавать значок, нужно было разработать постановление об учреждении нагрудного знака на уровне Правительства субъекта — это официальная награда регионального уровня, поэтому процесс небыстрый. К ней выдают сертификат и вручают в бархатной коробочке и торжественной обстановке — все как полагается. 

Красивое

Вывод 

Проекты за бюджетные деньги справедливо получают пристальное внимание государства и общества. Вопросы к реализации могут возникнуть у органов, журналистов, активистов. 

Как с этим работать

Во-первых, проект должен вестись в идеальных вакуумных условиях: все в срок на деле и на бумаге, формальности соблюдены. Тогда и возникать неудобных ситуаций не будет. Но живем мы, к сожалению не в вакууме, так что на такой случай пригодятся GR-менеджер и PR-менеджер, которые будут грамотно взаимодействовать с заинтересованными лицами и СМИ.

Бюрократия: правда или миф

Частично правда. Госсфера окутана правилами, законами и инструкциями — это накладывает свой отпечаток на коммуникации и реализацию. 

По нашему опыту, в проекте всегда большое количество проверок и ЛПРов. Из-за этого срок согласования становится дольше, потому что принять работы должны несколько инстанций и людей на стороне заказчика.

Наша инвестиционная игра

Например, для портала финансовой грамотности мы создали симулятор инвестиционного рынка с динозавром в главной роли. Разработку игры курировали: Региональный центр финансовой грамотности, налоговые органы, Центральный Банк (в роли приглашенного эксперта). И с каждой стороны — по несколько согласующих. Чтобы вы понимали, на одном из собраний было 20 ЛПРов.

Динозавр Финграмчик — помогает научиться инвестициям

В игре с нуля прорабатывали геймплей, составляли сценарий и ачивки. Это один из самых необычных проектов из нашего портфолио.

Еще ситуация. Сделали сайт для городского совета, весь проект вели с закрепленной рабочей группой. На защиту поехали как обычно (да, встречи были офлайн), а вместо уютного кабинета, где собирались до этого, нас отправили выступать перед полным залом заседаний, человек на 50. Эти люди видели работу в первый раз. Конечно, посыпались комментарии, причем много.

Дословно были и такие замечания: «А у меня вот внук на дизайнера учится...»

Или бывает выходишь на созвон с 10 людьми на стороне заказчика. Вовлечены 3-4 человека, остальные молча сидят без камер, и так же тихо удаляются — просто потому что они должны формально присутствовать на созвоне.

Вывод

Отчеты коробками, внимание к каждой подписи, четкое следование ТЗ и долгие согласования — это особенность работы с госсферой. 

Как с этим работать

Принять как данность и просто жить с этим :) 

Беспощадные тендеры

Кажется, что для госзаказчиков агентство делает то же самое, что и для частных компаний: аналитика, дизайн, разработка. Но жизненный цикл проекта здесь выглядит иначе. Одно из отличий — на этапе продаж появляются торги, где агентство нехило вкладывается: временем, ресурсами и нервами. 

Жизненный цикл проекта в госсфере

Написание ТЗ, пресейл-аналитика и концепции — все это делается иногда и бесплатно, а вероятность получить контракт из-за высокой конкуренции не самая высокая. Так что тендеры напоминают рулетку, когда игрок ставит высокую ставку в надежде на победу.

В выборе подрядчика чаще всего решает низкая цена. С одной стороны — это шанс показать себя небольшим агентствам, с другой — адский демпинг, с которым тяжело соперничать. Лучше, когда тендеры проводят в формате конкурса, где цена уходит на второй план. Тогда можно показать себя на тендерном задании и забрать проект в здоровой конкурентной среде.

Подготовка документов — отдельная забота. Все должно быть составлено идеально по требованиям, и это занимает кучу времени. Однажды мы слетели с тендера из-за одной непроставленной печати в документе. Так что бумагами не получится заниматься быстро и между делом. 

А? А? АаАаА?

Вывод

Тендеры отнимают ресурсы агентства, и не факт, что контракт будет вашим — конкуренция очень высокая. А заполнение документов требует много часов и внимательного подхода.

Как с этим работать

Придется выделить отдельного специалиста, который будет системно заниматься только тендерами, или же создать полноценный тендерный отдел. Но сначала просчитайте экономику — можете ли вы себе позволить выделить часы дизайнеров и других специалистов, если проект в итоге вам не достанется.

Сначала проект, потом — деньги

Еще одна особенность — длительное бюджетирование.

Во-первых, у госзаказчиков не всегда есть бюджет и оперативная возможность его получить. 

Поэтому ты можешь сделать ТЗ (может быть даже за деньги, но скорее бесплатно) и на его основании посчитаешь смету. Заказчик уйдет согласовывать бюджет, а вернется только через полтора года радостный со словами: «Я согласовал!». Только смета будет согласована прошлогодняя :) 

Потом тендер, и опять время съедает маржу. От выигрыша в тендере до реализации может пройти несколько лет. Дело в долгих согласованиях бюджета и проверках — будущий проект должен пройти через множество инстанций. 

