Матрица компетенций: как оценить команду за 15 минут
Что такое матрица компетенций?
Матрица компетенций – это мощный инструмент, позволяющий организациям структурировать и визуализировать необходимые навыки и знания для успешного выполнения рабочих задач. Она представляет собой таблицу, в которой по строкам указываются сотрудники или группы сотрудников, а по столбцам – ключевые компетенции, необходимые для конкретной роли или проекта. На пересечении строк и столбцов проставляются оценки, отражающие уровень владения компетенцией каждым сотрудником.
Использование матрицы компетенций обеспечивает четкое понимание текущего уровня квалификации персонала и выявляет пробелы в знаниях и навыках. Это позволяет целенаправленно разрабатывать программы обучения и развития, направленные на устранение этих пробелов и повышение общей эффективности работы команды. Кроме того, матрица компетенций является ценным инструментом для оценки эффективности обучения и развития, позволяя отслеживать прогресс сотрудников и корректировать программы обучения при необходимости.
Матрица компетенций также помогает в процессе найма новых сотрудников, позволяя оценить соответствие кандидатов требованиям вакансии и выявить потенциальных лидеров. Она может быть использована для планирования карьерного роста сотрудников, предоставляя им четкое представление о том, какие навыки и знания им необходимо приобрести для продвижения по карьерной лестнице.
Среди комплекса инструментов для управления персоналам на основе принципов и философии Кайдзен/Lean/Бережливого производства Матрица компетенций является основой для принятия множества управленческих решений.Это своего рода "боевое расписание", благодаря которому руководитель понимает, какими ресурсами он располагает, какие задачи команда может выполнить в данный момент, как распределить сотрудников по выполняемым процессам.Кроме того, этот инструмент помогает решать вопросы мотивации и профилактики производственных конфликтов.
Внедрение матрицы компетенций способствует созданию прозрачной и справедливой системы оценки персонала, основанной на объективных критериях. Это повышает мотивацию сотрудников, стимулирует их к развитию и улучшению своих навыков. Матрица компетенций является гибким инструментом, который может быть адаптирован к меняющимся потребностям организации и использоваться для решения широкого круга задач, связанных с управлением персоналом.
Как составить матрицу компетенций?
Имея перед глазами такую Матрицу, легко выявить "белые пятна" – компетенции, по которым большинство сотрудников имеют низкий уровень подготовки. Это сигнализирует о необходимости организации дополнительного обучения, перераспределения задач или даже привлечения новых специалистов. Также Матрица компетенций позволяет увидеть "звёзд" – сотрудников, обладающих высоким уровнем мастерства в ключевых областях. Этих людей можно использовать в качестве наставников, экспертов и лидеров проектов.
Итак, как же составить Матрицу компетенций?
Для её формирования необходимы два ключевых перечня: список персонала и перечень необходимых знаний, навыков и умений, которыми команда должна обладать для достижения успеха компании. Я рекомендую размещать более объемный список (обычно перечень компетенций) в строках. Список сотрудников, представленный в столбцах, должен включать (желательно) ФИО, должность и фотографию. Все сотрудники объединяются в группы по отделам или функциональным направлениям. Соответственно, каждой группе отделов и соответствующим компетенциям присваивается свой уникальный цвет для наглядности.В ячейках на пересечении сотрудника и компетенции указывается статус владения компетенцией, который может быть представлен частично закрашенными секторами круга или квадрата (или цветом фона ячейки, или числовым кодом – главное, чтобы было 4 уровня плюс "пустая" ячейка).Возможные статусы:A) Полностью незаполненная ячейка/круг, число 0 или 0% – сотрудник не владеет необходимыми знаниями, навыками и не выполняет операцию. Его нельзя допускать к работе, так как он не способен подготовить соответствующий документ или отчет.Б) Закрашен один сектор, число 1 или 25% - сотрудник имеет теоретическое представление о выполнении операции (прошел обучение, инструктаж, ознакомился с инструкцией и т.д.).В) Закрашены два сектора, число 2 или 50% - сотрудник обладает знаниями и под контролем наставника пробовал выполнить операцию (имеет знания и базовые навыки).Г) Закрашены три сектора, число 3 или 75% - сотрудник знает, умеет и корректно выполняет данную операцию.Д) Закрашены все четыре сектора, число 4 или 100% - сотрудник обладает глубокими знаниями, умениями, правильно выполняет операцию и способен обучать других сотрудников её выполнению.Таким образом, после заполнения Матрицы компетенций, руководитель может быстро оценить общую картину и уровень готовности команды к выполнению задач, стоящих перед компанией.
Внедрение и использование Матрицы компетенций – это инвестиция в будущее компании. Она помогает создать команду профессионалов, способных решать самые сложные задачи, обеспечивать рост и развитие бизнеса. При правильном подходе Матрица компетенций становится незаменимым инструментом управления талантами, повышения эффективности работы и достижения стратегических целей компании.
Кому на самом деле нужна матрица: HR-ам, руководителям или самим сотрудникам?
