Электронные документы для грузоперевозок: что меняется с осени 2026

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы переходят в электронную форму

Минтранс России 23 июня 2026 года опубликовал сообщение с напоминанием о предстоящих осенних нововведениях для грузоперевозчиков. С 1 сентября 2026 года вступит в силу обязательный переход на электронные транспортные документы. В статье разберем, каких компаний касаются новые правила, сроки исполнения и что будет при их нарушении. Команда pickTech разобрала хронологию перехода: какие документы переводят в электронный вид и что нужно от учетной системы.

Что относится к электронным перевозочным документам

В сообщении Минтранса приведен следующий состав документов, который закреплен постановлениями Правительства.

ЭПД — это электронные перевозочные документы, группа бланков, которые сопровождают груз.

ЭТрН — транспортная накладная, основной документ автомобильной перевозки. Вместе с ней заказ, заявка на автоперевозку груза и экспедиторский блок: поручение экспедитору с экспедиторской и складской расписками. Перечень замыкают грузовая накладная на воздушном транспорте и транспортная железнодорожная накладная.

ЭПД — это вся группа документов, а ЭТрН — отдельный документ внутри нее. Компанию, которая возит грузы фурами, касается прежде всего электронная транспортная накладная. Для экспедиторских услуг — свой набор.

Хронология законов: какие действуют сейчас, какие вступают в силу осенью

Реквизиты актов и даты вступления собраны на схеме ниже, а здесь — что каждый этап означает на практике.

Этапы перехода: от добровольного обмена к обязательной электронной форме

2021–2022: ЭТрН появилась, но пользоваться ей никто не обязан

Основание — Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ (с 01.01.2022) и приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ с форматом (с 09.01.2022, срок ограничен 1 сентября 2026 года).

Практический смысл этих лет — добровольность. Кто хотел, тот подключался; остальные возили бумагу и ничем не рисковали. Отсюда и нынешняя ситуация: у части рынка электронного контура нет вообще, а срок уже назначен.

2025: обязательность задана, но с отложенным стартом

Базовый акт — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, он вводит требования поэтапно.

Первым изменение почувствовали экспедиторы: с 1 сентября 2025 года начинать работу можно только после того, как клиент передал полные и достоверные сведения о грузе. Добавились и требования к самим данным — хранение на серверах в России и выдача по запросу правоохранительных органов. То есть нагрузка легла не только на ИТ, но и на порядок приема заявок.

Март 2026: без записи в реестре экспедитор не работает

Реестр ведет Ространснадзор на платформе «ГосЛог» (ПП РФ от 20.02.2026 № 173 и 14.02.2026 № 139).

Тем, кто работал на дату запуска, отводили 60 дней на уведомление — этот срок истек 30 апреля 2026 года. Новые компании подают уведомление до начала деятельности. Если экспедиторская выручка есть, а записи в реестре нет, вопрос закрывать нужно до всей истории с документами.

1 сентября 2026: бумага перестает быть вариантом по умолчанию

С этой даты в электронную форму уходят ЭТрН и заказ-заявка на автоперевозку, экспедиторский блок, а также накладные на воздушном и железнодорожном транспорте. Порядок обмена по трем последним группам задают постановления Правительства от 27.04.2026 № 469, № 470 и № 446 от 21.04.2026 — все они вступают в силу в тот же день.

Исключения остаются: перевозки для личных нужд граждан, сделки с иностранными контрагентами и специальные грузы можно оформлять на бумаге (приказ Минтранса № 115 от 03.04.2026, сообщение ведомства). Проверять свой профиль перевозок по этому перечню стоит заранее: он определяет, нужен ли электронный контур вообще или только под часть рейсов.

До 1 марта 2027: обещанная отсрочка по штрафам

Минтранс предложил не штрафовать за бумажные документы до 1 марта 2027 года, ограничившись устным предупреждением; инициативу поддержал президент. Ориентироваться на это как на данность рискованно — нормативного акта под отсрочку публично пока нет, и он может появиться позже или в другой редакции.

С 1 марта 2027 года по Федеральному закону от 29.12.2025 № 520-ФЗ заработает реестр перевозчиков для тяжелого автотранспорта: с теми, кого в нем нет, заключать договор будет нельзя. Для грузоотправителей это означает еще и проверку контрагентов, а не только собственную готовность.

Кого касается закон: перевозчики, отправители, получатели

ЭПД по очереди подписывают несколько сторон.

