Как строительная компания наладила прозрачный учет затрат на примере коттеджа

Вызов: хаос в учете строительных расходов

Идеальная картина: подрядчик всегда знает, сколько материалов потребовалось для объекта. Реальность часто иная: расходы фиксируются на бумажках, документы теряются, а некоторые материалы исчезают со стройплощадки.

Строительная компания столкнулась с типичными проблемами отрасли:

1. Отсутствие централизованного учета материальных затрат.
2. Невозможность оперативно оценить рентабельность проекта.
3. Сложности с планированием закупок и оплат поставщикам.
4. Непрозрачность движения денежных средств по объектам.

Эта ситуация требовала системного решения для обеспечения финансовой прозрачности.

Решение: внедрение модуля управления затратами

Компания приняла решение использовать Аспро.Cloud для структурированного ведения затрат по каждому объекту. Система позволила создать четкую архитектуру учета расходов с детализацией по всем необходимым параметрам.

Примечание: данный кейс продолжает серию материалов о цифровизации строительного бизнеса, первая часть которой рассматривала создание проектов и контроль персонала.

Какие категории расходов удалось систематизировать:

Операционные затраты:

1. Заработная плата строительных бригад.
2. Аренда специализированного оборудования и техники.
3. Прочие услуги субподрядчиков.

Материальные ресурсы:

1. Основные стройматериалы: гипсокартон, пиломатериалы, бетонные смеси.
2. Конструктивные элементы: плиты, сайдинг, кровельные материалы.
3. Детализация расходов материалов и финансов по каждой фазе строительства.

Дополнительные возможности системы:

1. Планирование оплат поставщикам и учет задолженностей.
2. Категоризация затрат по поставщикам и статьям расходов.
3. Привязка платежей к конкретным банковским счетам организации.

Важная особенность: доступ к финансовой информации получают только менеджер проекта и системный администратор модуля, что обеспечивает конфиденциальность данных.

Практическая реализация: пошаговый алгоритм

Регистрация затрат в системе

Процесс внесения расходов организован просто. В интерфейсе проекта менеджер переходит в раздел «Затраты» и добавляет новую запись. Система предлагает заполнить форму с указанием:

1. Категории расходов — конкретный вид материала или услуги.
2. Финансовые параметры — точная стоимость затрат.
3. Привязка к этапам — соответствие конкретной фазе строительства.
4. Источник оплаты — банковский счет компании или наличные расчеты.
5. Классификация — статья расходов и данные поставщика.

Все зарегистрированные затраты автоматически отображаются в карточках соответствующих поставщиков, создавая полную историю взаимодействия.

Планирование будущих расходов

Система позволяет заблаговременно планировать предстоящие закупки. Для этого в разделе расходов указывается необходимый материал, планируемая сумма и устанавливается статус «Не оплачено».

При необходимости поэтапной оплаты крупных поставок можно указать конкретную сумму для перевода, что обеспечивает гибкость в управлении денежными потоками.

Результаты: комплексная аналитика проектной рентабельности

Ключевые показатели эффективности

Раздел затрат проекта предоставляет руководству картину финансового состояния объекта:

Бюджетные параметры:

1. Первоначальный бюджет проекта.
2. Фактически понесенные затраты.
3. Установленный лимит расходов.
4. Прогнозируемая общая сумма с учетом неоплаченных позиций.

Операционная информация:

1. Детализация оплаченных и планируемых к оплате сумм.
2. Календарные сроки платежей.
3. Привязка к конкретным поставщикам.

Для удобства анализа данные структурируются по месяцам, а затраты группируются по этапам строительства. Это позволяет точно определить ресурсоемкость каждой фазы.

Постоянное сопоставление фактических расходов с бюджетом обеспечивает непрерывный контроль рентабельности проекта.

Мониторинг денежных потоков

Функционал «Транзакции» обеспечивает полную прозрачность финансовых операций. Руководители получают актуальную информацию:

Поступления:

1. Объемы входящих платежей с привязкой к проектам.
2. Источники и сроки поступления средств.

Расходы:

1. Детализация закупок по проектам.
2. Суммы и поставщики для каждой операции.
3. Способы оплаты — безналичный расчет или наличные.
4. Ответственные сотрудники за каждую транзакцию.

Вся информация централизована, что обеспечивает единую точку контроля.

Отчетность и контроль

Интегрированные финансовые отчеты предоставляют руководству точные данные о совокупных поступлениях и расходах организации, создавая основу для стратегического планирования.

Достигнутые результаты

Получено:

1. Централизованная система учета всех категорий расходов, включая наличные операции.
2. Инструменты для планирования расходов и прогнозирования поступлений.
3. Механизмы мониторинга рентабельности отдельных проектов.
4. Комплексный контроль финансовых потоков на уровне всей организации.

Инвестированные ресурсы:

1. 60 минут на изучение функционала и первоначальную настройку.
2. 1-5 минут на регистрацию каждой позиции расходов.
3. 30 минут на освоение методологии через изучение кейса.

Выводы для строительной отрасли

Внедрение цифровых решений для управления затратами меняет подходы к финансовому менеджменту в строительстве. Компании получают возможность:

1. Принимать обоснованные решения на основе актуальных данных.
2. Выявлять неэффективные процессы и оптимизировать их.
3. Повышать предсказуемость финансовых результатов проектов.
4. Улучшать взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.

Опыт компании демонстрирует, что технологическая трансформация учетных процессов требует минимальных временных инвестиций, но приносит существенную отдачу в виде прозрачности и контролируемости бизнес-процессов.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время