Матрица компетенций – инструмент многогранный, и вопрос о том, кому она действительно нужна, не имеет однозначного ответа. HR-специалисты видят в ней структурированный способ оценки, развития и управления персоналом. Матрица позволяет стандартизировать процессы подбора, обучения и аттестации, делая их более прозрачными и объективными. Она также облегчает выявление пробелов в знаниях и навыках, что, в свою очередь, позволяет формировать адресные программы развития.
Руководители могут использовать матрицу для более эффективного управления командами. Зная уровень компетенций каждого сотрудника, они могут грамотно распределять задачи, делегировать полномочия и выстраивать карьеру своих подчиненных. Матрица также помогает им оценивать эффективность работы команды в целом и выявлять области, требующие усиления.
Как практически руководитель может применять этот инструмент (кроме общей оценки состояния компетенций команды в целом)?Первое – распределение сотрудников по рабочим местам, операциям, функционалу.Второе – формирование графика отпусков. Если конкретную операцию/функцию могут выполнять 2-3 сотрудника, руководитель «разводит» их отпуска во времени так, чтобы они не пересекались, и на предприятии в каждый момент времени был человек, способный качественно, своевременно и безопасно её выполнить.
Но, пожалуй, наибольшую пользу матрица компетенций приносит самим сотрудникам. Она предоставляет им четкое понимание того, какие навыки и знания необходимы для успешной работы и карьерного роста. Благодаря этому они могут самостоятельно планировать свое развитие, выбирать соответствующие учебные программы и курсы, а также отслеживать свой прогресс.
Таким образом, матрица компетенций, при правильном внедрении и использовании, служит интересам всех трех сторон. HR-специалистам она предоставляет инструмент для эффективного управления персоналом, руководителям – для грамотного управления командами, а сотрудникам – для осознанного развития и карьерного роста. В конечном итоге, выигрывает вся организация, получая более компетентный, мотивированный и преданный персонал.
Практический кейс
Отдел кадров одного из учреждений обратился к нам с просьбой разработать методику оценки вклада сотрудников в общие итоги работы для расчета ежемесячной премии.Я предложил составить список всех работ/продуктов, выполняемых сотрудниками (оформление больничного листа, приказа на командировку, отчета за квартал и тд), и составить Матрицу компетенций сотрудников по рассмотренному выше принципу. Выбрать одну из простейших операций и оценить её, например в 100 рублей. Затем, методом взвешенного экспертного опроса мы вместе с ними составили «прайс» для остальных работ.В течение месяца, выполняя ту или иную работу, сотрудники в этой матрице отмечают, кто сколько каких документов оформил. Руководитель практически в режиме-онлайн видит и загрузку, и объём выполненных работ каждого сотрудника. Он может управлять этими процессами, перераспределяя поступающие заказы с учетом компетенций сотрудников, может управлять компетенциями сотрудников, предлагая им освоить те или иные операции, а по итогам месяца ему легко подсчитать так называемый коэффициент трудового участия и, тем самым справедливо и объективно распределить премиальный фонд. Да, и сотрудники, видя текущие результаты - а матрица и распределение поступающих заданий должны быть постоянно в общем доступе (стенд на стене, дашборд), видят справедливость принимаемых решений, что повышает их мотивированность к развитию, повышению производительности и доверие к руководителю.
Вот так, опираясь на базовые инструменты бережливого производства (визуальный менеджмент, стандартизированная работа, выравнивание загрузки операторов), руководитель повышает эффективность работы подразделения, снижая при этом внутреннюю напряженность в команде.
Может ли ИИ заменить матрицу компетенций?
Искусственный интеллект (ИИ) безусловно привнес революцию в сферу управления персоналом, и оценка компетенций не является исключением.
Матрица компетенций, отражающая необходимые навыки и знания для выполнения определенных задач или ролей в организации, является динамичным инструментом, который требует постоянного обновления и адаптации к изменяющимся условиям рынка. ИИ, с другой стороны, предлагает возможности автоматизации, анализа больших объемов данных и прогнозирования, что потенциально может оптимизировать процесс управления компетенциями.
Однако, полная замена матрицы компетенций ИИ представляется маловероятной в ближайшем будущем. ИИ может быть невероятно эффективен в определении пробелов в навыках, анализе тенденций рынка труда и предоставлении персонализированных рекомендаций по обучению. Он может автоматизировать рутинные задачи, такие как сбор и обработка данных о компетенциях, высвобождая время HR-специалистов для более стратегических задач.
Тем не менее, построение и поддержание матрицы компетенций требует глубокого понимания специфики бизнеса, культуры организации и стратегических целей. Это – область, где человеческое суждение и интуиция остаются незаменимыми. Кроме того, оценка компетенций часто включает в себя субъективные факторы, такие как лидерские качества, коммуникативные навыки и способность к сотрудничеству, которые сложно объективно измерить и оценить с помощью ИИ.
Таким образом, наиболее вероятным сценарием является гибридный подход, при котором ИИ используется для автоматизации и оптимизации определенных аспектов управления компетенциями, в то время как человеческий фактор остается ключевым в стратегическом планировании, определении приоритетов и оценке субъективных компетенций. Такой подход позволит организациям максимально использовать возможности ИИ, сохраняя при этом гибкость и адаптивность, необходимые для успешного управления человеческим капиталом в быстро меняющемся мире.