Как рекрутеры выбирают кандидатов: эффективные лайфхаки для резюме и сопроводительного письма

2024-02-05 15:45:32 Время чтения 17 мин 571

Как смотрят письма рекрутеры? Бегло или вчитываются? На что обращают внимание в первую очередь? Рассказала Лариса Грязева, академический руководитель магистратуры «Интегрированные коммуникации» НИУ ВШЭ

Что мы в первую очередь рекомендуем студентам при трудоустройстве: так же, как и при создании маркетинговой/коммуникационной стратегии, при написании документов для подачи на вакансию нужно понять свою целевую аудиторию.

В разных индустриях и компаниях приняты свои правила работы с документами для приема соискателей, поэтому требования к резюме, сопроводительному письму, портфолио проектов могут отличаться. Как и то, насколько внимательно их оценивает рекрутер и по каким признакам. То же самое зависит и от задач рекрутера и конкретной вакансии, на которую подбирается человек.

Поэтому для каждого случая составления документов для подачи на вакансию в первую очередь важно внимательно вчитаться в текст вакансии, ее требования, что-то узнать про компанию, и желательно даже про того, кто принимает решение, делает выбор.

Обычно рекрутер, исходя из задачи работодателя (директора компании, директора департамента, непосредственного руководителя), примерно понимает, какие желаемые качества должен показывать успешный кандидат. 

Они могут быть как общие, которые ждут ото всех соискателей (например, мотивация к работе, общая грамотность, внимательность), так и специфические (например, для аналитических должностей – умение структурировать информацию, для креаторов-копирайтеров – богатство языка, для специалиста сферы продаж – умение интересно о себе рассказывать, продавать себя, и так далее). Требования зависят от конкретной индустрии, компании и должности.

Первичную демонстрацию подобных качеств можно увидеть в сопроводительном письме, поэтому, конечно, рекрутеры его смотрят. Вряд ли кто-то внимательно оценивает и анализирует каждую строчку, но составить примерное представление о качествах соискателя можно и из беглого анализа.

И, разумеется, по сопроводительному письму сразу видно, внимательно ли соискатель читал описание вакансии и узнал ли что-то о компании или просто сделал «веерную рассылку».

В первом случае соискатель будет приводить конкретные факты, отвечающие на запросы компании, использовать ее название и четко описывать, что в организации ему нравится, а во втором – это будет общее письмо с текстом «под копирку».

И последнее, что может искать в сопроводительном письме рекрутер – это какое-то общее ощущение от соискателя: какова его «суть» как специалиста и его сильные стороны. 

Часто, если рекрутер получает большое количество откликов, он может не успевать детально вчитываться в резюме или даже в целом читать их все, и тогда он будет смотреть только сопроводительные письма. Если в сопроводительном письме есть что-то, что цепляет и, по мнению рекрутера, может подойти на вакансию, резюме этого кандидата уже начинает рассматриваться.

Считается, что сопроводительное письмо не должно дублировать резюме, в котором и так отражены опыт работы, образование, навыки. Что тогда нужно в нем писать?

Как мы говорили ранее, то, что рекрутер ищет в сопроводительном письме, это:

  1. Демонстрация того, что соискатель понимает, в какую компанию и на какую должность и вакансию подается, а не просто рассылает резюме «куда получится»
  2. Демонстрация важных в работе качеств
  3. Общее понимание сильных качеств и специализации соискателя, его мотивации

Исходя из этого, что же стоит написать в письме:

  1. Кратко рассказать, почему вы подходите на данную вакансию, используя «ключевые слова» из ее описания. Стоит также написать то, что называется career summary или «о себе» – короткую фразу, отражающую вашу специфику как специалиста или, если хотите, персональное позиционирование. То есть то, что отличает вас от всех других соискателей.

Подобная фраза может быть и в резюме, если вы его создаете самостоятельно, а не в конструкторе или при помощи сайта по поиску работы. Если она уже есть, в сопроводительном письме можно ее не писать. 

Обычно «о себе» формируется таким образом:

  1. Вы даете название вашей специальности
  2. Вы кратко пишете, в чем имеете опыт
  3. Вы описываете, в чем вы особенно сильны и хотите развиваться дальше

Например: «Копирайтер с десятилетним опытом работы над рекламными проектами, специализируюсь на создании идей глобальных маркетинговых кампаний с использованием новейших индустриальных трендов» или «Начинающий менеджер проектов с опытом работы с благотворительными проектами и знаниями в области психологии управления».

Здесь же можно упомянуть самые главные ваши достижения, которые соответствуют тем задачам, которые в вакансии ставит компания.

