Фискальный накопитель (ФН) на 15 и 36 месяцев

LIFE PAY рассказывает, какой фискальный накопитель подойдет вашему бизнесу и как его правильно выбрать

Фискальный накопитель – это небольшое устройство, в котором хранятся данные о продажах по кассе. В соответствии с 54-ФЗ они кодируются и передаются оператору фискальных данных. Накопитель обеспечивает полную защиту данных от внешнего вмешательства.

Наличие этого устройства строго контролируется законодательством, найти более подробную информацию о штрафных санкциях можно в ст. 14.5 КоАП РФ. Рассмотрим основные функции и различия современных фискальных накопителей, кому какой подходит и как правильно выбрать.

Виды ФН и их основные отличия

Фискальный накопитель (ФН) работает по принципу накопления памяти, которая выполняет сразу несколько основных функций: сохраняет чеки и шифрует данные для предстоящих проверок. Фискальные накопители плотно вошли в бизнес еще в 2017 году, теперь они заменяют память, которая раньше была в кассовых аппаратах.

Согласно законодательству, срок службы фискального накопителя может быть 13, 15 и 36 месяцев. Допустимая длительность эксплуатации зависит от системы налогообложения, вида деятельности юридического лица и вида продукции. Например, в случае торговли подакцизным товаром произвести замену ФН нужно через 410 дней после активации.

Отличаются ФН по периодам их действия. Они бывают со сроком действия 15 и 36 месяцев. Вопрос выбора будет зависеть от специфики деятельности предпринимателей и бизнеса.

Узнать, какая именно у вас модель можно по наличию специального цифрового обозначения. Разные устройства выполняют уникальные функции и представляют различные форматы документации. ФФД (формат фискальных документов) – это вид документации, который будет формироваться с помощью кассы. Этот документ необходим для ФНС.

На данный момент различают 3 версии фискального накопителя: 1, 1.05 и 1.1. Есть вероятность, что все устройства перейдут на версию ФН 1.1. Какую именно выбрать модель – зависит от кассы.

Если на кассе все еще старая прошивка, которая передает документацию только по формату 1.0, то до января 2019 года ее нужно было сменить на 1.05. Если касса выше 1.05, то ничего делать не нужно. Если по какой-то причине обновление было пропущено, стоит помнить, что информация на накопителях не будет нести никакой юридической силы, поэтому могут возникнуть проблемы.

Фискальный накопитель на 36 месяцев

Накопитель должен действовать 36 месяцев для категорий предприятий, которые оказывают услуги населению или находятся на налоговом обложении для УСН, ПСН, ЕСХН.

Например, если вы торгуете мясом, то придется подойти к выбору устройства более скрупулезно. В первую очередь необходимо обратить внимание на то, как именно происходит выплата налогов. Если бизнес касается розницы и вы сотрудничаете преимущественно с физическими лицами, то, отталкиваясь от НК (Налоговый кодекс), необходимо выбрать устройство на 36 месяцев.

Например, каждая касса от LIFE PAY уже обладает необходимыми характеристиками, а сами ФН уже зарегистрированы, активированы и могут быть запущены сразу после покупки.

Чтобы не возникло путаницы для разных предприятий, на сайте налоговой можно найти более детальную информацию о характеристиках устройств, а также разъяснение ФНС. Это также касается тех, кто использует онлайн-кассы, которые продаются уже с накопителем для кассового аппарата.

Фискальный накопитель на 15 месяцев

ФН на 15 месяцев обязаны использовать продавцы подакцизных товаров. В таком случае срок действия накопителя автоматически сократится до 13 месяцев.

Накопитель на 15 месяцев могут использовать в следующих случаях:

1. ИП или организация находится на ОСНО или совмещает с другим режимом налогообложения (например, УСН).
2. Организация или ИП занимается сезонной работой.
3. ККТ находится в автономном режиме.
4. Платежи принимают агенты и субагенты.

Какой фискальный накопитель выбрать

Как и было описано ранее, чипы будут отличаться по сроку ФН и моделям, которые оснащены разными характеристиками. Как правило, они могут действовать 36, 15 или 13 месяцев. Выбирать срок действия стоит, опираясь на тип налогообложения, который выбрал предприниматель или ООО.

Если вы торгуете по общей системе, то нужно отдать предпочтение накопителям, которые предназначены на 13 или 15 месяцев. Если углубиться в законодательство, то там указано, что накопитель должен функционировать не менее 13 месяцев. Однако, если взять паспорт ФН на 36 и там не будет информации о том, для какой системы налогообложения он подходит, то лучше от покупки устройства отказаться.

