Повышаем личную эффективность руководителя: три главных навыка

Чтобы создать команду, которая будет работать как часы, руководитель должен серьезно прокачать навык личной эффективности. Не стоит ждать впечатляющих организованности и результативности от каждого сотрудника, если руководитель ими не блещет. 

Кроме того, начальник, который постоянно ничего не успевает и обо всем забывает будет терять свой авторитет. Он упустит моральное право указывать сотрудникам на промахи в тайм-менеджменте или выполнении задачи. Это не приведет ни к чему хорошему. В статье хочу поделиться своими «ключами к успеху» в этом деле, также расскажу о главных ошибках на пути повышения собственной результативности. 

Ключи к успеху

Любую сложную задачу надо декомпозировать, тогда она не кажется устрашающей и нерешаемой. Повышение личной эффективности — конечно, такая задача, сложная и многослойная. Для себя я выделил три «ключа к успеху» в этом вопросе или трех китов, на которых стоит его решение, называть можно как угодно. Главное — каждому, кто хочет стать эффективнее, надо обратить внимание на делегирование, планирование и контроль.  

Делегирование

Так называется передача задачи, функции или целого бизнес-процесса подчиненным. Кажется, что это очевидно, однако часто руководители прямо не могут заставить себя передать что-то другому человеку. Их терзают страхи и сомнения: 

• «Никто не справится с задачей лучше меня». Возможно, сначала так и будет, но люди обучаемы, верьте в них и не давайте ничего непосильного. Не боги горшки обжигают;
• «Буду объяснять три часа, а сам сделаю за час». Резонно, скорее всего вы правы, но фишка в том, что завтра обученный сотрудник выполнит задачу еще раз и сэкономит вам час, а послезавтра еще. К концу года вы выиграете таким образом «миллион» часов;  
• «Обучу его, а он готовенький уйдет к конкурентам». Такое может случиться, ничто не вечно под луной, но работайте с его стимулами и мотивацией, чтоб дольше не уходил. А еще помните, про «миллион» часов, которые он для вас сэкономил. Его обучение в любом случае — выгодное мероприятие. 

Отбросьте сомнения в сторону и смело делегируйте. Это высвободит время и вы сможете сосредоточиться на важных и творческих задачах. Чтобы понять, какую задачу следует оставить себе, а какую отдать, задайте себе ряд вопросов. Если ответ на хотя бы один из них отрицательный, то задачу, скорее всего, надо делегировать: 

• У меня хорошо получается делать это?
• Результат от выполнения этой задачи велик и важен?
• Я трачу мало времени на это? 

Для примера возьмем грязный диван и спросим себя о его чистке:

• Я хорош в чистке дивана? Никогда этого не делал, скорее всего залью его водой и испорчу. 
• Насколько велик и важен результат этой задачи? Оценил бы на 4 из 10. 
• Я управлюсь с чисткой дивана быстро? Точно, нет. Провожусь часа три минимум. 

Вывод: Совершенно точно надо вызвать клининг. Вы полностью отдадите сложную и скучную для вас задачу, которая съест кучу времени, профессионалам. На них можно положиться, а свою голову занять другими вещами, интереснее и важнее. 

Делегировать — это снимать с себя задачи, которые плохо получаются или съедают слишком много времени

Понятно, что клининг — это утрированный пример для наглядности. В бизнес-процессах все сложнее. Однако тренировка навыка тем и прекрасна, сначала делегируете чистку дивана, потом делите с партнером сферы ответственности в компании. В i2crm, например, два стратегических руководителя. Я ориентируюсь на внешние коммуникации, а партнер занимается внутренними делами компании: развитием продукта и финансами. Для нас такое разделение функций оказалось оптимальным и проверенным временем, вам надо найти свое. 

Как не допустить типичных ошибок делегирования?