  1. Рассказать, что мотивирует вас откликнуться. Это может быть что-то, что вы знаете о компании, какие-то ее интересные проекты, задачи, начальник, с которым предстоит работать, и так далее. Опишите, что вдохновляет вас в самой вакансии.

Лучше всего писать максимально конкретно, без общих фраз («меня зацепил ваш проект Н, потому что…»). Для этого обязательно изучите компанию до написания письма: ее сайт и социальные сети, материалы о ней в СМИ, страницы ключевых лиц компании.

Также хорошо, если вы точно знаете, кто будет рассматривать ваше сопроводительное письмо – тогда обратитесь к этому человеку по имени.

Демонстрация уважения к компании и лицу, принимающему решение, а также то, что вы знаете о компании и ее деятельности больше, чем описано в вакансии, всегда показывает реальную мотивацию человека и его готовность сделать чуть больше.

  1. Попытайтесь показать свои профессиональные качества в тексте письма, чтобы то, как вы говорите о себе, подтверждало ваше профессиональное позиционирование и попадало в то, что ищет рекрутер в соискателе на должность.

Например, если вы заявляете, что обладаете «структурным мышлением и аналитическими способностями», ваше обращение не может быть простыней текста без разделов и стройной логики. Если заявляете о «креативном мышлении», – писать строгим канцеляритом. 

При этом важно не уходить от формата сопроводительного письма и вещей, которых в нем ожидает рекрутер: для демонстрации креативности не стоит вместо письма посылать стихотворение собственного сочинения. Если, конечно, вы в нем не идеально преподносите все описанные выше пункты.

Как можно усилить сопроводительное письмо? Какими приемами можно воспользоваться, чтобы привлечь внимание работодателя?

Основные лайфхаки я описала при ответе на предыдущие вопросы, но суммирую:

  1. Старайтесь использовать «ключевые слова» из текста вакансии или описания компании, чтобы попасть в единое смысловое поле с рекрутером
  2. Пишите конкретно о том, что вас заинтересовало в вакансии, называйте компанию по ее названию
  3. Обращайтесь к рекрутеру по имени
  4. Описывайте конкретные вещи, которые заинтересовали вас в компании и обязанностях: эти моменты должны выходить за описание вакансии
  5. Старайтесь добиться того, чтобы то, как вы пишете текст, не расходилось с заявляемыми вами профессиональными качествами – демонстрируйте ваши навыки в письме

Какой оптимальный объем сопроводительного письма? Можно ли для краткости перечислить свои достижения маркированным списком?

Письмо не должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным. Слишком короткое письмо может оставить ощущение, что соискатель не постарался и не особо заинтересован вакансией, слишком длинное может быть просто не прочитано из-за недостатка времени либо создать впечатление того, что соискатель не умеет четко формулировать мысли.

Идеальный объем – около половины страницы А4 14-м кегелем.

Лучше всего структурировать письмо на абзацы по смыслу, заботиться об удобстве чтения рекрутера.

Достижения маркированным списком лучше не перечислять.

Во-первых, потому что сопроводительное письмо – это не только про достижения. Это скорее часть для основного тела резюме. Если же вы используете список достижений как один из абзацев сопроводительного письма, это можно сделать в той части, где вы отвечаете на вопрос «почему я подхожу данной вакансии».

Но я бы порекомендовала писать не все достижения, а только те, что касаются задач, описанных в вакансии, и подтверждают ваше позиционирование специалиста.

Чего НЕ должно быть в сопроводительном письме? Перечислите ошибки кандидатов

Самые главные ошибки, которые встречаются чаще всего – это отсутствие письма, слишком короткое письмо и общее обезличенное письмо (как будто бы присоединяемое ко всем откликам вне зависимости от вакансии и компании, «веерная рассылка»).

Довольно часто я встречала отклики с текстом «Здравствуйте! Во вложении мое резюме на вакансию Н» или «Добрый день! Хочу у вас работать, резюме по ссылке». Конечно, такие приветствия никак не цепляют и не стимулируют открыть файл и познакомиться со специалистом поближе. При большом потоке резюме такие отклики и вовсе могут быть проигнорированы.

Слишком длинные и неструктурированные обращения с неясной логикой – это другая крайность. Такие тексты не читаются рекрутерами или не дочитываются до конца.

Вызывают сомнения письма, в которых есть противоречия: когда видно, что они составлены из разных кусков текста и не вычитаны (например, соискатель вставил какие-то описания своего опыта из резюме, с сайта компании и так далее и не проверил согласованность текста).

Также некоторые соискатели пытаются дублировать резюме или портфолио проектов и таким образом показывают свое непонимание формата сопроводительного письма и его целей. 

