Кейс Аспро.Cloud: как RANX упростила управление финансами и ускорила документооборот в 4 раза

Современные компании ежедневно сталкиваются с необходимостью использования множества digital-инструментов. Каждый сервис решает свою задачу, но работа в разрозненных системах часто превращается в настоящее испытание. Особенно остро эта проблема стоит в сфере финансового учета и документооборота.

Компания RANX, специализирующаяся на создании сайтов и выстраивании онлайн-бизнеса, на собственном опыте прочувствовала все сложности многосистемного подхода. История их возвращения к единой платформе — яркий пример того, как правильный выбор инструментов может кардинально изменить эффективность бизнес-процессов.

Вызов: когда одной системы становится недостаточно

RANX изначально работала с Аспро.Cloud, но по мере роста бизнеса потребности в аналитике финансов существенно выросли. Компании требовался детальный управленческий учет с возможностью отслеживания рентабельности в реальном времени.

Ключевые проблемы, с которыми столкнулся бизнес:

1. Ограниченный доступ к финансовой аналитике — данные мог просматривать только бухгалтер.
2. Отсутствие оперативного контроля денежных потоков со стороны руководства.
3. Невозможность быстро анализировать прибыльность различных направлений.

«Обычно мы отслеживаем рентабельность услуг раз в квартал в отчете по прибыли и убыткам, когда выплачиваем дивиденды учредителям. Проблема была в том, что эти показатели мог просматривать только бухгалтер. Поэтому оперативно контролировать финансы компании и влиять на них руководители не могли», — рассказывает Константин Султанов, руководитель компании RANX.

Поиск решения привел команду к специализированному сервису финансового учета. Подготовка была серьезной — компания даже заказала разработку финансовой модели для прогнозирования выручки и денежных потоков.

Новые проблемы: когда решение создает больше сложностей

Внедрение отдельного сервиса для финансового учета действительно решило задачу аналитики, но создало новые операционные сложности. Основная проблема заключалась в разрозненности данных.

Что усложнило работу:

1. Счета и акты продолжали формироваться в Аспро.Cloud.
2. Финансовый учет велся в отдельном сервисе.
3. Отсутствовала интеграция между системами.
4. Требовалась дополнительная платформа для синхронизации данных.

«Когда начал пользоваться этим сервисом финучета, я понял, как неудобно, что счета и акты находятся в другом сервисе. Чтобы организовать работу, мне бы пришлось подключать эту платформу к бухгалтерской программе, которой у меня нет. Поэтому требовалась дополнительная платформа, чтобы синхронизировать счета с финансами», — объясняет руководитель RANX.

Самая критичная проблема возникла при попытке связать финансовые операции с их источниками. Поступающие платежи нельзя было автоматически сопоставить с конкретными счетами, что делало категоризацию доходов крайне трудозатратной.

«Я не мог отнести транзакцию к определенной статье доходов, потому что не мог отследить, за что мне заплатили. Мне приходилось заходить в Аспро.Cloud и находить источник платежей, потом возвращаться в сервис финучета и проставлять позиции вручную. А если это касается разработки сайтов или SEO-оптимизации, то эту транзакцию нужно было разделить на несколько статей», — описывает процесс Константин Султанов.

Решение: возвращение к единой экосистеме Аспро.Cloud

Поворотным моментом стало появление в Аспро.Cloud расширенного функционала для работы с финансами. Это позволило компании вернуться к работе в единой системе, объединив документооборот и финансовый учет.

«В Аспро.Cloud вернулись, когда появилась возможность работать с выручкой. Приятно, что платформа развивается и появляются новые, нужные возможности. Для нас важно вести финансовый учет и счета с актами правильно подгружать в систему», — комментирует Константин Султанов.

Преимущества нового подхода:

1. Автоматическая интеграция счетов и актов с финансовым учетом.
2. Возможность отслеживания статуса документов в реальном времени.
3. Автоматическое распределение платежей по финансовым статьям.
4. Единый интерфейс для всех финансовых операций.

Миграция прошла относительно безболезненно — готовые шаблоны документов существенно упростили процесс перехода.

Особое внимание было уделено структурированию финансовых операций. Система позволила разделить денежные потоки по трем ключевым направлениям: операционная, инвестиционная и финансовая деятельность.

Результаты: измеримая эффективность

Переход к единой платформе принес компании конкретные результаты.

Количественные показатели:

1. Сокращение времени на выставление счетов в 4 раза — автоматическая интеграция с финансовым учетом исключила дублирование операций.
2. Экономия на дополнительных сервисах финансового учета.
3. Снижение количества активно используемых систем.

Качественные улучшения:

1. Руководители получили прямой доступ к финансовой аналитике.
2. Исключены ошибки при ручном переносе данных между системами.
3. Ускорен процесс принятия управленческих решений.
4. Повышена точность финансового планирования.

«Сейчас мы работаем в двух системах параллельно, одна из которых — Аспро.Cloud, что все еще неидеально. Но хотя бы с финансами и счетами работаем в одном сервисе. Могу дать совет: если вы только выбираете CRM-систему, позаботьтесь, чтобы она покрывала все потребности. Потому что переезжать в другую всегда очень сложно. Присмотритесь к Аспро.Cloud: в системе есть финансы, счета и акты, проекты можно вести, и, само собой, CRM», — резюмирует опыт Константин Султанов.

Выводы для digital-индустрии

Кейс RANX демонстрирует типичную проблему растущих компаний — стремление к специализированным решениям часто приводит к фрагментации бизнес-процессов. При выборе digital-инструментов критически важно оценивать не только текущий функционал, но и перспективы развития платформы.

Ключевые уроки для маркетинговых агентств и digital-компаний:

1. Целостность экосистемы важнее специализированного функционала — интеграция между модулями часто ценнее, чем продвинутые возможности отдельных инструментов.
2. Миграционные издержки могут превысить ожидаемые выгоды — переход между системами требует значительных ресурсов и времени.
3. Масштабируемость платформы — критически важный фактор — выбирайте решения, которые способны развиваться вместе с вашим бизнесом.

Опыт RANX показывает, что правильно выбранная единая система управления может не только упростить операционные процессы, но и открыть новые возможности для аналитики и стратегического планирования.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время