Корпоративный университет Про.К: CRM для договоров с экспертами и контроль 300+ проектов через шаблоны в Аспро.Cloud

Кейс о том, как компания из 20 человек выстроила управление 300+ проектами в одной системе — и использовала CRM не для продаж, а для полного документооборота с внешними экспертами.

Про.К — корпоративный университет на аутсорсе. Компания создает системы обучения под стратегические задачи бизнеса: групповые тренинги, индивидуальное развитие, авторские программы. Когда стандартных решений на рынке нет — разрабатывают с нуля. Так для линейных менеджеров промышленного предприятия появилась управленческая сказка про Ивана-Царевича, который учится управлять полцарством.

«Это были мастера цехов, начальники бригад — отличные специалисты, но руководить командой не умели. Мы долго думали, как сделать так, чтобы им было интересно и легко», — Ирина Якунина, эксперт по стратегическим сессиям в Про.К.

Почему Excel перестал работать

До Аспро.Cloud Про.К работала в таблицах. На старте — достаточно. Но с ростом количества проектов и экспертов объем данных вышел за пределы того, с чем Excel справляется даже при продвинутом знании формул. Команда стала искать систему.

Требования: контроль статусов задач в реальном времени, учет трудозатрат, быстрые отчеты. Опыт работы в одной известной системе в другой компании оказался неудачным: интерфейс не соответствовал ни ожиданиям, ни размеру команды, требовал адаптировать процессы под программу, а не наоборот. Об Аспро.Cloud узнали по рекомендации.

CRM как инструмент документооборота с экспертами

Самое необычное в подходе Про.К — CRM используется не для ведения клиентских сделок, а для полного документооборота с внешними экспертами: самозанятыми и ИП. Команда работает с десятками специалистов, каждому нужен договор, задание и акт выполненных работ.

Как устроен процесс:

1. Эксперт заносится в единую базу контрагентов: контакты, специализация, история взаимодействия — все в одном месте
2. Договор создается в воронке «Договоры ИП/СЗ»: четыре этапа — от подготовки до подписания. Шаблон выбирается в зависимости от статуса (ИП или самозанятый) и отправляется прямо из системы
3. После подписания договора в воронке «Задания ИП/СЗ» создается задание: предмет работы, сроки, стоимость — пять этапов до закрытия
4. Акт формируется в один клик на основе задания — данные подтягиваются автоматически

«Для нас нет потребности хранить информацию по каждому эксперту где-то дополнительно. Мы все можем посмотреть уже в CRM», — Андрей Рожнов, эксперт по групповым программам в Про.К.

Шаблоны проектов и финансовый контроль

Для групповых программ команда использует шаблоны проектов: 80-90% этапов от обучения к обучению повторяются. Специалист выбирает шаблон, указывает сроки и количество участников — и двигается по готовому порядку работ с чек-листами. Не нужно каждый раз выстраивать проект с нуля.

В карточке каждого проекта — вкладка «Финансы» с планом и фактом по расходам и поступлениям. По условиям договора с заказчиком есть фиксированный бюджет: финансовый контроль помогает понять заранее, кого из экспертов можно привлечь, не выходя за рамки.

Два списка вместо разрозненных таблиц

Помимо CRM, в Про.К ведут два пользовательских списка.

Список экспертов-спикеров — внутренний справочник: специализация, стоимость работы, контакты. При новом запросе от заказчика не нужно искать в Google или обзванивать знакомых — подбор идет по базе.

Список слушателей — история обучений сотрудников основного заказчика: какие программы прошли, сильные и слабые стороны, результаты. Помогает планировать следующие обучения и оценивать готовность к новым задачам.

Календарь площадки и база знаний

У Про.К есть собственная образовательная площадка для очных тренингов. Чтобы не было пересечений в расписании, ведется отдельный календарь «Бронь очных дней»: занятость площадки видна сразу, дополнительные согласования между сотрудниками не нужны.

База знаний хранит инструкции по документообороту, памятки по платформам и чек-листы по работе с каждым заказчиком. «Если задача регулярная, но что-то забыл — можно быстро проверить. Если редкая — не нужно спрашивать коллег», — Ирина Якунина. Команда активно расширяется, и база знаний сокращает время онбординга: новый сотрудник самостоятельно изучает регламенты.

«Аспро.Cloud очень помогает синхронизировать всю информацию. Без системы я даже не представляю, как работать с таким количеством проектов», — Дарья Носкова, эксперт по индивидуальным обучениям в Про.К.