Особые условия срока действия ФН

Большая часть предпринимателей уходит на упрощенку, так как это заметно выгодней, особенно, если нет необходимости в найме дополнительной рабочей силы. В этих случаях можно использовать только один вид, который рассчитан на 36 месяцев. Исключение составляют ситуации, когда ведется торговля продукцией, не имеющей акцизы. Дополнительно можно указать сезонность работы (например, пиротехника, которая продается чаще в зимний период перед праздниками). Фискальный накопитель на год можно купить заранее.

Что делать, если ведется торговля подакцизными товарами

Этот вопрос также будет касаться предпринимателей, в сезонном или автономном режиме. Выбирать нужно технику, которая рассчитана на 13, 15 или 36 месяцев. Однако стоит помнить о том, что устройства в любом случае будут служить не больше 13 месяцев (а именно 410 дней).

Для сезонной торговли необходим ФН с максимальным сроком действия (36 месяцев), так как большую часть времени ККМ не будет эксплуатироваться. (срок действия фискального накопителя (ФН) в автономном режиме 560 дней).

Если речь идет о товарах, которые относятся к группе подакцизных, то здесь возможно использование любого аппарата. Все модели также прослужат не больше 410 дней, поэтому нужно выбрать ФН на 15 месяцев.

Стоит ли обходить закон

Обходить закон можно только с помощью штрафов. Если устройство не отправляет данные в налоговую, то каждый раз будут применяться:

1. штрафы для юридических лиц до 10 000 рублей;
2. для физических до 3 000 рублей.

Аппарат должен отвечать всем требованиям, особенно тех, которые касаются сроков службы фискального накопителя. Использовать один и тот же ФН для разных сфер нельзя, так как они могут отличаться по срокам действия (например, для продажи акцизного алкоголя и обычных товаров придется приобрести устройство, которое будет соответствовать требованиям обоих направлений). Несоблюдение также приведет к штрафным санкциям по описанной выше системе.

Если ФФД будет неактуальным, то фактически будут приходить не те данные. Это станет причиной регулярных штрафов со стороны органов. Если чек был зафиксирован, но не передан в течение одного месяца, может произойти блокировка накопителя.

Что касается выгодности, то проще всего купить онлайн-кассу, которая уже содержит актуальный накопитель. Это поможет избежать штрафов и бюрократии. Предприниматель не просто обезопасит свой бизнес, но и избавится от лишней головной боли. Фискальная память для онлайн-касс работает по тем же принципам.

Как работают фискальные накопители на 15 и 36 месяцев

Фискальный накопитель для онлайн-кассы работает достаточно просто. Как происходит процесс:

1. Например, кассир продает товар. Ему необходимо провести внутреннюю операцию, зафиксировать в кассе информацию о товаре, после чего ПО самостоятельно формирует реквизиты и т.д.
2. Накопитель для кассового аппарата формирует все необходимые данные, после чего они автоматически поступают в налоговую. Каждому чеку присваивается уникальный набор данных. Далее информация проходит процесс шифровки и остается внутри самой памяти устройства, которое и называется накопителем.
3. Этот накопитель отправляет чек уже в другом формате обратно в кассу.
4. Все данные (в виде полноценного документа) переходят к ОФД (оператору фискальной информации). Последний играет роль посредника между предпринимателями и самой налоговой.
5. Далее ОФД передает чек в ФНС.

После того как обеспечение было встроено в аппарат или кассу, его нельзя изымать, доставать и т.д. Устройство привязывается автоматически к данным касс и проходит регистрацию. Поэтому снять у своего знакомого физический носитель, чтобы сэкономить, уже не получится. В формате онлайн-касс это происходит еще проще, так как вся процедура производится через оборудование. Информация о фискальных накопителях для онлайн-кассы есть в инструкции.

Когда нужна замена фискального накопителя

Замена фискального накопителя – необходимая рутина любого бизнеса, так или иначе связанного с продажами товаров или услуг. Некоторые причины замены продиктованы законодательством, другие связаны с технической исправностью оборудования. Необходимость замены может возникнуть в следующих случаях:

