Когда Excel больше не справляется: как ERP помогает бизнесу расти и принимать решения быстрее

Почти каждый растущий бизнес сталкивается с тем, что в какой-то момент Excel перестает помогать управлять компанией: отчетность собирается слишком долго, данные расходятся, а решения приходится принимать на ощущениях. Возникает вопрос — продолжать латать привычные инструменты или переходить к системному управлению бизнесом через цифровую платформу.

О том, почему экономия на автоматизации бизнеса часто тормозит рост, как ERP помогает навести порядок в процессах и что важно учесть при переходе от Excel к системе управления бизнесом, рассказал генеральный директор компании RDV Александр Рошаль.

— Александр, чем занимается компания RDV и кто ваш основной клиент? 

— Самый распространенный запрос звучит так: «Мы сидим в Excel, долго собираем данные, не хватает прозрачности. Сделайте так, чтобы отчетность была готова на 5–7-й рабочий день». Пока бизнес небольшой, Excel работает. Но по мере роста компании увеличивается количество операций, подразделений, людей и ручных действий. Начинается хаос: данные не сходятся, цифры пересчитываются по несколько раз, управленческие решения принимаются с опозданием.

В этот момент бизнес понимает, насколько автоматизация может облегчить жизнь.

— Многие до сих пор считают ERP бухгалтерской системой. Это так?

— ERP позволяет выстроить сквозные процессы от планирования и закупок до производства, склада, продаж и финансов. Когда процессы связаны между собой, компания начинает видеть картину целиком, а не отдельные куски.

Для руководителей это означает, что в данных будет больше прозрачности, отчетность будет готовиться быстрее, и решения можно будет принимать с опорой на них.

— Интеграция систем автоматизации — это многоуровневый процесс, в течение которого у клиента могут возникать сложности, особенно при самостоятельном внедрении. Почему у компаний так часто остается негативный опыт внедрения ERP на базе 1С?

— Чаще всего проблема в подходе. Компании пытаются автоматизироваться дешево и по частям: берут отдельного программиста, дорабатывают систему кусками, пишут ТЗ под каждую задачу. На короткой дистанции это кажется выгодным, но по мере роста бизнеса такие решения начинают тормозить развитие: система разрастается хаотично, сроки проектов срываются, управляемость теряется.

В какой-то момент компания начинает понимать, что гораздо выгоднее покупать результат, а не часы работы программистов и консультантов.

— В какой момент бизнесу стоит менять подход?

— Обычно это происходит, когда компания вырастает до оборота в несколько сотен миллионов или миллиард рублей. В этот момент становится понятно, что внутренними силами и отдельными программистами управлять сложной системой уже невозможно. Бизнес начинает ожидать от исполнителей прозрачную отчетность, управляемые процессы, предсказуемость.

И тогда появляется запрос на интегратора, который берет ответственность за все: от понимания задачи до работающей системы.

— Часто говорят, что во внедрении ERP главное — методология. Почему?

— Потому что ERP для компании — это не простая установка программы. Большая часть работы — это описание процессов, правил учета, данных и того, как бизнес должен работать. На практике на эту часть уходит большая часть проекта, а меньшая — на техническую реализацию. Если этот этап пропустить или сделать формально, система не заработает как инструмент управления, сколько бы денег ни вложили в автоматизацию бизнеса.

— Можете привести пример удачного внедрения систем на базе 1С, в котором ключевую роль играла именно методология?

— Хороший пример — компания «Веломоторс», производитель квадроциклов, снегоходов и велосипедов. Первый проект — переход с устаревшей 1С:УПП на 1С:ERP. Управление холдингом. Его целью было выстроить сквозные процессы, методологию учета и обеспечить комплексную автоматизацию производства компании по всем направлениям деятельности. Этот проект выиграл в конкурсе «1С:Проект года 2023» в номинации «Лучший проект апгрейда с 1С:УПП на 1С:ERP».

Второй проект — расширенный запуск продаж продукции компании на маркетплейсах с целью сокращения себестоимости в канале e-commerce и обеспечения масштабирования по объему заказов в пять раз тем же количеством сотрудников.

Два хороших результата у одного клиента — отличная иллюстрация нашего подхода.

— На что бизнесу стоит обращать внимание при выборе интегратора, если компания не хочет внедрять ERP самостоятельно?

— Важно смотреть не только на цену. У нас в RDV есть чек-лист поставщика: параметры, по которым выбирается контрагент, чтобы быстро сравнить предложения и сделать правильный выбор.

Что обычно смотрят:

1. Релевантный опыт: клиенту важно не быть «первооткрывателем», а увидеть похожие кейсы в портфолио компании.
2. Масштаб интегратора: крупная компания не пойдет к интегратору с небольшим штатом, даже если там сильно дешевле — это риск провального проекта.
3. Специализация: на рынке есть разделение — например, кто-то внедряет только WMS, и им нелогично отдавать проект по финансовой функции.
4. Комплексный подход: от проблемы до результата, включая процессную часть, методологию, ИТ-составляющую, настройку или доработки, обучение и запуск.
5. Наличие собственных продуктов, которые улучшают типовые возможности и показывают зрелость компании как экспертов.
6. Адекватность команды: интегратор может пройти по формальным критериям, но не выделить вам команду с требуемой компетенцией, поэтому нужно смотреть не только на компанию, но даже больше на конкретную команду, ее лидеров и их опыт, именно тех людей, кто с вами будет работать.

— Какой главный совет вы бы дали бизнесу, который задумывается о переходе с Excel на ERP?

— Чем дольше компания откладывает системные изменения и пытается автоматизироваться дешево, тем дороже этот переход становится в будущем. ERP — это не про ИТ, а про управляемость, рост и скорость принятия решений. Если рассматривать систему именно так, она становится основой масштабирования бизнеса, а не очередным затратным проектом.