Частая ошибка начинающих специалистов и студентов – это мольба в сопроводительном письме. Она может передаваться напрямую через текст («Если вы меня возьмете, я буду стараться больше всех» или «Готов выполнять любую работу в вашей компании») или косвенно – через некоторое принижение себя и эксцессивное описание мотивации («Я знаю, что у меня мало опыта и я не могу конкурировать с другими, но я очень хочу начать работать!»). 

В крайних случаях такой соискатель может даже начать давить на жалость («Вы знаете, как сложно устроиться на работу недавним выпускникам ВУЗов, поэтому я надеюсь, что несмотря на мою нехватку опыта, вы меня рассмотрите»).

Такой подход обычно негативно воспринимается рекрутерами. Лучше убрать из письма излишнюю эмоциональность, самопринижение и мольбу и писать про конкретные навыки и качества, которые будут помогать вам в работе даже при нехватке опыта.

Ошибкой также может быть излишняя самоуверенность или высокомерие среди опытных специалистов («Уверен, что вы наслышаны о моем опыте на рынке» или «Я готов рассмотреть вашу компанию для продолжения моей профессиональной деятельности»).

Такая самоуверенность может иметь место, если компания сама вышла на вас с предложением о работе, и вы находитесь на стадии переговоров, но не в сопроводительном письме, когда предполагается, что специалист сам подается на вакансию.

Как написать сопроводительное письмо студенту или специалисту без опыта?

Сопроводительное письмо студента или специалиста без опыта по структуре не отличается от письма специалиста с опытом. В нем точно так же стоит указать свое профессиональное позиционирование и специализацию, мотивацию работы в компании, достижения, продемонстрировать качества специалиста.

Важно помнить, что конкретные навыки можно получить уже в процессе работы, и в молодом специалисте работодатель в первую очередь ищет готовность к работе, желание развиваться и умение думать. Эти вещи вам и нужно показывать.

Сделайте упор на то, что вас вдохновляет в работе, в вакансии и в компании.Опишите, как уже сейчас пытаетесь развиваться в индустрии.Продемонстрируйте ваше умение думать, описав работу на других проектах.

Если у вас нет конкретных реализованных проектов, вы можете описать достижения учебных проектов, подходящих под требования вакансии, и то, какие навыки вы получили при их реализации.

Например, наши студенты магистратуры «Интегрированные коммуникации» НИУ ВШЭ описывают проекты, реализованные в рамках образовательных курсов: на них учащиеся создают коммуникационные и медиастратегии, креативные концепции и рекомендации для брендов по работе на маркетплейсах, в социальных сетях, и так далее.

Здесь важно следующее: если вы работали над проектом в группе студентов, укажите свою роль в команде, не стоит выдавать решенный кейс за вашу единоличную работу.

И обязательно указывайте, что ваш опыт учебный, чтобы не вводить работодателя в заблуждение. Я видела сопроводительные письма и резюме, где соискатель пишет, что он уже в 20 лет поработал с Mars, L'Oreal, Вкусвилл, а потом оказывается, что это все были учебные задания от преподавателя. Такая подача себя выглядит некорректной и даже может восприниматься как стремление обмануть.

Если подобных учебных кейсов у вас не было, вы можете сделать какую-то работу, демонстрирующую ваши навыки для работодателя и присоединить ее к отклику. Например, дизайнер может сделать проект упаковки товара, а аналитик провести исследование.Эту работу можно кратко описать в сопроводительном письме, а файл с результатом или вставить ссылкой, или приложить отдельно.Такое решение не только покажет, что вы можете выполнить подобную работу, но и ясно заявит о вашей мотивации к работе в компании – что вы готовы сделать экстрашаг, чтобы вас рассмотрели.

Как составить резюме человеку, который меняет сферу деятельности?

В этом пункте мои рекомендации будут похожи на рекомендации для начинающих специалистов.

Структура сопроводительного письма остается, и вы так же можете рассказать про учебные кейсы, но кроме этого вы можете расписать, как опыт в другой сфере поможет вам реализоваться в той, в которую вы переходите.

Без изменений можно перенести мягкие навыки: при смене деятельности у вас никуда не денутся умение работать в команде, объяснять сложные вещи простым языком, аналитические способности и так далее. 

Из ваших твердых навыков можно выделить самое главное, что может быть использовано в новой работе. Например, умение общаться со сложными клиентами в старой карьере консультанта в магазине одежды может быть перенесено на работу менеджера проектов в IT-бизнесе. 

Включите описание ваших навыков в ответ на вопрос «почему я подхожу данной вакансии», приведя примеры из прошлой деятельности. Стоит также кратко описать причины смены деятельности, так как это то, что обязательно спросит у вас рекрутер, и то, что вас мотивирует в новой деятельности.