Получаешь контракт по одной цене, а пока проект запустился и дошло время до оплаты — те же работы стоят уже сильно дороже. Инфляция, рынок, и вот это все. Если не просчитать риск, то с подводной лодки уже не деться — придется доделывать проект за свои деньги, иначе привет реестр недобросовестных подрядчиков и юридические санкции. 

При этом оплату придется подождать, потому что деньги выделяются только в конце финансового года.

Мы уже привыкли, что в госконтрактах зафиналить работы нужно железно к 31 декабря (даже если проект стартанул 1 декабря). Для госсферы это главный дедлайн, к которому надо отчитаться о проделанной работе и бюджетных деньгах. Активность заказчика к Новому году растет, потому что он заинтересован закрыть документы до дедлайна. 

Все это — огромные кассовые разрывы, и агентство должно понимать, как оно будет жить и платить зарплаты до прихода денег.

Вывод 

Деньги от государственных контрактов — это долгие деньги, поэтому нужно обращать особое внимание бюджетированию.

Как с этим работать 

Постарайтесь заранее просчитать все риски и заложить их в цену на этапе тендера. Также подготовьтесь к кассовому разрыву и просчитайте экономику агентства на этот период. Если есть высокий риск уйти в минус, то лучше отказаться от проекта. 

Некоторые компании берут кредит, чтобы покрыть расходы на время реализации проекта, но эта схема больше подходит опытным агентствам, которые давно работают с госсферой.

Можно ли сделать хороший проект для людей (и для портфолио)

Причина, по которой мы выбираем работать с государством несмотря на все сложности — это возможность сделать полезные вещи для граждан и людей вокруг. Обычно у госсферы крутые и необычные задачи, которыми интересно заниматься команде.

Есть стереотип, что в госаппарате живые идеи рубятся на корню и все делается лишь бы закрыть бумаги. На самом деле, всегда на стороне госзаказчиков мы встречали вовлеченных людей с высокой насмотренностью, которые горели своим делом и хотели получить классный результат. И неважно: уровень муниципалитета, региона или страны. 

Анимация дашборда

Один из самых крутых кейсов в Атвинте — разработка дашбордов для высокопоставленных министров и губернаторов. Заказчик — Аналитический центр при Правительстве РФ.

Нужно было сделать интерфейс аналитических панелей для контроля работы одной из государственных систем. У нас произошел стопроцентный мэтч с командой клиента, и в итоге наш проект не только в 2 раза сэкономил время госслужащих, но и взял кучу отраслевых наград:

  1. Золото G8, «Дизайн-оптимизация»
  2. Золото Tagline Awards, «Лучший дизайн интранета»
  3. Серебро Tagline Awards, «Лучший интранет»
Еще одна анимация дашборда

Вывод

В большинстве случаев, как и в коммерческом проекте, на стороне заказчика есть вовлеченные люди, которые болеют за проект и хотят принести пользу людям.

Как с этим работать

Генерируйте лучшие решения и не бойтесь предложить креативную идею — в этой сфере нужны качественные проекты, которые решают реальные боли граждан и госслужащих.

Стоит ли идти в госконтракты

Лично мы выбираем работать с госсферой — для нас это история про интересные задачи и возможность делать масштабные социальные и образовательные проекты, которые будут тиражироваться на огромное количество человек. 

Наши рекомендации для тех, кто хочет идти в эту историю:

  1. решите, готовы ли вы брать на себя такие проекты, принять риски и уйти в минус в случае форс-мажора
  2. наймите юриста, закупщика и GR-менеджера — они помогут с прозрачной документацией и коммуникациями
  3. проконсультируйте команду, донесите все риски
  4. делитесь экспертизой с командой заказчика — ваша задача сделать проект классным, несмотря на бюрократические сложности
  5. объясните заказчику про ответственность обеих сторон — быстрая обратная связь и открытость к рекомендациям помогут сделать качественный проект
  6. сведите бумажную и настоящую реальности — то, что сделано в жизни, должно подтверждаться документами, и наоборот, то, что зафиксировано в документах, нужно предъявить в жизни
  7. перед торгами просчитайте финмодель и спрогнозируйте длительное бюджетирование
  8. выкрутите на максимум желание причинять миру пользу и менять его с помощью качественной цифры :)

В госсфере свои правила, они четкие и понятные, но, когда ты сталкиваешься с ними впервые, они кажутся контринтуитивными. Чем больше работаешь с государственными организациями, тем больше понимаешь: чаще всего на той стороне адекватные и хорошие люди, просто они стеснены бюрократическими моментами.

И задача агентств — научиться работать в этих условиях и выдавать качественный результат. А идти в эту историю или нет — зависит от зрелости диджитал-компании.