Меня зовут Антон. Я уже 3 года являюсь владельцем клуба единоборств. Когда управление только перешло в мои руки, я думал, что все идеально. Вечером в залах не хватало места: дети работали на лапах, взрослая группа занимала весь ковер, у стойки администратора постоянно кто-то ждал тренировки. Казалось, мне достался устойчивый бизнес.
Я начал проверять расписание, загрузку групп, договоры с тренерами, расходы, платежи и бухгалтерию. И быстро заметил странную вещь. Людей становилось больше, залы были заполнены, а выручка почти не менялась.
Сначала я искал ошибку в отчетах. Потом несколько вечеров провел в клубе и стал сверять тех, кто находился в зале, с записями администратора. Цифры не сходились.
Оказалось, часть тренеров приводила «своих» учеников и брала оплату наличными напрямую. В расписании этих людей не было. Администраторы тоже могли не списать занятие с бумажного абонемента, пустить человека «до следующей оплаты» или забыть поставить отметку.
По отдельности это выглядело как мелкие поблажки. В масштабе клуба они превращались в тренировки, за которые бизнес не получал денег.
Я расстался с сотрудниками, которым больше не мог доверять, и нанял новых администраторов. Мы ввели правила приема оплат, пересчитали абонементы и договорились, что без записи на тренировку никто не проходит.
Первые недели стало спокойнее. Но вскоре я понял: проблема была не только в людях. Мы по-прежнему опирались на бумажные абонементы, переписки и таблицы. Администратор принимал заявку в мессенджере, переносил ее в журнал, отдельно отмечал оплату, а после занятия должен был списать посещение.
Любая загруженная смена снова создавала ошибки. Кто-то отменял занятие в переписке, но в журнале оставался. Я мог еще раз поменять команду, но ручная система все равно позволяла что-то забыть, скрыть или исправить задним числом.
Я спросил у владельцев других спортивных проектов, как они контролируют посещения и деньги. Знакомые посоветовали внедрить CRM.
Так я пришел к AppEvent. Мне было важно связать запись, оплату, абонемент и посещение. Чтобы клиент не существовал одновременно в блокноте администратора, телефоне тренера и бухгалтерской таблице.
Мы перенесли клиентскую базу, создали группы, настроили расписание и электронные абонементы. Для сотрудников разделили права доступа. Теперь я вижу историю изменений, а тренер в приложении видит расписание, список записавшихся, статус оплаты и отмечает посещение.
Главное изменение произошло на входе в зал. Бумажный абонемент больше нельзя было «забыть» списать. В AppEvent видно, сколько занятий осталось у клиента и действует ли его услуга. Если человек пришел без оплаты, это выясняется сразу, а не через неделю при сверке кассы.
Клиенты получают онлайн-запись через виджет и личный кабинет. Они сами выбирают тренировку, отменяют запись и видят актуальное расписание. А администраторы больше не собирают группы по сообщениям из нескольких чатов.
Перед тренировками система отправляет напоминания. Это помогает не держать место за человеком, который забыл о записи, пока другой клиент не может попасть в группу.
Мы также настроили уведомления о новых заявках и контроль изменений. Движение клиента от записи до посещения теперь остается в одной системе.
Раньше полная группа автоматически считалась успешной. После внедрения AppEvent оказалось, что заполняемость сама по себе ничего не гарантирует.
Теперь я сопоставляю посещения, оплаты, продления абонементов и работу тренеров. Вижу общий доход, источники записей и загрузку направлений. Если на тренировке много людей, но мало оплаченных посещений, это сразу вызывает вопрос. Если группа заполняется, а абонементы не продлеваются, нужно разбираться в программе, расписании или работе тренера.
Клуб спасла не жесткость, а прозрачность
Когда я принимал бизнес, мне казалось, что главная задача — попрощаться с недобросовестными сотрудниками. Это было необходимо, но одной кадровой чистки оказалось мало.
Клуб терял деньги потому, что процессы держались на памяти и личных договоренностях. Такая система работает ровно до момента, пока кто-то не решит использовать ее в своих интересах.
AppEvent помог убрать серые зоны: кто записан, кто оплатил, кто пришел, сколько занятий осталось и кто изменил данные. Я не поднял выручку одним нажатием кнопки. Я сначала перестал терять то, что клуб уже зарабатывал, а уже потом полные залы наконец начали отражаться в отчетах, и бизнес, который тонул в ручном учете, снова стал управляемым.