1. Срок действия оборудования подошел к концу. Например, если устройство было предназначено всего на 410 дней, то больше оно не прослужит. Нужно заново брать устройство и проходить процедуру активации.
2. Если заполнилась память. Карта памяти, используемая в ФН, при большой проходимости вашего заведения, может кончиться и до завершения срока эксплуатации аппарата – в таком случае замена накопителя строго обязательна. Однако такое случается редко, так как память может хранить в себе около 180 тысяч таких операций. Исключение могут составить случаи, когда чеки содержат в себе слишком много данных. Система аппарата самостоятельно подскажет, если такая ситуация произойдет, сигнал поступит если останется меньше 20%.
3. Если предприниматель продал кассу. Фискальный накопитель записывается на конкретного владельца и новый владелец должен вытащить устройство и вставить свое, после этого обновятся данные и можно спокойно работать. Исключение могут составить случаи, когда касса передается из одного магазина в другой, при этом у учреждений один ИНН, тогда менять ничего не нужно.
4. Блокировка. При неполадках со связью, сбое во внутренних часах контрольно-кассовой техники, в связи с завершением договора с ОФД, фискальный накопитель перерастает получать от ОФД подтверждения о получении данных. Если подтверждения не будут получены более 30 дней, ФН блокируется. Также это происходит, если кассир не закрыл смену в течение 24 после ее открытия.
5. Ошибка при регистрации. Если были допущены ошибки в реквизитах фискального накопителя для ККТ, придется проходить регистрацию заново, и следовательно, покупать новый ФН. Если оператор ошибется в номере оборудования при его регистрации, накопитель, даже новый, автоматически подлежит замене, а соответственно на плечи владельца ложатся непредвиденные расходы. Именно поэтому мы рекомендуем доверить замену фискального накопителя профессионалам.
6. Техничекая поломка. Любая техника может выйти из строя по независящим от человека причинам. В редких случаях неполадки могут возникнуть и с фискальным накопителем. Эта ситуация вероятна, если чип подвергся физическому воздействию.
7. Трансформация бизнеса с последующей заменой ФН. Как мы уже писали выше, согласно требованиям закона, тип накопителя напрямую зависит от бизнеса, схемы налогообложения и продаваемого товара. Так что при смене вида деятельности владельца кассового аппарата, ФН также подлежит замене.

Обычно система предупреждает сама, что чип необходимо заменить. На кассах сразу появляются различные уведомления, которые содержат информацию о состоянии ФН.

Как еще можно узнать, что необходимо заменить ФН?

Если речь идет о сроках, то существует несколько способов проверки:

1. Перед тем как закрыть смену, можно нажать комбинацию клавиш для вывода отчетности. Все данные выйдут в чеке. Обычно встречается фраза «Ресурс ФН менее 1 месяца». Это означает, что скоро придется менять устройство, так как заканчивается его срок. Если проблема с памятью, то выйдет другое уведомление «Память переполнена».
2. Совершить проверку с помощью личного кабинета ККТ. Здесь указывается дата фискализации. Информация будет приходить либо в виде смс, либо на электронную почту, что очень удобно.

Что делать, если срок действия закончился

Чаще всего предприниматели просто забывают следить за этим моментом и ничего не проверяют. Узнают о существовании проблемы после прихода первых штрафов. Если вы проверили свой ФН, и было получено уведомление: «Осталось 30 или 3 дня» (реже фискальный месяц), то необходимо сделать следующее:

1. Произвести закрытие смены. Необходимо убедиться в том, что вся информация была отправлена в ОФД. Чтобы это сделать, необходимо обратить внимание на количество данных, которые не отправились, все это отображается в отчете о закрытии смены. Если там пусто, то волноваться не стоит. Далее выгружаются остальные документы и их отправляют также в ОФД. Если сделать самостоятельно это не получается, то лучше сразу пойти в сервисный центр.
2. Если срок закончился, необходимо закрыть архив. О том, как это можно сделать, можно узнать из инструкции. У каждой модели она своя.
3. Извлекать накопитель из включенной кассы нельзя. Необходимо отключить оборудование от сети, после чего вынуть чип из отсека.
4. Установка также происходит через выключенный аппарат, после чего его вновь запускают. Произойдет перезагрузка и все данные загрузятся автоматически.

Больше ничего делать не нужно, кассовое оборудование вновь готово к эксплуатации.

Как поменять фискальный накопитель

Для замены фискального накопителя нужно сделать несколько шагов:

1. Закрыть архив фискального накопителя. Для этого нужно убедиться в полной отправке фискальных данных в ОФД, а после – в личном кабинете ФНС заполнить заявление о перерегистрации кассы.
2. Выбрать нужный тип фискального накопителя в соответствии со спецификой бизнеса и физически заменить его.
3. Перерегистрировать накопитель в личном кабинете ФНС. После успешной регистрации касса распечатает отчет о фискализации накопителя.
4. Перерегистрировать кассу в ПО, указав причину «В связи с заменой ФН».
5. Перерегистрировать кассовый аппарат в личном кабинете на официальном сайте ФНС.

Имейте в виду, что фискальный накопитель – очень важное устройство в вашей ККТ, и его замена – кропотливое дело, требующее предельного внимания и знания процесса. Проблема в том, что любая ошибка ведет к блокировке ФН и необходимости покупать новый. А использование просроченного или заполненного накопителя чревато штрафами.

Именно потому процесс замены накопителя, а также контроль сроков эксплуатации и другое сервисное обслуживание значительно проще доверить профессионалам. Например, у компании LIFE PAY есть целый пакет услуг, связанный с отслеживанием состояния фискального накопителя, включающий техническое обслуживании ККТ по всей России.