Я знаю, что процесс передачи задач и целых функций сложен. Поэтому хотел бы дать четыре совета, которые помогут пройти его максимально легко и быстро:

• Начните с малого. Передавайте простые и не очень важные задачи и процессы: разбор документов, обзвон базы, составление писем. Это поможет отработать навык постановки задачи и контроля за ее выполнением.
• Правильно выбирайте сотрудника. Не стоит забывать, что этот процесс не только разгружает вас, но и помогает расти вашим коллегам. Для них это отличный шанс попробовать свои силы в новых задачах. 
• Ставьте четкое задание. Это критически важный момент. ТЗ вида «Принеси то, не знаю что» — прямой путь к тому, что вас не удовлетворит результат. Проговорите, а лучше пропишите задачу максимально подробно, тогда вы сможете требовать четкого выполнения. 
• Продумайте промежуточные точки контроля. Обозначьте их для себя и сотрудника, который работает над задачей. Так и вам будет спокойно и исполнитель будет знать, что он на верном пути. Если что-то будет не так, у вас хватит времени внести корректировки. 

Этих советов будет достаточно, чтобы научиться делегировать, освободить себе время и заинтересовать сотрудников новыми задачами. Но вернемся к «ключам к успеху», следующий — о составлении списка дел. 

Планирование

В деле повышения личной эффективности далеко не уехать без привычки планировать задачи как в рамках одного дня, так и в рамках гораздо более длинных периодов: года, трех лет, пяти лет. Важно ранжировать задачи по степени важности и срочности. Кстати, это тоже способ найти дела, которые можно делегировать.

Составлять списки дел можно разными способами. Есть ретрограды, которые до сих пор пользуются только бумажными ежедневниками. Я за прогрессивные инструменты: онлайн-планеры и таск-трекеры. В нашей компании мы используем:

• календарь в Trello для планирования рабочих встреч, отпусков, больничных и отгулов сотрудников;
• Confluence для хранения всех рабочих документов. Там же все сотрудники ведут свои листы с задачами и планами;
• Jira для постановки задач и отслеживания процесса их выполнения. 

В личном планировании я еще использую Google-календарь. Он помогает на забывать о важных мероприятиях. 

Планировать задачи и ранжировать их по степени важности гораздо легче в планерах или таск-трекерах.

В нашей компании я также занимаюсь совместным планированием дел с руководителями отделов. Для этого у нас предусмотрена ежедневная утренняя встреча «Три ключевых задачи в день». Она помогает коллегам лучше фокусироваться на целях, а я остаюсь в курсе всех наиболее важных дел, которые происходят в компании. Руководители же проводят еженедельные планерки с сотрудниками своих отделов. Цели у этих мероприятий те же. 

Однако мало просто услышать о планах подчиненных, важно еще и проконтролировать выполнение задач. Здесь существует тонкая грань, которую легко переступить и свалиться в микроменеджмент. От него не станет легче никому. 

Контроль

Разумный контроль важно ввести в привычку. Сотрудники должны знать, что руководителям не все равно, как и когда будет выполнена работа. Начальнику важно своевременно получать информацию о том, как сотрудники справляются со своими задачами, оценивать результат и вносить корректировки в бизнес-процессы. 

В i2crm мы нашли элегантное и рабочее решение, которое помогает руководителям оперативно контролировать выполнение задач в отделах. При этом оно не обременительно для сотрудников. Рабочий день каждого в i2crm фиксируется с помощью чат-бота. В нем есть кнопки для начала рабочего дня, его окончания, фиксирования задач, отгула и отпуска. Эта небольшая автоматизация рутины освобождает много времени и помогает с контролем процессов. 

Используйте современные методы автоматизации, чтобы проще контролировать какие-то рутинные моменты

Идеальный контроль можно сравнить с вождением машины. Вы наблюдаете за ситуацией вокруг и своевременно реагируете на нее, отдавая машине другие команды. Правда, тут есть отличие, во время вождения контроль должен быть постоянным, а бизнесу это только навредит. Гораздо важнее использовать точки контроля. 

Заключение

«Ключи к успеху» в деле повышения личной эффективности руководителя это:

• делегирование,
• планирование,
• контроль.

Прокачивайте эти навыки, чтобы вывести свои результаты и результаты компании или отдела на новый уровень. Не старайтесь сделать все и сразу, начинайте действовать поступательно и успех обязательно придет!