1. Грузоотправитель открывает цепочку. Он формирует перевозочный документ, вносит данные о грузе и подписывает свою часть. Если крупный отправитель перейдет на электронный обмен, остальные сделают так же.
2. На стороне перевозчика — прием и сдача груза. Его главный документ — ЭТрН, который привязан к машине и водителю.
3. Водитель со стороны перевозчика также подписывает.
4. Грузополучатель закрывает прием груза. Пока он не в обмене, ЭТрН не закроется, и рейс повиснет незакрытым у обеих сторон.
5. Экспедитор ведет свой набор ЭПД, а после запуска реестра уведомлений попадает и в него.

Компания, которая отгружает товар с доставкой, формально тоже грузоотправитель, и переход на ЭПД касается ее наравне с транспортными. То же относится к производителям, которые нанимают перевозчика со стороны. Им нужно по закону оформить рейс, машины при этом могут быть чужими.

Функции учетной системы для ведения ЭПД

ГИС ЭПД — государственная система, в которой хранятся документы, доступные органам власти. Их отправляет аккредитованный оператор информационной системы ЭПД. Контур перевозочных документов — отдельный. Реестр операторов информационных систем ЭПД действует с 1 сентября 2022 года. Его ведет Минтранс России (приказ от 10.02.2022 № 40).

Учетной системе необходим следующий минимальный набор функций для обмена ЭПД:

1. формировать ЭТрН, другие ЭПД в нужном формате и передавать оператору;
2. подписывать УКЭП с разграничением ролей: грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель;
3. отрабатывать роуминг с операторами ЭДО;
4. показывать статусы ЭТрН: подписано, отправлено, принято;
5. хранить документы установленный срок;
6. работать в сценарии, когда связи в рейсе нет.

Доступность этих функций в коробочной системе зависит от версии и редакции конфигурации. Переход на ЭПД в 1С обычно ведет интегратор: от оценки готовности учетной системы до настройки обмена, роуминга и подписей. Например, один из тех, кто делает это под ключ, компания «Софт-Юнити», рассказывает об узких местах в своих внедрениях:

Артур Кормилицын

сервисный инженер ГК «Софт-Юнити»

На практике задачи при переходе на ЭПД — определить участников подписания и проверить готовность 1С. Например, роуминг у «Калуга Астрал» настроен со всеми операторами. Водителям выпускают подписи через специальное приложение, бухгалтерам — через «1С-Подпись». Нетиповая конфигурация не требует доработки, если блок ЭДО не изменен, база обновляется и конфигурация поддерживает ЭПД.

С чего начать подготовку: последовательность шагов

1. Составить свой перечень документов. Какие ЭПД реально проходят через компанию: только автоперевозки или еще экспедиторские услуги и другой транспорт. От этого зависят и объем работ, и срок.

2. Проверить статус в реестрах. Для экспедиторской деятельности — уведомление на «ГосЛог», для тяжелого автопарка — требования реестра перевозчиков (заработает 1 марта 2027 года).

3. Выбрать оператора. Свериться по официальным перечням ФНС и Минтранса, отдельно уточнить, с какими операторами налажен роуминг.

4. Оценить учетную систему. Версия и редакция конфигурации, модуль обмена, объем доработок, стоимость обновления.

5. Раздать электронные подписи. Они нужны не только для бухгалтерии. Поэтому важно заложить время на их выпуск для водителей и склада.

6. Договориться с контрагентами. Узнать операторов, есть ли роуминг, кто первым переходит на ЭТрН.

7. Прогнать пилот. До осени желательно организовать пилотные перевозки, чтобы заранее увидеть ошибки. Также проверить сценарий без связи в рейсе.

На подготовку может уйти несколько недель, особенно если конфигурация дорабатывалась индивидуально. Согласование с контрагентами и выпуск подписей стоит запускать сразу же, одновременно с остальными пунктами.

Риски и последствия

Первый риск в том, что часть перечня исключений, которым не нужны ЭПД, — пока только в проектах. Акт о том, что до 1 марта 2027 года не будет штрафов за нарушения, публично еще не назван.

Второй риск — контрагенты. Если грузополучатель не подписывает накладную, даже при полной готовности документ зависнет.

Третий — подписи в рейсе. Техника в кабине и связь на маршруте подводят чаще учетной системы.

Кому можно не спешить

1. Тем, чьи перевозки целиком в перечне исключений: специальные грузы, иностранные контрагенты, личные нужды.
2. Тем, кто уже обменивается ЭПД через оператора и получает подтверждения от ГИС ЭПД: остается закрыть новые типы документов.
3. Компаниям без собственных перевозок и без отгрузок с доставкой: обязанность возникает у сторон перевозки.

Переход на ЭПД не экономит бюджет, наоборот, требует вложений в лицензии, подписи и настройку. Но зато он снимает бумажный документооборот и ускоряет закрытие рейсов.